عوامل شکست در مدیریت – چرا در مدیریت پروژه شکست می‌خوریم؟
وقتی که در مدیریت پروژه شکست می‌خوریم، احتمالاً به زمین و زمان گیر می‌دهیم، اما هیچ وقت به دنبال پیدا کردن عوامل شکست در مدیریت نمی‌گردیم. معمولاً بیشتر مدیران و افراد فعال در حوزه کسب و کار، به جای پیدا کردن ریشه مشکل، به دنبال یک مقصر و محکوم کردن او هستند. این در حالی است که حل مشکل ریشه مشخصی دارد و با شناسایی این ریشه می‌توان به طور کلی این دست مشکلات را مدیریت کرد.
در این مطلب برای کسانی که تجربه شکست در مدیریت پروژه را داشته‌اند و به شکل دقیق نمی‌دانند که برای برخورد با آنها چه کاری انجام دهند، چند عامل معرفی کرده‌ایم که احتمالاً برای شما هم آشنا خواهند بود.
عوامل شکست در مدیریت – نداشتن هدف مشخص در مدیریت پروژه
سخت‌ترین کار در هدایت کشتی این است که آن را به سمت جایی ببرید که نمی‌شناسید!
تعیین هدف مشخص و جهت واضح متناسب با اهداف پروژه به تیم شما کمک می‌کند تا متمرکز بمانند و یک هدف مشترک را دنبال کنند. حالا اگر در این مسیر با موانع مختلفی هم مواجه شوند، باز هم هدف مشخص خود را دارند. در یک پروژه همیشه از خودتان بپرسید که:
- قرار است در چه مسیری حرکت کنیم
- قرار است که چه چیزی را تحویل دهیم
- قرار است ویژگی برجسته ما نسبت به رقبا چه چیزی باشد
- چرا مشتری باید محصول ما را انتخاب کند؟
- چه کاری می‌توانیم برای رسیدن به یک هدف خاص انجام دهیم؟
یکی از عوامل شکست در مدیریت پروژه این است که شما هدف مشخصی نداشته باشید و در حقیقت به صورت گام به گام به دنبال هدف بگردید. اما توصیه ما این است که در ابتدای کار یک هدف مشخص ایجاد کنید و برای رسیدن به آن مراحل مختلف در نظر بگیرید تا کار شما در مدیریت یک پروژه آسانتر باشد.
نداشتن روند مشخص
اگر در تیم شما مشاجره و هرج و مرج وجود دارد، ممکن است تقصیر آنها نباشد! شاید بهتر باشد که روند پروژه خود را مشخص کنید و ببینید که آیا روندی برای آن دارید؟ آیا جریان کاری شما به درستی برای اعضای تیم مشخص شده است؟ آیا همه می‌دانند که بعد از اتمام وظیفه خود باید چه کاری انجام دهند؟
شما به عنوان مدیر پروژه باید مراحل بعدی را مشخص کنید و خود را آماده پاسخ دادن به سؤال کارکنان کنید. کارکنان و اعضای تیم در طول پروژه ممکن است دچار دردسرهای مختلفی شوند یا حتی بین وظایف آنها هم پوشانی به وجود بیاید. این شما هستید که برای جلوگیری از شکست در مدیریت پروژه باید چارت‌ها و الگوهای مشخصی تعریف کنید تا کارکنان و اعضای تیم طبق آن حرکت کنند. گاهی توجه به جزئیات در روند یک پروژه تأثیر مستقیمی در موفقیت آن دارد.
