تأثیر طراحی دفتر کار در موفقیت در مذاکره

وقتی که به نمایندگی از یک شرکت یا استارتاپ مسئول مذاکره می‌شوید، موفقیت در مذاکره با مشتریان گام مهمی برای شما محسوب می‌شود و یکی از فاکتورهای مهم در آن، طراحی دفتر کار و محل مذاکره است. همیشه قرار نیست که مذاکرات در در فضایی خارج از محل کار شما یا محل کار مشتریان صورت گیرد. گاهی طرف مقابل ممکن است برای سنجش وضعیت شما درخواست انجام مذاکره در محل کار یا دفتر کار شما داشته باشد.

اینجاست که طراحی دفتر کار می‌تواند معیار خوبی برای سنجش توانایی شما باشد و اکثر شرکت‌ها موفقیت در مذاکره را به جزئیاتی در محل کار و رفتار کارکنان شما ربط می‌دهند.

موفقیت در مذاکره به چه عواملی بستگی دارد؟

خب! قبل از اینکه این دو فاکتور را با هم دیگر مقایسه کنیم، اول ببینیم که موفقیت در مذاکره به چه شکلی تعریف می‌شود و بعد از آن به سراغ طراحی دفتر کار می‌رویم تا در نهایت این دو گزینه با هم مقایسه شوند و نقاط مشترک آنها را در بیاوریم. اگر مطالب قبلی ما را در مورد تبدیل شدن به یک مذاکره کننده بهتر مطالعه کرده باشید، به صورت تلویحی اشاره کردیم که برای موفق شدن در مذاکره باید چند مورد را رعایت کنید:

صداقت در مذاکره

صداقت اولین و مهمترین فاکتور در هر مذاکره است. مذاکره چه به سر ازدواج دو نفر باشد و چه مربوط به یک پروژه کاری باشد، نیاز دارد که دو طرف به یکدیگر اطمینان داشته باشند و انتظار طرف مقابل را برطرف کنند. تعریف صداقت در مذاکره با توجه به هر رده شغلی ممکن است متفاوت باشد:

• شرکت‌های تولید کننده با کیفیت محصول خود می‌توانند صداقت خود را نشان دهند
• شرکت‌های خدماتی در زمینه انجام خدمات خود باید پایبندی خود را ثابت کنند
• شرکت‌های واسطه‌ای و رابط باید در معرفی طرف مقابل خود صداقت داشته باشند
• مشاغل کوچک و مشاغل خرد از طریق ارتباط با تولیدکنندگان بهتر و برتر می‌توانند صداقت خود را به مشتری نشان دهند

به همین دلیل، موفقیت در مذاکره تا حدود زیادی به صداقت دو طرف بستگی دارد. اگر دو طرف در این مذاکره واقعیت‌ها را گفته باشند و محدودیت‌های یکدیگر را بپذیرند، احتمال موفقیت بسیار بالاتر است.

تلاش برای توافق برد – برد

همه ما بارها و بارها لفظ توافق برد-برد را شنیده‌ایم. متاسفانه تعریف ما از برد: ۱۰۰ در برابر صفر است. اما این روند در مورد مذاکره برای یک فاکتور خاص، به هیچ وجه نمی‌تواند توجیه پذیر باشد. قول ضرب المثل شیرین ایرانی «به هر اندازه‌ای که پول بدهی، آش می‌خوری». این یک واقعیت است که روند مذاکرات را تحت شعاع خود قرار می‌دهد و باعث می‌شود که دو طرف مذاکره نسبت به برخی از خواسته‌های خود کوتاه بیایند.

شما به هر شکلی که طراحی دفتر خود را انجام داده باشید و ۱۰۰ درصد موارد را آماده کرده باشید، باز هم اگر حاضر به دادن امتیاز نباشید، احتمال موفقیت در مذاکره به حداقل می‌رسد. همانطور که شما به دنبال گرفتن امتیاز هستید، طرف مقابل شما هم این دیدگاه را دارد.

