اصول مذاکره بین الملل – 6 اصل مذاکره که همه باید بدانند

آشنایی با اصول مذاکره بین الملل چیزی فراتر از بستن یک قرارداد با یک شرکت خاص است و می‌تواند نتیجه‌ای متفاوت در سطح بین الملل برای یک شرکت داشته باشد. شما وقتی که به دنبال بستن قرارداد داخلی هستید، با افرادی مواجه می‌شوید که احتمالاً در طول روز یا در طول سال بارها و بارها با شخصیتهای مشابه آنها صحبت کرده‌اید. اما وقتی طرف قرارداد شما از یک کشور دیگر باشد، نه تنها با یک زبان متفاوت مواجه هستید، بلکه از لحاظ فرهنگی و از لحاظ دیدگاه هم با هم تفاوت زیادی دارند.

در مطالب قبل (کسب و کار بین المللی و تفاوت آنها با مشاغل ملی و محدود) نشان دادیم که مشاغل بین المللی چه تفاوتی با مشاغل محدود و ملی دارند. اما در اینجا به شما خواهیم گفت که اصول مذاکره بین الملل بر چه پایه‌ای طراحی شده و شما باید روی چه نکاتی متمرکز بمانید.

درک اصول مذاکره بین الملل به مانند یک رقابت

شخصی که روبروی شما نشسته، یک «رقیب» است و تنها یک هدف دارد: «پیروزی». وقتی که مشغول مذاکره هستید، در واقع وارد یک مسابقه کشتی ذهنی شده‌اید که باید نیروی بی رحمانه خود را به اندازه مهارتتان به کار ببرید. اما در کنار آن باید خود را یک شطرنج باز قهار هم بدانید که رویکرد استراتژیک داشته باشید. حالا با توجه به شخصی که روبروی شما نشسته، باید سناریوهای متفاوتی داشته باشید و امکان اجرای آن‌ها را بدانید. اصول مذاکره بین الملل به شما تاکید می‌کند که همتای شما این مذاکره را به عنوان رقابتی می‌بیند که فقط با پیروزی یک نفر به پایان می‌رسد.

هنگام برخورد با یک «رقیب»، به اولویت‌های آن‌ها و همچنین کلماتی که استفاده می‌کنند به دقت گوش دهید. به احتمال زیاد عباراتی مانند چالش، موفقیت، موفقیت کوتاه‌مدت، برنده شدن، راه حل سریع و اهداف مهمترین کلید واژه‌های آنها هستند. حالا شما به منظور پیروزی در این رقابت و پیروی از اصول مذاکره بین الملل سعی کنید سوالاتی مانند نمونه‌های زیر بپرسید:

• چرا شما به محصولات شرکت ما علاقه مند هستید؟
• چه چیزی باعث شده که شرکت طرف قرارداد خود را تغییر دهید؟
• چه چیزی تا به حال مانع از کار کردن با شما شده است؟
• شما در نهایت از این قرارداد چه نتیجه‌ای می‌خواهید بگیرید؟
• انتظار شما از ما و این مذاکره به چه صورت است؟

فراموش نکنید که مذاکره یک فرایند است و روند دارد

به طور کلی، کسانی که دیدگاه فرایند نسبت به مذاکره دارند، به شکل سازماندهی شده وارد رقابت می‌شوند. این افراد مراقب هستند و برای همه چیز برنامه ریزی دارند. این روش فکری بیشتر در کشورهای آلمان، اتریش و جمهوری چک رخ می‌دهد و معتقدند که موافقت با قوانین مذاکره به همان اندازه مهم است که مذاکره واقعی اهمیت دارد. بهترین رویکرد شما این است که از آنها در مورد برنامه‌هاییشان و همچنین مراحلی که می‌خواهند دنبال کنند بپرسید. اصول مذاکره بین الملل تاکید دارد که شما باید گامهای خود را با توجه به گام‌های طرف مقابل بردارید.