عدم تقسیم بندی بخش‌های مختلف
در بند اول گفتیم که مشخص کردن هدف بسیار مهم است. در بندهای انتهایی هم در مورد زمانبندی و تعیین بودجه صحبت خواهیم کرد. حالا به نظر شما طی کردن یک پله ۹۰ سانتی متری آسانتر است یا طی کردن سه پله ۳۰ سانتی متری یا طی کردن ۶ پله ۱۵ سانتی متری؟
مسلماً شما به عنوان مدیر یک پروژه اگر اهداف بزرگ‌تر را به اهداف کوچک در تقسیم بندی کنید، تأثیر مستقیمی در روحیه خود شما و روحیه سایر کارکنان دارد. حتی می‌توانید این مراحل را به عنوان یک چارت سازمانی در محل کار خود نصب کنید و در مورد آن به کارکنان توضیح دهید که در چه شرایطی یک گام موفقیت آمیز برداشتید. رسیدن به هر کدام از این مراحل یک موفقیت کوچک میان دوره برای پروژه شما محاسبه می‌شود که طبیعتاً تأثیر بسزایی در موفقیت نهایی شما دارد.
ارتباط ضعیف
هیچ چیز به اندازه یک ارتباط ضعیف انجام یک پروژه را عقب نمی‌اندازد. اگر هیچ کسی با پروژه شما در ارتباط نباشد، به چه شکلی می‌خواهید آن را قضاوت کنید؟ یعنی قرار است خود شما تولید کننده و خود شما قاضی هم باشید؟ یعنی قرار است به هیچ وجه بازخوردی از مشتریان یا منتقدین دریافت نکنید؟ بدون شک ارتباط ضعیف یکی از عوامل شکست در مدیریت پروژه محسوب می‌شود.
دنبال راهکارهایی بگردید که ارتباط را ساده‌تر کند. از ایمیل یا هر ابزار ارتباطی دیگر برای ارتباط با مشتریان و معرفی محصولات خود استفاده کنید. ویدیو مارکتینگ ابزار خوبی برای معرفی محصول و حتی کسب و کار شماست.
مدیریت جزیره‌ای در هیچ پروژه‌ای موفق نبوده و مطمئن باشید که در پروژه شما هم موفق نخواهد بود. تا جایی که می‌توانید با افراد مختلف در ارتباط باشید و به شکل‌های مختلف محصول خود را معرفی کنید. هیچوقت ارتباط خود را با مخاطبین یا حتی با رقبای خود از بین نبرید تا شانس بیشتری برای شناسایی بازار و عوامل کنترل کننده آن داشته باشید. این می‌تواند به شما در جلوگیری از شکست در مدیریت پروژه کمک کند.
نداشتن ابزار محوری برای پروژه
دنبال یک عامل دیگر برای شکست در مدیریت پروژه می‌گردید؟ حتماً هیچ ابزار محوری یا مرکز اصلی برای پروژه خود ندارید و دقیقاً نمی‌دانید که کسب و کار شما بر روی چه محوری می‌چرخد. تا حالا به این موضوع فکر کرده‌اید که برای پروژه خود یک محور مشخص داشته باشید؟ تا به حال مسیرهای مختلفی که کسب و کار شما طی کرده را دنبال کرده‌اید؟
نرم افزارهای مختلفی در حوزه مدیریت وجود دارد که شما می‌توانید مدیریت پروژه را به کمک آنها انجام دهید. اما آیا این نرم افزارها همه مدیریت را شامل می‌شوند؟ خیر هرگز!
مدیریت بحثی نیست که شما فقط با یک نرم افزار یا با یک ابزار خاص آن را جمع کنید. شما علاوه بر این که مستقیماً با کسب و کار و بازار در ارتباط هستید، احتمالاً با تعداد مشخصی از کارکنان و پرسنل هم در ارتباط خواهید بود که از لحاظ رفتاری با یکدیگر متفاوت هستند. شما باید برنامه مشخصی برای وفاداری مشتریان داشته باشید و آنها را از افتادن در تور رقبا نجات دهید. پس هیچ وقت مدیریت پروژه را به یک موضوع خاص یا به یک نرم افزار خاص وابسته نکنید. برای جلوگیری از شکست در مدیریت پروژه حتماً مسیرهای مختلفی در نظر داشته باشید و سعی کنید که به تناوب این مسیرها را امتحان کنید.