احترام به فرهنگ‌ها و تفاوت‌ها

کسانی که به فکر افزایش فروش بین المللی خود هستند، باید به شدت نسبت به فرهنگ‌ها و تفاوت‌های فرهنگی ملل مختلف حساس باشند. در حقیقت، شما به عنوان فروشنده برای حضور در بازارهای جهانی، باید محصول یا خدماتی را آماده کنید که کاملاً با فرهنگ کشور هدف شما همخوانی داشته باشد.

حالا می‌توانید همین موضوع را به بحث موفقیت در مذاکره ربط دهید. در طرف مقابل شما فردی نشسته که احتمالاً از لحاظ فرهنگی تفاوت زیادی بین شما وجود دارد. بنابراین، قبل از اینکه به فکر طراحی دفتر کار خود باشید، باید مطالعات کاملی نسبت به تفاوت فرهنگی طرف مقابل خود و ایجاد راهکار برای مذاکره با او در نظر بگیرید.

شناسایی طرف مقابل و درک نیاز آنها

دربندهای قبلی گفتیم که برای موفقیت در مذاکره نیاز دارید که به فکر مذاکره برد-برد باشید. اما این روند بدون شناسایی طرف مقابل و نیاز آنها امکان پذیر نیست. وقتی که شما تولید کننده یک محصول خاص هستید و می دانید که آنها به شدت به این محصول نیاز دارند، امکان مذاکره از بالا را دارید و می‌توانید امتیاز بیشتری بگیرید.

اما وقتی که می‌دانید برای شما رقبای زیادی در بازار وجود دارد و این گزینه برای طرف مقابل هست که به سراغ آنها برود، مسلماً مجبور می‌شوید که امتیازات بیشتری بدهید تا طرف مقابل خود را راضی نگه دارید. گاهی این واقعیت را می‌توانید در طراحی دفتر کار خود هم به رخ طرف مقابل بکشید و به همین دلیل در بندهای بعد بیشتر به عنوان خواهیم پرداخت.

شناسایی نیازهای خود

فراموش نکنید که میز مذاکره طرف دیگری هم دارد که طرف خود شما هستید که نمایندگی یک کسب و کار محسوب می‌شوید. شما برای فعالیت خود تنها نیاز به پول ندارید:

• گاهی نیاز دارید که در بازار دیده شوید و اصطلاحاً برندینگ را انجام دهید
• گاهی نیاز دارید که محصولات شما توسط مشتری قضاوت شود
• گاهی نیاز دارید که رقابت پذیری محصول خود را نسبت به رقبا مقایسه کنید
• گاهی نیاز دارید که هزینه کنید و یک محصول را از چند زاویه متفاوت ببینید.

تمامی این روندها در حالتی است که شما خودتان را بشناسید و محصول را در اختیار مشتری بگذارید.

چه انتظاراتی از طراحی دفتر کار می‌رود؟

در ابتدای متن گفتیم که برای موفقیت در مذاکره گاهی لازم است که طرف مقابل را به محل کار خود ببرید. اینجا که شما می‌توانید از طراحی دفتر کار خود کمک بگیرید و به نوعی خود را شخصی موجه و موفق نشان دهید. طبیعتاً هر شخص یا هر کسب و کاری، سلیقه‌های متفاوتی دارد. اما چند اصل ساده باید در طراحی محل کار رعایت شود:

خلوت و ساکت

هیچوقت انتظار نداشته باشید که کارکنان شما در یک محیط شلوغ و متراکم تمرکز بالایی داشته باشند و ۱۰۰ درصد توانایی خود را ثابت کنند. حالا اگر یک شخص از خارج از محیط کار وارد محل کار شما شود، مطمئناً قضاوت او نسبت به محیط کار شلوغ بسیار بد و نامناسب خواهد بود.

شاید به عنوان یک کسب و کار نوپا و یا به دلیل محدودیت‌های مالی امکان فراهم آمدن یک فضای بزرگ را نداشته باشید. اما نحوه طراحی دفتر کار و چیدمان میزها و سیستم‌ها می‌توانند معرفی کننده سلیقه و خلاقیت شما باشد. بنابراین اگر به دنبال موفقیت در مذاکره هستید، تا حد ممکن دفتر کار و محل کار خود را شلوغ نکنید.

