هدف از برخورد با بی کفایتی کارمند، تنبیه نیست!

هدف از برخورد با بی کفایتی کارمند ، تنبیه نیست!

اگر می خواهید با کارمندان خود دشمنی کنید، که البته فایده ای هم ندارد، برخورد را وسیله ی تنبیه قرار ندهید و یا فقط از آن برای کاهش کجروی استفاده کنید. بدین صورت شما با یک دید وسیع تر باید افزایش رفتار مطلوب را محدود کنید، که البته این به نفع شما و سایر کارمندها است. پس با استفاده از شیوه های زیر، می توانید به جای تنبیه کردن آنها، رفتارشان را اصلاح نمایید.

• هرگز با عصبانیت با کارمندان برخورد ننمایید

ما قبلا آثار سوءاین عمل را در محیط کار مشاهده کرده ایم. وقتی مدیر چنین حالتی را ابراز می کند باعث بوجود آمدن واکنش مشابهی از سوی کارمند می شود. تحت چنین شرایطی فرد درک نمی کند مدیر چه می گوید، زیرا در حال دفاع کردن از خود است.

وقتی رئیس کنترل خود را از دست می دهد، سایر کارمندان دیگر به او احترام نمی گذارند و این مدیر خیلی زود به یک آدم بدخلق مشهور می شود و کارکنان این وضع را ناشی از برخورد زیاد می دانند تا هر عمل دیگری در قسمت آنها.

• بلافاصله برخورد کنید

اگر برخورد با کارمندان را عقب بیندازید، وضعیت را بدتر خواهید کرد. در عوض به جای اینکه کجروی تکرار شود، با کارمند خود صحبت کرده و مشکل را حل کنید. این اقدام راحت تر از حل یک مشکل بزرگ تر در آینده است.

روند شکایت، قوانین شرکت، دولت و صنعت، ممکن است در زمان و شیوه های حل و فصل رفتار نامطلوب، تاثیر گذارد و البته ممکن است قوانین شرکت شما متفاوت از قوانین شرکت های دیگر باشد؛ بنابراین با برخورد به موقع طبق محدودیت های یاد شده، از این قوانین در هنگام لزوم استفاده کنید.

• در خلوت با شخص خاطی برخورد کنید

هیچ گاه یک کارمند را در انظار توبیخ نکنید. بعضی از مدیران با این عقیده ی اشتباه که اگر یک نفر جلوی گروه توبیخ شود، دیگر او مجبور نیست همه ی افراد را توبیخ کند، از این شیوه استفاده می کنند (که بسیار هم نتیجه ی عکس دارد.)

وقتی یکی از کارکنان بدین صورت توبیخ می شود، گروه نه تنها این موضوع را حمله ای به آن شخص می داند، بلکه توهینی به گروه تلقی می نماید. حتی افرادی که در گذشته این کارمند را یک فرد نمونه نمی دانستند، اکنون دور او جمع می شوند، زیرا طبیعت انسان حکم می کند دیگران از فرد ستمدیده دفاع کنند در این حال مدیر خود را در موقعیت نامطلوبی می بیند که انگار همه دشمن او هستند.

توجه خاصی به مکان و زمان توبیخ بنمایید.هنگام توبیخ کارمند از بستن در اتاق بپرهیزید، زیرا همیشه با بستن در، اینطور وانمود می شود که مسئولی را به خاطر اشتباهش به دفتر خود خوانده اید.

• دقیق باشید

وقتی با شخصی برخورد می کنید، به جای اینکه با حمله به شخص، در رسیدن به هدف خود ناکام بمانید، دقیقا به رفتار بی فایده و بد فرد اشاره کنید. برای مثال به جای اینکه بگویید: “شما دارید وقت را تلف می کنید” بگویید: “گزارش شما یک روز به تاخیر افتاده است.” افراد در این صورت همه ی موارد را می فهمند و رفتار خود را تغییر می دهند، اما نمی توانند این کار را با سرزنش انجام دهند. اتهامات مبهم درباره ی رفتار، شخصیت و هوش افراد، باعث رنجش آنها می شود.

• از اطلاعات استفاده کنید

شما با تایید بیانات خود، با استفاده از حقایق روشن، می توانید از اعداد و ارقام به نفع خود استفاده کنید. اگر شما عملکرد افراد را از دیدگاه کمیت، کیفیت، زمان و هزینه اندازه می گیرید، این اطلاعات باید همیشه در دسترس همگان باشد.

کارمندانی که این آگاهی ها را بدست می آورند، همیشه می دانند چه جایگاهی دارند. بنابراین این اطلاعات را در اختیار آنها قرار دهید و وقتی این حقایق را با کارمندان در میان می گذارید راحت تر می توانید روی عملکرد، جدا از شخصیت آنها تکیه کنید. بنابراین از این ابزار مهم برای اصلاح افراد استفاده نمایید و بدین صورت از اخراج آنها پرهیز خواهید کرد.

• واضح سخن بگویید

وقتی کسی را توبیخ کردید، اطمینان حاصل کنید که کارمند می داند شما او را توبیخ کرده اید. بگذارید کارمند بداند شما چه احساسی در این رابطه دارید. نگرانی ها و نارضایتی های خود را با او درمیان بگذارید و به او بگویید چرا این عمل باعث ایجاد چنین احساساتی شده است. اما تحت هیچ شرایطی تعریف و توبیخ همزمان انجام ندهید.

وقتی سعی می کنید درد ناشی از توبیخ را با تعریف و تمجید تسکین دهید، باعث گیجی و گنگی او می شوید. برای مثال بگویید: “هفته ی پیش تماس های تلفنی تو با مشتری ها کمتر از ۲۰ درصد بوده است، در حالیکه تو می دانی تلفن های بیشتری می توانی بزنی، زیرا یک کارمند خوب هستی.” فرد فروشنده درک نمی کند منظور شما چیست. اینطور برداشت می کند به خاطر رفتارهای کاریش مورد تمجید قرار گرفته است.

• تغییر رفتار ایجاد کنید

اگر شما به رفتار نامطلوب اشاره کنید و با تقویت رفتار مورد نظر خود، باعث تغییر رفتار کارمند نشوید، به هدف توبیخ دست نیافته اید؛ بلکه فقط بدون اصلاح رفتار، کارمند را تنبیه کرده اید. به خصوص به رفتارهایی که از او می خواهید اشاره کنید و مطمئن شوید که کارمند به طور کامل می داند شما چه موردی از او می خواهید. از او تعهد بگیرید که نه تنها کار مورد نظر بلکه زمان لازم برای اصلاح رفتارش را برای خود منظور نماید.

(منبع: ۱۳ اشتباه مهلک مدیران، رابرت مارویل)

ادامه ی مقالات راهکارهای مدیریتی را دنبال کنید…