وقتی که ما از اصطلاح سازماندهی و سازمان دهنده استفاده می‌کنیم، کلماتی مانند تخصص، ساختار، اطلاعات، فرایند، قابلیت اطمینان و پیش بینی در سایه آن قرار می‌گیرند. حالا برای اینکه بدانید که شخصیت طرف مقابل شما به چه صورت است، از خودتان چند سؤال بپرسید:

• رویکرد آنها در تصمیم گیری به چه صورت است؟
• رقبای ما از چه تکنیکی برای رقابت استفاده می‌کنند؟
• آیا تمایل دارند که تخصص و حرف‌های خود را به رخ شما بکشند؟
• آیا حساسیت زیادی دارند که اصول مذاکره بین الملل را به صورت بند به بند و با حساسیت بالا اجرا کنند؟

مذاکره روند برد – برد دارد

موافقت با معامله و مذاکره‌ای که هر دو طرف از آن خوشحال باشند، می‌تواند بهترین نتیجه ممکن باشد. البته شانس دستیابی به این نتیجه به هنگام برخورد با افرادی که با اصول مذاکره بین الملل آشنایی دارند بسیار بیشتر است. چنین افرادی نادر هستند و اکثر افراد طرف مقابل شما به دنبال پیروزی در این رقابت نفس گیر می‌گردند. اصولاً طرف‌های مذاکره کننده اهل کشورهای اسکاندیناوی و هلند به دنبال مذاکره برد برد هستند و بیشتر به دنبال توافقی می‌گردند که همه از نتیجه آن راضی باشند.

این گروه از مذاکره کننده‌ها آگاهی خوبی دارند و دارای شبکه اطلاعاتی گسترده هستند. آن‌ها همچنین باز و مستقیم مذاکره می‌کنند و از شما انتظار دارند که کاملاً مانند آنها باشید و مذاکره را بر مبنای صداقت و صریح بودن برای رسیدن به بهترین شرایط ممکن پیاده سازی کنید. معمولاً این افراد از اصطلاحاتی مانند اجماع، نوآوری، همکاری و تعاونی و بهزیستی و زندگی بهتر استفاده می‌کنند. برای درک این افراد، سعی کنید به سؤالات زیر پاسخ دهید:

• آن‌ها واقعاً مایل به همکاری با ما هستند تا مشکلی را حل کنند؟
• همه انتظارات ما را برآورده می‌کنند تا به انتظارات خود برسند؟
• راه حل‌های سریع و خلاقانه پیشنهاد می‌دهند؟
• امتیاز می‌دهند تا امتیاز بگیرند؟
• بیشتر به فکر پیروزی هستند یا به فکر به نتیجه رساندن مذاکرات؟

مذاکره یک رقص باله دیپلماتیک است

اگر در حال مذاکره با یک «دیپلمات» شخص سیاستمدار، هستید، شما با کسی رقابت می‌کنید که در این زمینه آموزش دیده و می‌داند که به چه شکلی برخورد کند. در اصول مذاکره بین الملل از این افراد به عنوان افراد مهربان و قابل قبول یاد می‌شود که به همان اندازه می‌توانند از شما دور شوند. نتیجه رقابت با این افراد این است که شما به احتمال زیاد باید جلسات متعددی با آنها ترتیب دهید و در وهله اول به معرفی خود و شرکت و در گام دوم ایجاد گزارش و برنامه و در گام سوم مذاکره برای معامله بپردازید. در واقع شما در یک رقص‌باله دیپلماتیک هستید که بتوانید طرف مقابل خود را جذب کنید.

اصطلاحاتی مانند فلسفه، قوانین، قابل اعتماد، افتخار و منطقی بودن از رایج‌ترین کلماتی هستند که این افراد استفاده می‌کنند. حالا شما برای اینکه بتوانید آنها را تشخیص دهید باید به سؤالات زیر پاسخ دهید؟

• آیا آن‌ها به فکر تغییر عرضه کننده هستند؟
• فلسفه روابط ما با آن‌ها به چه شکل خواهد بود؟
• آیا اعتقاد دارند که همکاری با ما منطقی است؟
• آیا به شکل دقیق رفتارها و فلسفه کاری ما را بررسی می‌کنند؟

اصولاً مذاکره کننده‌های اهل کشورهای لاتین مانند فرانسه، اسپانیا، شمال ایتالیا و بلژیک دارای چنین طرز فکری هستند و روابط دیپلماتیک را در مذاکره ترجیح می‌دهند.