تعریف فضای اختصاصی برای کارکنان

خوشبختانه زمان محدود کردن کارکنان به یک اتاق چهار دیواری از بین رفته و تعریف فضای اختصاصی به یک دیوار شیشه‌ای یا حتی به یک میز معمولی رسیده است. این برای کسب و کارهای نوپا و استارت آپ ها بهترین خبر ممکن است که هزینه کلی آنها را کاهش می‌دهد.

اما در هر صورت، شما چه از یک دیوار شیشه‌ای چند میلیمتری استفاده کنید، یا اینکه بخواهید برای هر کدام از کارکنان خود یک اتاق مجزا در نظر بگیرید، باید در طرف مقابل خود احساس امنیت به وجود بیاورید. بخشی از شانس شما برای موفقیت در مذاکره به همین عامل بستگی دارد که طرف مقابل در دفتر کار شما احساس امنیت داشته باشد. این می‌تواند الگوی خوبی برای طراحی دفتر کار شما باشد.

اهمیت به زمانبندی

گفتیم که کسانی که نگاه جهانی به کسب و کار خود دارند، باید مسئله زمانبندی در تحویل محصول یا خدمات را رعایت کنند. امروزه با ورود اینترنت به فضای کسب و کار، مسئله زمان تبدیل به یک فاکتور مهم و حیاتی برای رقابت شده است. اما اگر در یک لحظه کوتاهی کنید، رقبا آمادگی ربودن مشتری شما را دارند.

شما باید این موضوع را در طراحی دفتر کار خود به خوبی نشان دهید. قرار نیست که دفتر کار شما با متریال های گران قیمت و لوکس آماده سازی شود. مهم این است که شما احساس خوب و اطمینان بخشی به طرف مقابل خود القا کنید تا او را نسبت به مذاکره با شما مشتاق‌تر ببینید. توجه به این فاکتورهای جزئی شانس شما را برای موفقیت در مذاکره بالاتر می‌برد و طبیعتاً گام مهمی برای کسب و کار شما محسوب می‌شود.

آمادگی برای میزبانی

همه ما این تجربه را داریم که وقتی که مدیر کل می‌آید، همه فضای شرکت یا سازمان آب پاشی شده و همه بخش‌ها دستمال کشی و جارو کشی می‌شود. اما این روالی است که فقط در سازمانهای دولتی قابل توجیه است. شما به عنوان یک مذاکره کننده باید بتوانید مشتریهای خصوصی را نسبت به توانایی‌های خود جذب کنید.

بنابراین، علاوه بر همه مواردی که برای طراحی دفتر کار خود انجام می‌دهید، باید مواردی را در این طراحی قرار دهید که نشان دهنده موفقیت شما در یک زمینه خاص باشد. حالا ممکن است روی دیوار تقدیرنامه یک شرکت خاص بچسبانید یا در محل کار خود نمونه کارها و قابلیت‌های خود را به رخ خریدار و مذاکره‌کننده بکشانید تا شانس موفقیت در مذاکره برای شما بالاتر برود.

طراحی دفتر کار مناسب = موفقیت در مذاکره

حالا وقتی که دو طرف این معادله را در کنار همدیگر قرار می‌دهیم، متوجه می‌شویم که راضی کردن طرف مقابل در مذاکره چندان سخت نیست:

• با ایجاد فضای خصوصی برای کارکنان خود، امنیت را به طرف مقابل القا می‌کنید
• با اهمیت دادن به زمانبندی، پایبند بودن خود را القا می‌کنید
• با نشان دادن توانایی‌های خود مانند لوح تقدیر و گواهینامه‌ها، شایسته بودن خود را القا می‌کنید
• با داشتن فضای خلوت و ساده، متمرکز بودن خود را روی موفقیت القا می‌کنید

موفقیت در مذاکره به عوامل مختلفی بستگی دارد و شما به عنوان صاحب کسب و کار یا مذاکره کننده می‌توانید موارد را در طراحی دفتر کار خود به کار ببرید تا شانس موفقیت شما بالاتر برود.