قدرت زمان : افکار خود را روی کاغذ پیاده کنید

قدرت زمان : افکار خود را روی کاغذ پیاده کنید

فرم ساده ای برای مدیریت پروژه تهیه کنید. خوشبختانه به دلیل اهمیت مدیریت پروژه کتاب ها، کتابچه های تمرین، فرم های برنامه ریزی و برنامه های کامپیوتری مدیریت پروژه در بازار بی شمارند و از آنها می شود برای مدیریت پروژه هایی به سادگی تدارک یک مهمانی افتتاحیه اداره و یا به پیچیدگی طراحی ساختمان برای یک مرکز فروش یا استادیوم فوتبال استفاده کرد.

ساده ترین نمونه فرم مدیریت پروژه را می شود به صورت دستی طراحی کرد. می توانید این فرم دستی را که در اینجا شرح می دهیم به خاطر بسپارید و برای پروژه هایی که در آینده مسئولیت شان را به عهده خواهید گرفت این فرم را تهیه و استفاده کنید. با یک برگ کاغذ سفید شروع کنید. البته کاغذهای خط دار بهتر است. در سمت راست کاغذ از بالا به پایین تک تک کارهایی را که قرار است در طول پروژه انجام شوند به ترتیب اولویت یادداشت کنید. سپس واحدهای زمانی مختلف (روز، هفته، ماه یا سال) را در بالای صفحه از راست به چپ بنویسید. تاریخ تکمیل شدن هر مرحله از پروژه را در مقابل آن مرحله و زیر ستون واحد زمانی موردنظر یادداشت کنید. اگر پروژه کوچک است می توانید فقط یک واحد زمانی تعریف کنید، مثلا فقط هفته یا فقط روز.

برنامه ریزی برای یک مهمانی

تصور کنید می خواهید مهمانی عید را در خانه تان برگزار کنید. مهم ترین کار رزرو محل تهیه و تدارک غذا برای روزی است که برای مهمانی در نظر دارید. بعد از این کار و تعیین تاریخ میهمانی می توانید برای انتخاب منوی غذا، تعیین قیمت ها، ارسال دعوت نامه ها و سفارش میز و صندلی اقدام کنید. رزرو غذا و تعیین تاریخ پروژه، آغاز پروژه است. در سمت راست کاغذ، از بالا به پایین، تک تک مراحل را از تعیین تاریخ و مسئول تهیه غذا گرفته تا همه جزئیات مربوط به برگزاری مهمانی یادداشت کنید.

در بالای صفحه، از راست به چپ، هفته ها یا نام ماه ها را یادداشت کنید. سپس زیر هر کدام از ماه ها یا هفته ها و در مقابل هر مرحله از انجام کار تاریخی را که باید آن کار انجام شود بنویسید. حالا تصویری از کل پروژه دارید که در اولین ستون سمت راست از اولین گام انجام آن تا آخرین گام مشخص شده است. فرم تکمیل پروژه تصویری ساده به شما می دهد و برای اینکه مطمئن شوید هر گام طبق برنامه تکمیل شده است مرتب می توانید به آن رجوع کنید.

این فرم ساده را در اختیار هرکسی قرار بدهید که در بخشی از برگزاری مراسم مهمانی عید مسئولیت دارد. در مدیریت پروژه شفافیت فرایند انجام پروژه احتمال انجام به موقع و بدون تاخیر همه کارها را فوق العاده افزایش می دهد. تهیه و استفاده از این نوع فرم ها یا هر فرمی که در سیستم مدیریت زمان می توانید پیدا کنید در وقت شما صرفه جویی زیادی خواهد کرد و کارایی شما را بیشتر از آنچه تصور می کنید افزایش خواهد داد. این فرم تمام گرهها یا مشکلات احتمالی را مشخص می کند و با استفاده از آن می توانید مشکلات احتمالی پیش رویتان را از قبل مشخص کنید و برای جلوگیری از آن ها اقدام کنید.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…