وظایف شغلی کارمندان خود را تشریح کنید!

وظایف شغلی کارمندان خود را تشریح کنید!

وقتی من کارمندان شرکتی را می بینم که از ما برای افزایش بهره وری خود مشاوره می خواهند، اغلب فکر می کنم، آن کارمندان با التماس به مدیران می گویند: “من گودال شما را می کَنَم، اما فقط بگویید به چه پهنا، چه عمقی، چه طولی و به چه جهتی؟” کارمندان تا وقتی ندانند کار چیست، نمی توانند آن را به درستی انجام دهند. این مدیریت است که باید جهت را به کارمندان نشان دهد.

جمله ای که الان می گویم، ممکن است خیلی خوب به نظر نرسد، اما واقعیت دارد: “همه ی افراد جدید فاقد صلاحیت هستند.”

برای من مهم نیست شما چه کسی را استخدام کرده اید؟ یا او چه سوابقی و یا چه اطلاعات دارد؟ برای من اهمیت ندارد که آیا دانشگاه مدیریت هاروارد رفته و یا مواردی را که شما یاد نگرفته اید او در آنجا آموخته است. حتی اگر کارمند ممتاز شرکت رقیب باشد، وقتی به شرکت شما ملحق می شود، تا با سیاست ها، مراحل پرونده سازی و دیگر کارهای شرکت آشنا شود، صلاحیت کاری لازم را ندارد.

منشی، فروشنده ی ارشد، بهترین مکانیک یا سودمندترین محقق شرکت رقیب، برای شما بی فایده هستند، زیرایک کارمند با ارزش در شرکت کسی نیست، به جز شخصی که دستورهای شما را اجرا می کند.

هرگاه من می شنوم مدیری مشکلات را به کارمندی ربط می دهد که وظایفی را نتوانسته انجام دهد، این مسئله و حقیقت بالا به یادم می آید. پس از او می پرسم: “چه زمانی با این کارمند برای کار مصاحبه کردی؟ آیا کتاب شرح وظایف را به او دادی؟” معمولا مدیر به من می گوید: “شرح وظایف به صورت مکتوب درج نشده، بلکه همه ی موارد به صورت شفاهی برای آنها شرح داده شده است؛ اما هر کس تا به حال این پست را داشته همیشه کار را درست انجام داده است.”

این مدیر فکر می کند عنوان یک شغل، به طور دقیق بیانگر همان موردی است که باید باشد. در حالیکه یک کارمند آینده نگر مسئولیت های بسیاری را در قالب همان شغل می بیند. در حقیقت آنها وقتی توافق می کنند با یکدیگر کار کنند، قراردادهای بسیاری امضا می کنند.

من گاهی اوقات می شنوم بعضی از مدیران، عملکرد شخصی که خیلی زود در داخل شرکت ترفیع یافته، شاکی بوده و می گویند: “وقتی من این شغل را به “جان” محول کردم او می دانست وظایفش چیست، چون او دو سال کنار میز “سَم” کار می کرد و من در واقع انتظار داشتم تمام کارهایی را که سم انجام می داد، انجام دهد.”

شاید او آنقدر مشغول انجام کارهای خودش بوده که نمی توانسته از فعالیت های سم یادداشت برداری کند. در اینگونه مواقع تهیه ی یک کتابچه ی شرح وظایف مشاغل، به کنترل راحت سازمان دو کمک می کند:

• این کتابچه ی شرح وظایف به کارمند می گوید: دقیقا از او چه انتظاری دارید.
• این کتابچه ی شرح وظایف دقیقا به شما نیز می گوید: از کارمند چه انتظاراتی دارید.

اگر فهرست این وظایف را با دقت مطالعه کنید، درمی یابید که چرا منشی قبلی همیشه اضافه کار می ماند و خواهید دید که این شغل به جزئیاتی بیشتر از آنچه شما فکر می کردید نیاز دارد. یا به مسائلی برمی خورید که در طول مرحله ی مصاحبه یا استخدام مجدد در قسمت تان بحث جدی تری نیاز دارد.

شما ممکن است دریابید که به درستی نمی دانید یک کارمند چه کاری باید انجام دهد و چگونه به نحو احسن باید از استعدادهای خوب خود بهره بگیرد. اگر شما نمی توانید تمام جزئیات یک کار را فهرست بندی کنید، از اینکه کارمند کارش را نیمه تمام بگذارد و شرکت را ترک کند، متعجب نشوید.

اگر شما با خود فکر می کنید: ” من وقت ندارم بنشینم و وظایف هر شغلی را بنویسم.” بهتر است به شما بگویم که اگر همه ی افراد به درستی با وظایف خود آشنا شوند، بخش بزرگی از مشکلات مدیریتی شما خود به خود از بین می رود.

(منبع: ۱۳ اشتباه مهلک مدیران، رابرت مارویل)

ادامه ی مقالات راهکارهای مدیریتی را دنبال کنید…