قدرت زمان : وظایف اضطراری و وظایف مهم

قدرت زمان : وظایف اضطراری و وظایف مهم

در تعیین اولویت ها لازم است به خاطر داشته باشید وظایف مهم را از وظایف اضطراری تفکیک کنید. به خاطر داشته باشید که وظایف اضطراری به ندرت مهم هستند و وظایف مهم به ندرت اضطراری هستند. کار اضطراری کاری است که باید بلافاصله به آن رسیدگی کرد و معمولا از طرف عوامل خارجی مثل کارفرما یا مشتری به شما تحمیل می شود. اکثر اوقات کار اضطراری صدای زنگ تلفن یا ایجاد وقفه ای غیرمنتظره از طرف یکی از همکاران شماست.

اینها همه به این علت اضطراری هستند که جلوی روی شما هستند ولی اغلب اوقات چون تأثیرات بلندمدت ندارند مهم نیستند. شاید مهم ترین واژه در تعیین اولویت ها واژه عواقب است. کار مهم عملی است که عواقب بالقوه آن جدی باشد، خواه آن را انجام بدهید یا انجام ندهید. کاری که مهم نیست عملی است که انجام دادن یا ندادن آن عواقب چندانی ندارد. بعضی اوقات انجام گرفتن آن به هیچ وجه مهم نیست. اما وظایف مهم وظایفی هستند که در کوتاه مدت می شود آنها را کنار گذاشت. اینها وظایفی بزرگ تر، مشکل تر و مهم تر هستند که پیامدهای بلندمدت آنها روی زندگی و کار جدی هستند ولی به ندرت جزء کارهای اضطراری به شمار می آیند. حداقل در اول کار حالت اضطراری ندارند.

کارهایی که در راس قرار دارند

ضروری ترین کارهایی که در فهرست وظایف شما قرار می گیرند آنهایی هستند که هم اضطراری و هم مهم هستند. این کارها را باید بلافاصله انجام دهید. انجام دادن یا انجام ندادن آنها عواقب بالقوه مهمی برای شما خواهند داشت. باید روز کاری تان را به نحوی سازماندهی کنید که این نوع کارها در بالای لیست قرار بگیرند. اینها وظایفی هستند که باید فورا انجام شوند. هر وقت با کارهای اضطراری و کارهای مهم روبرو می شوید ابتدا باید توجه تان را به وظایف مهم غیراضطراری معطوف کنید. هر قدر وقت بیشتری را صرف وظایف مهمی کنید که عواقب جدی و طولانی مدت برایتان دارند کارآمدتر و موفق تر خواهید شد.

عامل محدودکننده را بشناسید

یکی از روش های مهم برای تعیین اولویت، حول چیزی می گردد که عامل محدود کننده نامیده می شود. بین شما و هر هدفی که قصد رسیدن به آن را دارید تقریبا یک عامل محدود کننده یا یک گره وجود دارد که سرعت رسیدن به هدف را تعیین می کند. یکی از کلیدهای کارآیی فردی این است که تک تک وظایف و کارها را مورد توجه قرار دهید و از خودتان بپرسید کدام عامل در سرعت دادن به این کار تعیین کننده است؟ اصل تحلیل مانع را در تک تک ساعات و روزهای کاری تان به کار گیرید.

مرتب از خودتان بپرسید «مانع تعیین کننده سرعت و کیفیت تکمیل کردن کارم چیست؟» این مانع هرچه هست بلافاصله وارد عمل شوید و از بین بردن آن را در اولویت قرار دهید. رفع این مانع به شما کمک می کند مهم ترین کارتان را سریع تر به انجام برسانید. برای مثال اگر می خواهید به موقع سر کارتان حاضر شوید ممکن است مانع موجود سنگینی ترافیک مسیر بین محل زندگی و کار شما باشد. شاید در مورد ترافیک نشود کاری کرد پس مانع شما زمانی است که منزل را به سمت محل کار ترک می کنید و همین موجب می شود که به موقع به محل کار نرسید. یا شاید مانع شما ساعت از خواب بیدار شدن تان است و نمی توانید به موقع آماده شوید و خانه را به مقصد محل کار ترک کنید.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…