IPE logo
IPE logo
عبارت مورد نظر را وارد کنید...
شاید برای شما جالب باشد
bertonix content marketing dmark Google Ads pwconf startupgrind video marketing اخبار جعلی اخبار جعلی و کسب و کارها استارتاپ گرایند استخدام استراتژی های اثر بخش تبلیغات استودیو ایده پردازان استوری اینستاگرام اشتراک‌گذاری محتوا افزایش دنبال کننده در اینستاگرام افزایش ممبر اندروید ایده های جدید برای توسعه‌ ی کسب و کار در اینستاگرام ایده پردازان ایده پردازم ایمیل مارکتینگ اینستاگرام اینستاگرام مارکتنیگ اینستاگرام مارکتینگ بازار ارز بازار بورس بازار سکه بازاریابی بازاریابی ایمیلی بازاریابی اینترنتی بازاریابی در وکالت بازاریابی دیجیتال بازاریابی رویدادی بازاریابی سال ۲۰۲۰ بازاریابی محتوا بازاریابی ویدیویی بحران کسب و کارها برتونیکس برنامه ایده پردازان برند سازی برندسازی شخصی بهینه سازی محتوا بهینه سازی موتور جستجو بهینه سازی گوگل تبلیغات تبلیغات بازاریابی تبلیغات در گوگل تبلیغات کلیکی تجارت الکترونیک تواضع توسعه کسب و کار تولید محتوا تولید محتوای ویدیویی تکنیک فروش تکنیک های وبلاگ نویسی تیزر تبلیغاتی جذب مشتری جعل خبر جلسات کاری حفظ تمرکز کارمندان خرده فروشی خلاقیت دروغ رسانه ای دورکاری دورکاری شرکت ها دیجیتال مارکتینگ دی مارک راه های بهبود نتایج جستجوی گوگل راهکارهای رشد کسب و کار راهکارهای مدیریتی رخت ایرانی رسانه های اجتماعی رشد غیرمنتظره فروش رهبران ارزش آفرین روان‌شناسی مدیریت ریسک سرمایه گذاری سئو ساخت موشن گرافیک ساخت هویت تجاری سرمایه سوپر مارکت شبکه های اجتماعی شبکه‌های اجتماعی شکست کسب و کار شیرینی صفحه اول گوگل طراحی لوگو طراحی گرافیک فروش فروشگاه اینترنتی فریلنسر قدرت مذاکره مارکتینگ مارکتینگ پلن محتوا محصول مدیریت مدیریت بحران مدیریت منابع انسانی مدیریت پروژه مدیریت کسب و کار مشاغل بازاریابی مشاغل محلی مشتری مداری مصاحبه موتور جستجوی گوگل موتورهای جستجو موشن گرافیک موفقیت موفقیت در بازار کار موقعیت شغلی میوه فروشی نوآوری در مدیریت نکات مهم برگزاری جلسات نیروی کار نیلپر هاست و سرور هشتگ وب فارسی وبلاگ نویسی وب مارکتینگ وبینار ویدئو مارکتینگ ویدیو ویدیو مارکتینگ ویروس کرونا ویروس کرونا و دورکاری پاپکو پخش زنده پول سازی با بازاریابی اینترنتی کارآفرینی کارآفرینی زنان کارافرینی کافه تهرون کتابفروشی کرونا کرونا و اقتصاد کسب و کار کسب و کار آنلاین کسب و کار موفق کسب و کارها در کرونا کسب و کارهای اینترنتی کسب و کارهای زنانه کسب و کارهای کوچک کلانا کلمات کلیدی کمپین‌های تبلیغاتی کپی رایتینگ گل فروشی یوتیوب
قوانینی که هنگام برگزاری جلسات کاری باید به آنها توجه کنید

قوانینی که هنگام برگزاری جلسات کاری باید به آنها توجه کنید

قطعاً همه مدیران می‌دانند که برگزاری جلسات کاری و حضور در این جلسه ها تا چه اندازه برای کارکنان خسته‌کننده است. تبادل اطلاعاتی که در طول هفته یا در طول ماه بارها با آنها سر و کار داشته اند و رد و بدل ایده هایی که شاید هیچ وقت به نتیجه نرسد. اما برگزاری یک جلسه موثر برای کارآفرینان و مدیران خلاق بسیار مهم است و اتفاقاً از طریق همین جلسات می‌توانند جلوی بسیاری از مشکلات و شکست‌ها را بگیرند.

شما هم اگر به عنوان مدیر یک کسب و کار یا به عنوان یک کارآفرین به فکر برگزاری جلسات کاری هستید لازم است که چند مورد را رعایت کنید.

ممانعت از استفاده از گوشی همراه به هنگام برگزاری جلسات کاری

به عنوان قانون اول به کارمندان خود بهانه ندهید که نسبت به آنچه در جلسه گفته می شود گوش ندهند. قبل از شروع جلسه از آنها بخواهید که گوشی‌های هوشمند یا تبلت ها را خاموش کرده و همراه خود نیاورند. می توانید از آنها بخواهید که دفتر یادداشت هایی همراه خود داشته باشند تا ایده های رد و بدل شده در جریان برگزاری جلسات کاری در آن یادداشت کند.

