قدرت زمان : راه های مدیریت زمان (2)

قدرت زمان : راه های مدیریت زمان (۲)

• از هر نظام مدیریت زمان دلخواه استفاده کنید

امروزه در زمینه مدیریت، سیستم های مختلفی از جمله سیستم منشی های دیجیتال و سیستم های کامپیوتری بسیار عالی در دسترس هستند. بدون در نظر گرفتن اینکه شغل تان چیست در چه حوزه ای کار می کنید سیستم های دیجیتالی مختلف مدیریت زمان وجود دارند که قابلیت اتصال به کامپیوتر را دارند و یا می توانید برنامه آن را روی کامپیوترتان نصب کنید تا به شما در سازماندهی تمام بخش های زندگی کمک کند.

با این نوع برنامه ها می توانید فایل های موجود را دانلود کنید، آنها را جابجا کنید، حذف و اضافه کنید و فایل ها و اطلاعاتتان را در اختیار شرکتی که در آن کار می کنید و یا افراد دیگر در سرتاسر دنیا قرار دهید. علاوه بر این، سیستم های بی شماری برای مدیریت زمان وجود دارند که برای نوشتن دستی اهداف و برنامه هایتان فرم های مختلفی را در اختیار شما قرار می دهند.

نتیجه مهمی که من به آن رسیده ام این است که نوع سیستم مدیریت زمان یا سیستم برنامه ریزی که از آن استفاده می کنید چندان اهمیت ندارد همه این سیستمها مفید هستند. تمام آنها را متخصصین تهیه کرده اند و دقیقا تمام چیزهایی را که برای دو برابر یا سه برابر کردن بهره وری تان نیاز داشته باشید دربر دارند.

مهم ترین بخش در استفاده از سیستم زمان بندی این است که استفاده از آنها آنقدر ادامه پیدا کند که عادت استفاده از آنها مثل نفس کشیدن شود. مسلط شدن به سیستم های برنامه ریزی نیاز به زمان دارد ولی وقتی آن را یاد گرفتید هر بار که از آن استفاده می کنید بهره وری تان افزایش پیدا می کند و کارآیی تان بیشتر خواهد شد.

• از سیستم ۴۵ فایلی استفاده کنید

برای برنامه ریزی دو ساله یک راه ساده وجود دارد. این راه معروف به سیستم ۴۵ فایلی است. این کار انگیزه بخش است و به شما امکان می دهد فعالیت هایتان را برای دو سال آینده برنامه ریزی و سازماندهی کنید. در اینجا نحوه کارکرد آن آمده است.

ابتدا جعبه یا کشویی تهیه کنید که بشود داخل آن ۴۵ پوشه گذاشت و ۱۴ پوشه آویز هم داخلش جا بگیرد. ۴۵ پوشه به این صورت درست کنید: ۳۱ پوشه که از عدد یک تا سی و یک به تعداد روزهای ماه شماره گذاری شده اند. دوازده پوشه برای دوازه ماه سال از فروردین تا اسفند. دو فایل آخر هم برای سال جاری و سال آینده سیستم مذکور بسیار عالی است و حتی می توانید با استفاده از فایل های آویز از آن در داخل کشوی میزتان استفاده کنید. می توانید قرار ملاقات ها یا کارهای از حالا تا شش ماه دیگرتان را داخل فایل های ماهیانه مربوطه قرار دهید.

ابتدای هر ماه تمام وظایف و کارهای آن ماه را بیرون بکشید و آنها را داخل فایل روزانه تان که از یک تا ۳۱ شماره گذاری شده است به ترتیب وارد کنید. هر روز فایل مربوط به همان روز را از کشو بیرون بیاورید. همین می تواند نقطه شروع برنامه ریزی تان باشد. برای درست کردن چنین سیستمی باید کمی وقت بگذارید ولی با این کار مطمئن می شوید که هیچ کدام از کارها، پیگیری ها یا قرار ملاقات هایتان را فراموش نخواهید کرد و از دست نخواهید داد. این کار به شما کمک می کند که روی وقتتان کنترل داشته باشید و به آینده تان نظم بدهید.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…