قدرت زمان : 7 ابزار منضبط کردن (2)

قدرت زمان : ۷ ابزار منضبط کردن (۲)

در مطلب قدرت زمان : هفت ابزار منضبط کردن (۱)، ۳ مورد از هفت ابزار منضبط کردن شخصی را آوردیم و در این مطلب به بررسی ۴ مورد دیگر از آن می پردازیم.

• از یک روش منظم بایگانی استفاده کنید

مصمم باشید که هم در خانه و هم در محل کار از یک روش بایگانی منظم استفاده کنید. بیش از ۳۰ درصد از ساعت کاری امروز صرف جستجو و پیدا کردن وسایلی می شود که سرجایشان نیستند، وسایلی که به خاطر بایگانی نکردن درست گم شده اند. این قضیه برای شما آشنا نیست؟

هیچ کاری کلافه کننده تر از این نیست که وقت با ارزش تان را صرف پیدا کردن چیزهایی کنید که به خاطر بایگانی نکردن درست یا استفاده نکردن از یک روش بایگانی درست گم شده اند. بهترین و ساده ترین روش بایگانی روش الفبایی است. همراه با سیستم بایگانی تان باید در یک دفتر فهرست تمام پرونده هایتان را نگهداری کنید. این فهرست اصلی عنوان تمام پرونده هایتان را شامل می شود و به شما می گوید که هر پرونده کجا هست. یکی از بهترین ابزار برای بایگانی دفتری استفاده از دفتر اندیکس است. از این دفتر می توانید هم در محل کار و هم در منزل استفاده کنید. می توانید آن را از دکه های روزنامه فروشی یا کتاب فروشی ها تهیه کنید و با استفاده از آن پرونده هایتان را ردیابی کنید.

• وظایف مهم را در بهترین زمان انجام دهید

زندگی تان را طوری سازماندهی کنید که وظایف اصلی تان را در بهترین زمان درونی تان انجام دهید. بهترین زمان درونی زمانی در طول روز است که بر اساس ویژگی ساعت بیولوژیکیتان بیشترین میزان هوشیاری و بهره وری را دارید. این زمان برای اکثر مردم صبح ولی برای بعضی هم بعد از ظهر است. معمولا برای یک نویسنده، هنرمند یا بازیگر این زمان اوایل صبح است.

دانستن بهترین زمان درونی مهم است تا بشود بر اساس آن وظایف مهم تان را برنامه ریزی کنید. برای انجام مهم ترین وظایفتان معمولا لازم است بیشترین آمادگی، هشیاری و خلاقیت را داشته باشید. در چه ساعت از روز چنین احساسی دارید؟ علاوه بر این باید از «بهترین زمان بیرونی»تان هم آگاه باشید. این زمان موقعی است که مشتری ها و مراجعان تان بیشتر از هر زمان دیگر در دسترس هستند. هر شخصی باید روز خود را به نحوی سازماندهی کند که هم زمان درونی و هم زمان بیرونی اش را مورد توجه قرار داده باشد.

• از یک وسیله یا نرم افزار مخصوص ضبط صدا یا دستگاه ضبط صوت برای ضبط مکاتبه ها و یادداشت هایتان استفاده کنید

دستگاه های ضبط صدا برای زندگی حرفه ای و خصوصی یکی از بهترین ابزار صرفه جویی در وقت است. بعد از اینکه کارکردن با این دستگاه را یاد بگیرید با حذف وقتی که صرف نوشتن می کنید می توانید تا ۸۰ درصد در وقتتان صرفه جویی کنید. ضبط کردن صدا در مقایسه با نوشتن با دست یا تایپ تنها ۲۰ درصد از وقت شما را خواهد گرفت. علاوه بر این ضبط صدا از وقت کسی که قرار است مطالبی را برای شما تایپ کند صرفه جویی می کند. پیاده کردن متن صوتی بسیار ساده تر از خواندن دستخط است. در استفاده از دستگاه ضبط صوت برای رسیدن به حداکثر کارایی باید سه نکته کلیدی را رعایت کنید.

اول اینکه قبل از ضبط صدایتان باید از مطالبی که می خواهید ضبط کنید خلاصه ای تهیه کنید و سریع عناوین اصلی را یادداشت کنید. از تکرار ضبط صدا و استفاده از بیان بهتر دریغ نکنید.

دوم اینکه ایده آل گرا نباشید. بعضی اوقات همان زبان محاوره بهترین و مناسب ترین ساختار دستوری برای ضبط مطلب مورد نظرتان است. برای شما همیشه این امکان وجود دارد که دوباره ضبط کنید و اشتباهات تان را تصحیح کنید. به جای اینکه سعی کنید همان بار اول بدون اشتباه و تپق ضبط کنید خیلی ساده تر است که بعد از ضبط کردن به متن گوش بدهید و اشتباهات تان را اصلاح کنید.

سوم اینکه بهتر است ابتدا افکارتان را متمرکز کنید و بعد از ضبط کردن صدایتان اصلاحات لازم را انجام دهید. ممکن نیست که همان بار اول اشتباه نکنید و متن تان از اصلاح و ویرایش بی نیاز باشد.

• از سفر هوایی بهترین استفاده را بکنید

یکی از حوزه های مهم نظم شخصی سفر است، به خصوص سفر هوایی. چند سال پیش یکی از خطوط هوایی منطقه ای به نام «هوف ایروست» که به منطقه غرب آمریکا سرویس می داد برای مقایسه کارآیی یک فرد در پروازهای درجه یک و درجه دو با کارایی او در دفتر کارش از یک شرکت مشاور کمک گرفت. نتیجه بررسی این بود که یک ساعت کار بی وقفه در هواپیما برابر است با سه ساعت کار در دفتر.

واژه کلیدی در اینجا بی وقفه است. اگر برای کارتان از پیش برنامه ریزی داشته باشید و قبل از حرکت به فرودگاه، آن را سازماندهی کرده باشید وقتی در آسمان هستید می توانید مقدار فوق العاده زیادی از کارهایتان را انجام دهید.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…