متاسفانه امروزه گوشی های هوشمند و تبلت ها افراد را به شدت از یکدیگر دور کرده و جلسات کاری باید مکانی باشد که همه کارکنان به صورت متمرکز در آن حضور داشته باشند. حتی هنگامی که افراد متمرکز هستند باز هم رسیدن یک پیام یا یک ایمیل به راحتی می تواند آنها را از روی بحث بردارد. به کارکنان خود این موضوع را گوشزد کنید که نادیده گرفتن جلسه به دلیل تلفن یا تبلت نوعی بی ادبی است و در محیط کاری شما پذیرفتنی نیست.

ممانعت از استفاده از گوشی همراه به هنگام برگزاری جلسات کاری

نیازی به دعوت همه کارکنان نیست

یکی از دلایل عمده حواس پرتی کارکنان در جلسات افرادی هستند که نیازی به حضور آنها نیست. اگر به فکر برگزاری جلسات کاری هستید فقط افرادی را دعوت کنید که می‌توانند در مورد تغییرات عمده در کسب و کار بحث کنند. در واقع کسانی که می‌توانند روی استراتژی کسب و کار شما تاثیر بگذارند یا تغییراتی در مسیر آن به وجود بیاورند می توانند در این جلسات حضور داشته باشند.

اگر قرار است جلسه ای در مورد استراتژی بازاریابی برگزار کنید از کسانی استفاده کنید که در این زمینه تجربه و تخصص دارند. شاید شما افراد زیادی در تیم کاری خود داشته باشید که در حوزه‌های مختلف تخصص داشته باشند اما تخصص آنها برای بازاریابی مناسب نباشد. بنابراین قبل از برگزاری جلسات کاری هدف و ساختار آن را مشخص کنید و با توجه به آن لیست شرکت کنندگان را از قبل آماده کنید.

در مورد نوع جلسه و شرایط آن اطلاع رسانی کنید

امکان برگزاری جلسات کاری برای اهداف مختلف وجود دارد. مثلاً شما ممکن است به فکر طوفان فکری یا طوفان مغزی باشید و از همه برای یک تغییر جدید کمک بگیرید. این در حالی است که ممکن است گروه دیگر به دنبال به اشتراک‌گذاری اطلاعات یا تقویت روحیه یا حتی حل مسائل مختلف باشند. این یعنی هر کدام از این جلسات استراتژی خاص خود را می طلبد و اینکه شما در آن به چه شکلی حضور داشته باشید بسیار مهم و تعیین کننده است.

برای تعیین نوع جلسه و شرایط آن ابتدا مشخص کنید که در حال حاضر در چه وضعیتی هستید و می خواهید به چه نقطه ای برسید. درک شما از وضعیت فعلی و برنامه‌ریزی برای آینده الگوی خوبی است تا با توجه به آن گام های بعدی را طراحی کنید و مسیر مناسبی برای جلسات موثر خود داشته باشید. یک جلسه صرفاً به معنی گرد هم آمدن چند نفر برای تبادل اطلاعات نیست و شما در برگزاری جلسات کاری باید استراتژی دقیق و مشخصی داشته باشید.

زمانبندی جلسه را تعیین کنید

پس از انتخاب نوع جلسه، زمان تنظیم کردن دستور کار اصلی جلسه و نکات گفتگو شده در این جلسه است. طبیعتا شما هیچ وقت نمی خواهید جلسات خود را از پیش کنترل کنید، اما قرار نیست که دوره زمانی طولانی از آن را هم هدر دهید. اگر برای برگزاری جلسات کاری خود برنامه ریزی داشته باشید و زمان بندی مشخصی برای اجرای هر کدام از آن‌ها در نظر بگیرید، مطمئناً مدیریت جلسه هم برای شما راحت تر خواهد بود و کنترل بهتری نسبت به شرایط دارید.

صرف نظر از مدت زمان برگزاری جلسه، همیشه زمانی برای سوال یا ابراز نگرانی کنار بگذارید. اگر یک جلسه در مدت زمان مشخص شده به پایان نرسد تقصیر شماست و هیچ مسئولیتی بر گردن کارکنان نیست. اگر به سوالات کارکنان در جریان جلسه پاسخ داده نشود یا وقت به پایان برسد، یعنی نتوانسته اید که دستور کار جلسه را به خوبی مشخص کنید.

زمانبندی جلسه را تعیین کنید

جلسات خود را زودتر تمام کنید

وقتی که دستور کار مشخص داشته باشید و برای حضور افراد مختلف در جلسات کاری خود برنامه داشته باشید طبیعتاً می توانید تعداد مکالمات و ایده های رد و بدل شده را محدود کنید. اگر کارکنان از حضور در جلسات لذت ببرند، در جریان آن ایده‌های خوبی مطرح می‌کنند و این گفت و گو ادامه پیدا می کند. اگر برگزاری جلسات کاری روال نامشخصی پیدا می کند بهتر است که آن را مدیریت کنید و به مسیر خود برگردانید.

