قدرت زمان : راه های مدیریت زمان (1)

قدرت زمان : راه های مدیریت زمان (۱)

برای رسیدن به حداکثر بهره وری و انضباط مناسب فردی پنج شیوه مدیریت زمان وجود دارد. هرچند برای آشنایی و تسلط روی هر کدام از آن ها باید کمی وقت بگذارید ولی نتیجه اش عمری مفید و ثمربخش خواهد بود. به قول گوته «هر چیز قبل از این که آسان شود سخت بوده است». شکل گیری عادت های خوب سخت است ولی زندگی با آن ها آسان می شود و برای باقی عمرتان از آن ها بهره می برید.

• از یک سیستم زمان بندی استفاده کنید

اولین ابزار لازم برای مدیریت زمان یک سیستم زمان بندی است که تمام برنامه ریزی های زندگی تان را در برمی گیرد. بهترین سیستم، خواه کاغذی یا الکترونیکی، شما را قادر خواهد ساخت سالانه، ماهانه، هفتگی و روزانه برنامه ریزی کنید. یک سیستم مناسب لیست کاملی از تمام وظایف و کارهایی را که باید انجام دهید دربر می گیرد به شکلی که دیگر هیچ کدام از آنها را فراموش نمی کنید. این فهرست کامل، هسته سیستم زمان بندی شما خواهد شد. از روی این فهرست می توانید تک تک وظایف تان را برای ماه ها، هفته ها و روزهای مختلف تقسیم بندی می کنید.

• سیستم زمان بندی، یک تقویم است

که موجب می شود بتوانید وقتتان را سازماندهی کنید و از چندین ماه جلوتر برنامه ریزی داشته باشید. اگر از سیستم زمان بندی مناسبی استفاده کنید می توانید موارد مجزا را از لیست کلی به روز مورد نظری که قصد دارید آن را انجام دهید انتقال دهید.

بلافاصله احساس آرامش و اطمینان خاطر بیشتری پیدا می کنید و احساس می کنید که کنترل کارتان را دوباره به دست آورده اید. بعد از نوشتن فهرست وظایف روزانه و شروع کار، مسئولیت های جدیدی ظاهر می شوند. باید به تماس های تلفنی جواب بدهید. باید به نامه های دریافتی رسیدگی کنید. اما قبل از هر اقدامی ابتدا آن را وارد لیست تان کنید.

بعضی مواقع با کاری روبرو می شوید که به نظر اضطراری می رسد و فکر می کنید که باید کاری را که مشغول انجامش هستید رها کنید و فورا به آن کار بپردازید. در صورتی که اهمیت واقعی آن کار موقعی مشخص می شود که روی کاغذ آورده شود. اغلب اوقات وقتی کاری را که به نظرتان ضروری می آید و باید فورا انجام شود در کنار سایر وظایف و مسئولیت هایتان در لیست وارد می کنید، دیگر زیاد مهم به نظر نمی رسد و مجبور نیستید کار اصلی تان را رها کنید و به آن کار بپردازید. به این ترتیب اهمیت و اولویت واقعی کارهایتان مشخص می شوند.

• با اولویت بندی لیست تان را سازماندهی کنید

بعد از این که کارهای روزانه تان را لیست کردید، گام بعدی این است که آن ها را اولویت بندی کنید. بعد از این که لیست تان را سازماندهی کردید، به طرح کلی می رسید که شما را از صبح تا عصر به مؤثرترین و کارآمدترین روش راهنماییخواهد کرد. با این راهنمایی متوجه می شوید که چه کاری را باید انجام دهید و کدام کار بیشتر از بقیه اهمیت دارد. طولی نخواهد کشید که عادت استفاده از لیست جزء عادت روزمره شما می شود. هیچ کاری را انجام ندهید مگر اینکه ابتدا آن را در لیست تان وارد کنید و در مقایسه با اهمیتی که با سایر وظایف تان دارد آن را اولویت بندی کنید.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…