قدرت بیان: نحوه تسلط بر سخنرانی

قدرت بیان: نحوه تسلط بر سخنرانی

انسان های موفق همیشه در آغاز سخنرانی، به هدف خاص و موفقیت هایی که باید برسند اشاره می کنند. چنین افرادی همیشه در پایان جلسه جمله اول را تکرار می کنند و نتیجه گیری نهایی را به هدف اولیه ربط می دهند. پیتر دراکر

توانایی ارائه سخنرانی های ترغیب کننده در جلسات کوچک می تواند تأثیر به سزایی در زندگی و حرفه شما داشته باشد. افراد همیشه در تجارت، شما را مورد سنجش و ارزیابی قرار می دهند. آن ها به صورت خود آگاه یا ناخود آگاه، ایده هایی در مورد شخصیت، توانایی، کارآیی و میزان اعتماد به نفس شما می دهند. به همین دلیل، شما باید جلسات تجاری را حوادث مهمی در زندگی تان در نظر بگیرید. نباید اجازه بدهید یک جلسه دو یا سه نفره بر حسب اتفاق برگزار شود، به ویژه هنگامی که دست کم ۵۰ درصد از زمان هیئت مدیره در انواع مختلف جلسات کوچک طی می شود بلکه این جلسات نیز باید با برنامه ریزی قوی انجام شود، که باعث نشود افراد فکر کنند این ۵۰ درصد از زمان به دلیل برنامه ریزی و سازماندهی ضعیف شما تلف شده است. یک بار پیتر دراکر نوشت: «جلسه، یکی از ابزارهای ضروری مدیر است.» مدیر، فردی است که مسئولیت نتایج را بر عهده دارد. 

• جلسات گروه های کوچک مهم هستند

بسیاری از سخنرانی ها و قرار ملاقات های شما با گروه های کوچک، که گاهی اوقات با حضور یک یا دو نفر تشکیل می شوند برگزار می گردند. این جلسات باید درست مانند سخنرانی های بزرگ به دقت برنامه ریزی و طراحی شوند. نحوه عملکرد تان در این شرایط می تواند موفقیت یا شکست تان را به همراه داشته باشد. 

چند سال قبل، من در یک شرکت بزرگ درباره برنامه ریزی استراتژیک سخنرانی می کردم. مدیرانی از سراسر کشور و از شاخه های مختلف در این سخنرانی حضور داشتند. در جلسه مشخص بود که چند تن از اعضای دفتر اصلی نسبت به برگزاری جلسات بی توجه هستند. اما دو مدیر جوان از شاخه های مختلف آمادگی کامل داشتند و در تمام مسائلی که در جلسات مطرح می شد، مشارکت می کردند. هنگام استراحت، از رئیس شرکت در مورد روند جلسات پرسیدم. او به من گفت: «آیا متوجه شدی همکاری آن دو مرد جوان در جلسه چقدر قابل توجه بود؟» همه متوجه شده بودند که این دو مدیر بیش از هر کس دیگری آمادگی داشتند و مشارکت می کردند. او به شدت تحت تأثیر آن ها قرار گرفته بود. حدود یک ماه بعد، در بخش تجاری روزنامه محلی شرکت، اعلام شد که این دو مدیر به سمت نایب رئیسی ارتقا یافته اند. چند سال بعد، یکی از آن ها رئیس شرکتی شد که یک میلیارد دلار سرمایه داشت. همه، همکاری او را در آن جلسه به عنوان یک مدیر جوان به خاطر سپردند و این اقدام در مراحل بعدی در حرفه او بازتاب خود را نشان داد.

چند ماه پس از آن، شرکت اعلام کرد «بازنشستگی پیش از موعد» مدیران ارشد دفتر اصلی فرا رسیده؛ این مدیران در جلسات آرام و بدون این که کاری انجام بدهند می نشستند و هیچ کمکی نمی کردند. کار آن ها در آن شرکت به پایان رسیده بود.

• آمادگی کامل داشته باشید

برای این که جلسه ای تأثیر گذار باشد، باید برای برگزاری آن آمادگی داشته باشید. تمام کسانی که در جلسه حضور می یابند، بلافاصله به آمادگی یا عدم آمادگی شما پی می برند. اگر برگزار کننده جلسه شما هستید، برای آن برنامه ریزی کنید؛ دستور جلسه آماده کنید؛ افرادی را که می خواهید دعوت کنید انتخاب کرده و به آن ها بگویید توقع دارید چگونه با شما همکاری کنند. جلسه را طوری سازماندهی کنید که گویی بخش مهمی از زندگی تجاری شماست، چون در واقع همین طور هم است.

اگر یکی از شرکت کنندگان جلسه هستید، برای نحوه همکاری خود برنامه ریزی کنید. به هدف برگزاری جلسه پی ببرید و سپس مطمئن شوید که کاری از دست تان بر می آید. بسیاری از افرادی که در جلسات تجاری شرکت می کنند، هنگام برگزاری جلسه ساکت هستند. اما متأسفانه تصور می شود کسانی که در جلسات صحبت نمی کنند چیزی برای گفتن ندارند؛ در صورتی که ممکن است شما اصلا قصد انتقال چنین پیامی را نداشته باشید.

• به ترتیب صندلی ها توجه کنید

زودتر در محل سخنرانی حاضر شوید تا بتوانید صندلی تان را به دقت انتخاب کنید. اگر جلسه متعلق به شماست روبروی در ورودی و به دیوار تکیه دهید تا بر جلسه تسلط داشته باشید و تمام افرادی را که وارد یا خارج می شوند ببینید. من وقتی برگزار کننده جلسات، به ویژه جلسات مهم هستم، به دقت مشخص می کنم که هر کسی کجا بنشیند. این کار باعث می شود مطمئن شوم هنگام برگزاری جلسه مهم ترین افراد در مهم ترین جا ها نشسته اند. اما اگر جلسه متعلق به کس دیگری باشد روبه روی دریا به صورت مورب یا درست روبه روی رئیس جلسه بنشینید. اگر شک دارید از رئیس جلسه بپرسید ترجیح می دهد شما کجا بنشینید. اما با این وجود، حق انتخاب دارید و باید به نفع خودتان از شرایط استفاده کنید. بدون این که نگران باشید بپرسید آیا می توانید در جای خاصی بنشینید، یا جایتان را با کس دیگری عوض کنید تا بتوانید به دیوار تکیه بدهید، یا جایی بنشینید که با فرد اصلی ارتباط چشمی بهتری داشته باشید. برای این که همکاری ارزشمند و ترغیب کننده ای داشته باشید، باید این کار را انجام بدهید.

• وقت شناس باشید

سخنرانی را به موقع شروع کنید. تصور کنید افرادی که دیر می آیند قصد آمدن ندارند، پس کارتان را شروع کنید. از شرکت کنندگان به خاطر حضور شان تشکر کنید و دلیل برگزاری جلسه را به آن ها بگویید. ساختار جلسه و نحوه برگزاری آن را توضیح دهید. زمان پایان جلسه را نیز اعلام کنید تا همه از آن اطلاع داشته باشند.

منبع: (قدرت بیان، حرف بزن تا برنده شوی، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت بیان را دنبال کنید…