جلسات طولانی به ندرت مورد تایید مدیران و کارکنان قرار می گیرد و در یک مطالعه مشخص شده که نیمی از جلسات کاری طولانی معمولاً تلف می‌شود. به همین دلیل توصیه می شود که حداکثر برای برگزاری جلسات کاری خود ۲۰ دقیقه در نظر بگیرید و در صورت نیاز آن را بیشتر تمدید کنید. تحقیقات ثابت کرده که نرخ بازدهی ۵ جلسه در طول هفته بسیار بیشتر از برگزاری یک جلسه طولانی‌مدت است.

کارمندان خلاق را محدود نکنید

یکی از موارد مهمی که هنگام برنامه ریزی برای برگزاری جلسات کاری به آن توجه داشته باشید این است که مراقب کارمندان خلاق خود باشید. این افراد باید مدت زمان بیشتری در جلسات کاری شما حضور داشته باشند و سایر کارمندان عادی خود را محدود کنید. معمولاً افرادی که در این جلسات شرکت می‌کنند تمرکز کافی برای انجام کارهای روزانه ندارند و این می‌تواند نرخ بازدهی آنها را پایین بیاورد.

در عین حالی که زمان جلسات کاری و شرایط آن ها را مدیریت می کنید، روال مشخصی برای کارمندان خلاق خود داشته باشید و آنها را به شکل استاندارد به کار بگیرید. کارمندان خلاق ترجیح می‌دهند که تقویم داشته باشند و روال کار آنها مشخص باشد. حتماً از قبل با این افراد هماهنگ باشید. البته در اینجا منظور ما جلسات مهم موقتی نیست و در مورد جلسات اضطراری می توانید این موضوع را تا حد ممکن محدود کنید.

محتوای برگزاری جلسات کاری را برای کارمندان بفرستید

یکی از راهکارهایی که برای محدود کردن اختلالات فکری کارکنان به کار برده می شود این است که محتوای جلسات را به عنوان ایمیل یا هر ابزار دیگری برای آنها بفرستید. فضای دیجیتال این فرصت را به شما می دهد که بدون ارتباط مستقیم با کارکنان و از دست دادن زمان، شرایط کاری را برای آنها توضیح دهید و راحت‌تر مدیریت کنید.

وقتی که شما قصد برگزاری جلسات کاری را دارید، باید از قبل برنامه‌ریزی‌هایی برای افراد حاضر در این جلسه و مدت زمان برگزاری جلسه داشته باشید و حتی مشخص کنید که چه شرایطی در محیط جلسه حاکم شود. حالا اگر مدیریت شما به شکلی است که کارمندان به طور جدی در برنامه‌های آن مشارکت دارند سعی کنید که از قبل در مورد این جلسات و آنها اطلاع رسانی کنید و از آنها بخواهید که در زمان مشخص شده در محل جلسه حضور داشته باشند.

اجازه دهید که کارکنان از برگزاری جلسات کاری لذت ببرند

اجازه ندهید که جلسات شما تبدیل به تجمعات احساسی شوند. در این جلسات شما باید شخصیت مدیریتی خود را نشان دهید و افرادی که درگیر احساسات و هیجان هستند را کنترل کنید. با انجام این کار شما کنترل بهتری روی شرایط جلسه دارید و می توانید در مورد زمانبندی و تبادل اطلاعات اظهار نظر کنید.

نکته ای که نباید فراموش کنید این است که هیچ کدام از کارکنان به جلسات رسمی و خشک علاقه ندارند. اینکه شما بتوانید از شوخی های رایج و شوخ‌طبعی در جلسات استفاده کنید برای کارمندان بسیار مهم است و راحت‌تر می‌توانند در این محیط اظهار نظر کنند. به عنوان مثال در هنگام برگزاری جلسات کاری شما می توانید ۹۰ تا ۹۵ درصد از وقت را به شکل رسمی برگزار کنید. اما ۵ تا ۱۰ درصد باقی مانده از زمان جلسه را به مسائل منعطف تر و خودمانی تر اختصاص دهید تا کارکنان از آن به‌عنوان یک نوع استراحت ذهنی استفاده کنند.

جمع بندی

اینکه برگزاری جلسات کاری برای کارکنان تلخ است یک موضوع طبیعی است و وقتی که از زمان مشخصی طولانی‌تر می‌شود، میزان بازدهی آن هم کمتر می‌شود. اگر روال مدیریتی شما به شکلی است که در طول هفته یا در طول ماه چند مورد جلسه کاری برگزار می کنید باید چند دستورالعمل برای ساده تر کردن فضای جلسه به کار ببرید. برگزاری این جلسات هم مانند هر قسمت دیگری از کار شما نیاز به برنامه‌ریزی دارد و اگر استراتژی مشخصی تعیین کنید می‌توانید آنها را به جلسات کاری موثر تبدیل کنید و از ثمره آن استفاده کنید.

مطالب مرتبط

دیدگاه خود را بگذارید

avatar