اصول مذاکره بین الملل یعنی تقسیم کردن غنائم!

برخی از افراد که به عنوان مذاکره کننده‌های «متعهد» شناخته می‌شوند، کاملاً به روابط شخصی و اعتماد نیاز دارند. آن‌ها به جای خرید یک محصول یا خدمات از یک شخص یا یک شرکت، بیشتر بر رابطه شخصی و اعتمادی که بین آنها شکل می‌گیرد اهمیت می‌دهند. گیرنده یا خریدار معتقد است که هنگام خرید چیزی از شما در حقیقت به شما لطف کرده و در عوض انتظار دارد که چیزی به دست بیاورد. چنین معاملاتی بیشتر به تقسیم غنائم شباهت دارند و نه فروش کالا.

در این شیوه مذاکره، معمولاً طرف مقابل شما در مورد وفاداری، اعتماد و روابط طولانی‌مدت صحبت می‌کند و از تغییر ناراحت است. این افراد ممکن است بابت خرید شما درخواست تخفیف یا امتیازات بیشتری داشته باشند. حالا برای اینکه در مذاکره با این افراد موفق باشید سعی کنید چند سؤال از آنها بپرسید:

• مایل به صرف ناهار یا شام کاری هستند؟
• آیا شرکت آنها خانوادگی هست یا خیر؟
• مایل به بازدید از دفتر ما هستید؟
• آیا دوست دارید برای مدتی در سازمان یا در کشور ما مشغول به کار شوید؟
• پیشنهاد می‌دهید که به شخص خاصی کمک کنیم؟

این افراد به شدت به دنبال جلب اعتماد شما و پس از آن گرفتن امتیاز بیشتر هستند. معمولاً مذاکره‌کنندگان اهل اروپای شرقی، آمریکای جنوبی و آفریقا در این طیف قرار می‌گیرند و اصول مذاکره بین الملل را به این سبک پیاده سازی می‌کنند.

مذاکره یک ماراتن است

افراد این گروه که به مذاکره کننده‌های ماراتنی شناخته می‌شوند، قبل از انجام تجارت و مذاکره با شما، ترجیح می‌دهند که وقت خود را برای ایجاد رابطه سرمایه گذاری کنند. در واقع این افراد به منطق صفر و یک اعتقاد دارند و معتقدند هیچ چیزی تنظیم نشده به توافق برسد. دردسر مذاکره با این افراد این است که ممکن است دائماً شرایط معامله را تغییر دهند و همیشه به دنبال مشارکت محکم برای به دست آوردن توافق بهتر هستند. در اصول مذاکره بین الملل امضای معامله با این افراد تنها آغاز کار است و آنها انتظار دارند که با تغییر شرایط، انعطاف پذیری بیشتری از شما به دست می‌آورند و حاضر به ایجاد تغییر در قرارداد باشید.

تشخیص این افراد به هنگام گوش کردن و نحوه صحبت کردن آنها بسیار ساده است. معمولاً این افراد اصطلاحاتی مانند مقدمه، انعطاف پذیری، اطلاعات و ارزش گذاری در روابط را به کار می‌برند. حالا برای اینکه آنها را تشخیص دهید از آنها بپرسید:

• این پروژه تا چه اندازه برای شرکت آنها مهم است؟
• آیا به راحتی می‌توانند عرضه کننده و تأمین کننده را تغییر دهند؟
• آیا داشتن یک قرارداد منعقد شده برای آنها حیاتی است؟
• تا چه اندازه به تغییر قرارداد در گام‌های بعدی اعتقاد دارند؟
• آیا می‌توان قرارداد را با توجه به شرایط مختلف تغییر داد؟

بنابراین می‌بینیم که اصول مذاکره بین الملل با توجه به رفتار و حرکات طرف مقابل ممکن است تغییر کند و شما استراتژی‌های متفاوت را انتخاب کنید. به همین دلیل اگر از طرف شرکت یا موسسه مسئول مذاکره با نماینده شرکت‌های خارجی بودید، حتماً بر روی شناخت طرف مقابل و استراتژی آنها مطالعه کنید.