راه های ارتباطی با کارمندان

در مقاله بهره برداری از قدرت روابط انسانی برای ایجاد انگیزه در کارکنان به راه های ارتباطی با کارمندان اشاره کردیم. در این مقاله آنها را به تفصیل بیان می کنیم.

ارسال پیام های صوتی هفتگی

این وسیله به شما اجازه می دهد که پیام خود را با اطلاعات یکسان برای همه مخاطبان ارسال کنید؛ بدون اینکه در اثر دست به دست شدن مطلب به صورت زبانی بین افراد، سهوا قسمت های حیاتی آن از بین برود.

پیام های صوتی ارسال شده، از طریق ملاقات های حضوری با مدیران عملیاتی پیگیری می شود.

موقعیت های استفاده از پیام صوتی

• تغییرات سازمانی فوری در سطوح مدیریتی
• محصولات نامناسب یا بحران های کارگری
• به روز رسانی خبرهای موثر روی فعالیت های کارکنان
• انتشار خبرهای خوب و تبریک های مناسبتی

ایمیل ها

می توانید برای ارسال اطلاعات ضروری یا اطلاعیه های عمومی از ایمیل ها استفاده کنید. همچنین از ایمیل می توانید برای برقراری ارتباط در زمان بحران، توزیع اطلاعیه ها، به روز رسانی ها و یادآوری های کوتاه استفاده کنید.

چالش اصلی در مورد ایمیل این است که اگر قصد دارید از این ابزار ارتباطی استفاده کنید، نکات زیر را در نظر داشته باشید:

• پیام های خود را واضح و مختصر بنویسید
• برای اینکه به مخاطبان در اولویت بندی ایمیل ها کمک کنید، قسمت بالای ایمیل مورد نظر را به صورت برجسته تایپ کنید.

یادداشت ها

کارکنان از طریق یادداشت ها می توانند اطلاعات را مستقیما از تصمیم گیرنده دریافت کنند. می توانید یادداشت را به ایمیل ضمیمه و آن را برای کارکنان خود ارسال کنید و یا به کارکنانی که به کامپیوتر دسترسی ندارند، کپی آن را ارسال کنید.

مجله یا خبرنامه ی شرکت

هر قدر هم که بودجه ی شما کم باشد  مهم نیست، باز هم می توانید یک خبر نامه ی داخلی داشته باشید. خبرنامه می تواند به سادگی یک صفحه ی کاغذ دو رو که از آن در شرکت خود کپی کرده اید باشد، یا مثل فصل نامه ای رنگی روی کاغذ گلاسه چاپ شود.

خبرنامه ی شرکت شما نباید زیاد پر زرق و برق باشد. کارکنان تان از اینکه هزینه ی زیادی صرف آماده کردن خبرنامه کردید متعجب می شوند!

برخی از چیزهایی که می توانید در خبرنامه ی خود قرار دهید:

• یک نامه از سوی مدیر
• مطالبی که اهداف شرکت را برجسته می کنند (خدمات عالی به مشتریان، همکاری، نوآوری و غیره)
• مقالات بشر دوستانه از قبیل رویدادهای خیریه و …
• خبرهای تبلیغاتی، معرفی کارکنان جدید، افتتاح دفاتر جدید و غیره
• بررسی وضعیت مالی سه ماهه گذشته به زبان ساده

جلسه ی صرف ناهار

جلسه ی صرف ناهار برای بحث های گاه به گاه با گروه های کوچک یا برای جلسه های طوفان فکری عالی هستند. با حضور ده یا بیست نفر از کارکنان این جلسه ها رسمیت پیدا می کنند و محیطی مناسب برای پی بردن به دغدغه های کارکنان است.

جلسه های سراسری

اگر می خواهید همه به صورت همزمان و در یک مکان خاص پیام شمارا بشنوند، جلسه های سراسری برگزار کنید. فراموش نکنید که پس از آن، جلسه های پرسش و پاسخ نیز برگزار کنید. همچنین می توانید از این جلسه ها برای ایجاد انگیزه در کارکنان نیز استفاده کنید.

سخنرانی های ارائه شده روی CD

این شیوه ارائه، زیباتر و جالب تر از سایر روش ها جلوه می کند و به شما این امکان را می دهد تصاویر بصری را انتقال دهید که از طریق دیگر کانال های ارتباطی نمی شود انتقال داد. این نوع ارائه می تواند یک ابزار انگیزشی قوی باشد.

بعنوان یک مدیر باید بتوانید تشخیص دهید که کارکنان شما ترجیح می دهند که پیام های انگیزشی را از چه طریقی دریافت کنند. در این صورت شاید تهیه CD راه مناسبی برای کارکنان شما نباشد.

انتقال اطلاعات از طریق اینترانت

اینترانت شبکه ای داخلی است که در آن کارکنان می توانند به اطلاعات مربوط به کارکنان و شرکت دسترسی داشته باشند. اطلاعاتی را که شما در اینترانت قرار می دهید فقط کارکنان شرکت می توانند ببینند. در اصل اینترانت ارتباطات شرکت شما را متمرکز می کند.

جلسه های گروهی هفتگی

اگر می خواهید به طور همزمان با کارکنان تان تبادل نظر کنید، بهتر است برنامه ای برای جلسات گروهی هفتگی طراحی کنید. در این گونه جلسات می توانید بلافاصله از اعضا بازخورد دریافت کنید یا خبرهای مهم را به آنها بدهید. بدین شیوه کارکنان وقت ارزشمند خودشان را برای تعقیب اطلاعات و شایعاتی که در راهروها جریان دارد تلفن نخواهند کرد.

(منبع: ایجاد انگیزه در کارکنان، مکس مسمر)

سری مقالات ایجاد انگیزه در کارکنان را دنبال کنید…