محل کار خود را مرتب کنید

محل کار خود را مرتب کنید

انسان تنها در صورتی می تواند کارهای بزرگ انجام دهد که هر کاری را در زمان مناسب خودش انجام دهد. کسی که نداند از کجا باید شروع کند درمانده و عاجز خواهد بود. بزرگ ترین دغدغه ی ذهنی ما این است که کارهای زیادی سرمان ریخته باشد و ندانیم اولویت با کدام است.

اگر در محل کارتان جای وسایلی را که لازم دارید ندانید، زمان خود برای برای یافتن آن هدر می دهید و ذهن تان را آشفته می کنید.

اگر تصور می کنید که به علت اینکه سرتان خیلی شلوغ است فرصت ندارید میز کار خود را مرتب کنید، باید این کار را همین حالا انجام دهید! حتی اگر دو یا سه ساعت طول بکشد. زمانی را که صرف می کنید ارزشش را دارد؛ زیرا بعد از انجام این کار ذهن تان سبک می شود. در نتیجه احساس بهتری خواهید داشت و با انگیزه ی بیشتری کار خواهید کرد و بعد از مدت کوتاهی، زمان از دست رفته را جبران خواهید کرد.

روش چهاربخشی یا ماتریس مدیریت زمان

یک میز خالی را به چهار قسمت تقسیم کنید. ترجیحا این میز، میز کارتان نباشد. اگر نبود، کف اتاق هم مناسب است. سپس کار خود را شروع کنید، و طبق توضیحات زیر، هر برگه را در یکی از نواحی چهارگانه قرار دهید، تا جایی که دیگر هیچ برگه ای روی میزتان باقی نماند.

این چهار قسمت عبارتند از:

• دور ریختنی ها

اولین قسمت به چیزهایی اختصاص دارد که می توانید آنها را دور بریزید. بهتر است برای این کار از یک ظرف بزرگ استفاده کنید. در اینجا لیستی از چیزهای دوریختنی را آورده ایم:

روزنامه هایی که بیش از یک هفته از تاریخ آنها می گذرد؛

کاتالوگ هایی که بیشتر از شش ماه از تاریخ مصرف آنها می گذرد؛

سربرگ های بلا استفاده؛

مقاله هایی که در دوران مدرسه یا دانشگاه نوشته اید؛

تقویم های دیواری مربوط به سال های گذشته؛

رسیدهایی که هیچ وقت به دردتان نخواهند خورد؛

و ضمانت نامه هایی که از تاریخ آنها گذشته است.

• کارهایی را که می توانید به دیگران واگذار کنید

ممکن است بخشی از فایل های روی میزتان متعلق به همکاران تان باشد باید برای این کار از آنها کمک بگیرید.

• کارهای مهم

قسمت سوم متعلق به کارهایی است که باید خودتان در اسرع وقت انجام دهید. باید دقیقا بدانید که در قدم بعدی با هر یک از کاغذهایی که در این قسمت قرار می دهید می خواهید چه کار کنید. با این دسته از کارها کاملا جدی برخورد کنید.

• اقدام فوری

این قسمت مربوط به کارهایی است که می توانید همین حالا حین مرتب کردن میزتان آنها را انجام دهید. این کارها در یکی از این سه دسته قرار می گیرند:

تلفن کردن: کارهایی که می توانید همین الان با یک تماس تلفنی آنها را انجام دهید در این دسته قرار می گیرند. اگر نمی توانید الان با فرد مورد نظر تماس بگیرید، آن را در قسمت “کارهای مهم” قرار دهید.

فاکس کردن: نامه های فاکس کردنی را فاکس کنید و اگر دستگاه فاکس ندارید، آن را ایمیل کنید.

بایگانی کردن: کاغذ مورد نظر را بلافاصله در کشوی مناسب و یا در پوشه ی مربوطه قرار دهید.

نکات این روش

در حین استفاده از این روش هیچ چیزی را در جای دیگری انباشته نکنید.

در صورت امکان، هیچ کاغذی را بیشتر از یک بار بر ندارید.

هیچ قسمت دیگری به جز چهار موردی که گفته شد درست نکنید.

منبع: (زندگی به همین سادگی، تیکی کوستن ماخر)

ادامه ی مقالات زندگی به همین سادگی را دنبال کنید…