نداشتن ارزش گذاری برای اعضای تیم
وقتی که شما مسئولیت یک تیم یا یک پروژه را بر عهده می‌گیرید، هیچوقت به این معنا نیست که شما باید خودتان همه کارها را انجام دهید یا در هر تصمیمی نقش داشته باشید. اگر به این شکل رفتار می‌کنید، مطمئن باشید که در مدیریت پروژه و رهبری تیم خود ناموفق و ناکارآمد خواهید بود.
در یک تیم یا در یک استارتاپ اعضای مختلفی حضور دارند که هر کدام نقاط قوت و ضعف خاص خود دارند. حالا شما متناسب با این اعضا می‌توانید تصمیم بگیرید:
- هر کدام از آنها می‌توانند چه کاری انجام دهند؟
- توانایی کدام یک از افراد در یک بخش بیشتر است؟
- کدام یک از اعضای تیم باعث پیشرفت پروژه یا پسرفت آن می‌شود؟
- هر کدام از این اعضا چه نیازهایی دارند و شما چگونه می‌توانید آنها را برطرف کنید؟
اگر شما توانایی اعضای پروژه خود را نادیده بگیرید، مطمئن باشید که هیچ وقت از آنها بازخورد مفید و مناسب دریافت نخواهید کرد و این می‌تواند یکی از عوامل شکست در مدیریت پروژه شما باشد.
نادیده گرفتن زمانبندی و بودجه در مدیریت پروژه
تخمین در روند برنامه‌ریزی هم هنر است و هم علم! در اکثر موارد، مدیران به دلیل انتخاب مسیر نامناسب یا عدم توجه به اعضای تیم خود، به حدی دچار سردرگمی می‌شوند که مسئله زمان بندی و بودجه بندی پروژه را فراموش می‌کنند. این مدیران به اصطلاح از خود گذشتگی می‌کنند و زمان زیادی به پروژه اختصاص می‌دهند.
یک مدیر موفق به کسی گفته می‌شود که از اعداد مربوط به بودجه و زمان به بهترین شکل ممکن استفاده کند. اعداد نشان داده شده در صفحه ساعت یا اعداد مشخص شده در فاکتور پروژه، اعداد جادویی هستند که شما را در این مسیر کمک می‌کنند. برای جلوگیری از شکست در مدیریت پروژه می‌توانید منابع لازم و زمان بندی مناسب را برای پروژه خود با توجه به تجربه‌های قبلی مشخص کنید و حتی از سایر کارکنان هم کمک بگیرید. حتماً مطلب «۹ استراتژی مدیریت زمان که به عنوان کارآفرین باید بدانید» را مطالعه کنید.
عدم تغییر مسیر در شرایط مختلف
همه ما داستان آن چشمه کوچک و کندن سنگ خارا در دوران ابتدایی را به یاد داریم! یک پروژه هیچ وقت به طور مداوم مسیر مستقیم و موفقیت آمیز تعیین می‌کند. بزرگ‌ترین اشتباهی که یک مدیر پروژه می‌تواند انجام دهد این است که در درک ریسک و خطرات احتمالی منفعل عمل کند.
شما به عنوان مدیر ممکن است برنامه‌ریزی‌های مختلفی داشته باشید و به شکل‌های مختلف به فکر ایجاد مزیت رقابتی برای محصول خود باشید. اما گاهی بازار به آن شکلی که شما انتظار دارید پیش نمی‌رود و تغییرات خاص خود را تجربه می‌کند. اینجاست که یک مدیر موفق از مسیر اولیه خود فاصله گرفته و به سراغ مسیرهای متفاوتی می‌رود. گاهی یک تغییر مسیر ساده و فاصله گرفتن از عواطف احساسی، ما را از شکست در مدیریت پروژه نجات می‌دهد و به مسیر موفقیت باز می‌گرداند.
عوامل شکست در مدیریت پروژه متنوع هستند و ممکن است پروژه شما در یک یا چند مورد دچار شکست شود. پس با دید باز به سراغ آنها بروید و به شکل مناسب با آنها بجنگید.
دیدگاهتان را بنویسید