قدرت بیان : دیگران را ترغیب کنید(1)

قدرت بیان : دیگران را ترغیب کنید(۱)

در ابتدا انواع جلسه ها را برای شما شرح می دهیم:

چهار نوع جلسه تجاری مختلف وجود دارد که عبارتند از:

۱. حل مشکل: هدف از این نوع جلسات، گفت و گو در مورد مشکل و به توافق رسیدن در مورد نحوه برطرف کردن آن است.

۲. تبادل اطلاعات: هدف از این جلسات، تبادل اطلاعات جدید، اطلاع رسانی و اطمینان از این نکته است که همه از تغییرات و وظایفشان مطلع هستند.

٣. معرفی محصولات جدید: هدف از این جلسات آشنایی تمام شرکت کنندگان با محصولات و خدمات جدیدی است که شرکت ارائه می دهد، یا قرار است ارائه دهد.

۴. تشکیل تیم: هدف از این جلسات، دور هم جمع کردن افراد است تا در مورد کارهایی که انجام می دهند و نحوه پیشرفتشان صحبت کنند. برگزاری این جلسات، راه مؤثری برای ایجاد روحیه همکاری و برای شرکت، امری ضروری است.

رئیس جلسه

اگر شما مسئولیت برگزاری جلسه را بر عهده دارید، باید کاملا آماده باشید و برای مطلع کردن شرکت کنندگان، با اشاره به نکات مورد نظرتان یادداشت داشته باشید. اگر از پاورپوینت یا آلبوم نمودار ها استفاده می کنید، باید از قبل آمادگی داشته باشید و کار با آنها را تمرین کنید. باید مطمئن شوید تمام چیزهایی را که برای برگزاری جلسه به صورت حرفه ای لازم است، در اختیار دارید. باتوجه به دستور جلسه، سخنرانی را با مهم ترین نکات شروع کنید. این امر به شما اطمینان می دهد که اگر به دلیل بحث های طولانی، وقت تمام شود، ۲۰ درصد از مطالب را که ۸۰ درصد ارزش دارند مطرح کرده اید.

شرکت کننده فعال

اگر در جلسه ای شرکت می کنید در پنج دقیقه اول یک سؤال بپرسید، یک جمله بگویید یا موضعی انتخاب کنید. کسانی که در پنج دقیقه اول صحبت می کنند، از نظر سایر شرکت کنندگان نقش مهم تر و قابل توجه تری در برگزاری جلسه بر عهده دارند. کسانی که در دقایق اول صحبت نمی کنند، معمولا نادیده گرفته می شوند و کسی به آنها اهمیت نمی دهد. هدف از تشکیل تمام جلساتی که برای گروه های کوچک یا بزرگ برگزار می شود، انجام نوعی فعالیت است. وقتی گروه به بررسی تک تک موارد می پردازد، شما با یک نفر دیگر باید در مورد فعالیت یا فعالیت هایی که قرار است در نتیجه این بحث و توافق انجام شود سؤال هایی بپرسید.

داوطلب برای مسئولیت ها

یکی از راه های فعالیت این است که برای انجام کارها داوطلب شوید. در تمام سازمان ها و گروه ها ۲۰ درصد از افراد ۸۰ درصد کارها را انجام می دهند. شرکت کنندگانی که به دنبال انجام کارها هستند و همیشه برای به عهده گرفتن مسئولیت بیشتر داوطلب می شوند، مهم ترین و اصلی ترین اعضای گروه به شمار می آیند. وقتی در مورد موضوعی بحث می شود، باید بپرسید: «برنامه عملکردی ما برای این مورد چیست؟ پس از آن چه کار کنیم؟» دست تان را بلند کنید و برای قبول مسئولیت در زمینه های مختلف داوطلب شوید. هرچه بیشتر احساس مسئولیت کنید سایر شرکت کنندگان جلسه شما را مهم تر و ارزشمندتر تلقی می کنند.

از قبل آماده شوید

وقتی در جلسه ای از شما انتظار دارند که اطلاعات خاصی ارائه دهید، همیشه می توانید از فرمول د د د د استفاده کنید. ابتدا دیدگاه خودتان را بگویید، سپس دلیل اعتقاد به آن را ذکر کنید؛ در ادامه دلیل این که چرا فکر می کنید استدلالتان درست است را بیان کنید و سپس دوباره دیدگاهتان را بگویید تا سخنرانی را به پایان برسانید. این یک روش بسیار مؤثر است تا طراحان جلسه و شرکت کنندگان تحت تأثیر میزان همکاری شما قرار بگیرند.

ترغیب دیگران

کلید موفقیت در هر جلسه این است که بتوانید دیگران را ترغیب کنید. این کار به شما امکان می دهد جهت گیری گفت وگو را تعیین کنید و تصمیمات و نتیجه گیری های نهایی را با داده های خود هماهنگ کنید. برای این که بتوانید دیگران را ترغیب کنید، شرکت کنندگان باید شما را دوست داشته باشند. برای این که مورد علاقه دیگران قرار بگیرید، باید دوست داشتنی باشید. دیگران باید با کمال میل از شما حمایت و ایده ها و نظرات شما را تأیید کنند.

کلید افزایش تسلط و ترغیب دیگران برای این که از شما حمایت و با شما موافقت کنند ساده است: کاری کنید که دیگران احساس کنند مهم هستند. ۶ اصل وجود دارد که می توانید در جلسات یا سایر موقعیت های اجتماعی یا تجاری در نظر بگیرید تا دیگران احساس کنند مهم هستند. اگر می خواهید با صحبت کردن برنده شوید، توجه به این نکات ضروری است:

قابلیت پذیرش؛ یکی از نیازهای اساسی انسان این است که بدون قید و شرط توسط دیگران پذیرفته شود. برای این که نشان دهید کسی را پذیرفته اید، وقتی او وارد می شود یا چیزی می گوید و در برگزاری جلسه همکاری می کند، مستقیم به او نگاه کنید و لبخند بزنید. این کار باعث می شود افراد احساس کنند مهم و ارزشمند هستند. در ضمن، اعتماد به نفس آنها افزایش و تصویر ذهنی شان بهبود می یابد. به علاوه، این کار باعث می شود افراد به صورت ناخودآگاه از پیشنهادها یا صحبت های شما حمایت کنند.

قدرشناسی؛ هر وقت به خاطر کاری که کسی انجام داده یا حرفی که زده از او قدرشناسی کنید، اعتماد به نفس و علاقه او به شما افزایش می یابد. ساده ترین راه برای ابراز قدرشناسی این است که از آن فرد به خاطر کاری که انجام داده، یا حرفی که زده و مفید و سازنده بوده، تشکر کنید. می توانید از این که مخاطبان به موقع آمده اند، به خاطر ارائه اطلاعات، به خاطر اظهار نظر و به خاطر این که به شما کمک یا اشتباهاتتان را اصلاح کرده اند، از آنها تشکر کنید. هر وقت به هر دلیلی از کسی تشکر می کنید، در واقع او را تشویق می کنید رفتارش را تکرار کند و حتی همکاری ارزشمندتری داشته باشد. وقتی از کسی تشکر می شود، او احساس می کند قابل احترام و مهم است. عبارت متشکرم در ایجاد علاقه افراد به شما و کسب اطمینان از این که دیگران با شما همکاری و از شما حمایت می کنند، بسیار مؤثر است.

ادامه ی این موارد را در مقاله ی آینده توضیح خواهیم داد.

منبع: (قدرت بیان، حرف بزن تا برنده شوی، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت بیان را دنبال کنید…