قدرت زمان : جلسه های کاری متعدد و بیهوده

قدرت زمان : جلسه های کاری متعدد و بیهوده

اکثر جلسات کاری یا نشست های بی هدفی که بدون دستور کار، جهت گیری با نتیجه گیری تشکیل می شوند باعث اتلاف وقت بسیار زیادی می شوند. اینها جلساتی هستند که تشکیل می شوند و بدون هیچ صورت جلسه خاصی خاتمه پیدا می کنند. در چنین جلسه هایی هیچ مشکلی حل نمی شود، هیچ تصمیمی گرفته نمی شود و هیچ مسئولیتی به کسی ارجاع داده نمی شود، هیچ ضرب الاجلی برای هیچ کاری مورد توافق قرار نمی گیرد. از آنجا که بین ۲۵ تا ۳۰ درصد از ساعات کار در جلسات می گذرد برای اصلاح کیفیت این نوع جلسات باید وقت گذاشت و با آماده کردن دستور جلسه و حل و فصل هر مشکل مطرح شده کارایی را به نحو چشمگیری افزایش داد.

ابهام در مورد شرح وظایف

هر نوع نقص در اطلاعات و ابهام در مورد مسائل مهمی مثل روشن بودن کارکنان در مورد وظایف شان باعث اتلاف وقت زیادی می شود. در یکی از بررسی هایی که در مورد انگیزه کارمندان صورت گرفته است نتایج به دست آمده نشان می دهند بهترین شرکت ها آنهایی هستند که هر کارمندی شرکت را متعلق به خودش می داند و از وظیفه اش آگاه است. بدترین سازمان برای کار کردن جایی است که هیچ کس در مورد وظایف واقعی اش اطمینان ندارد. در این قبیل سازمان ها کارکنان در مورد مسئولیت هایشان ابهام دارند و از انجام هر نوع ریسکی واهمه دارند.

وقتی کارکنان ندانند که چه اتفاقاتی در حال افتادن هستند انگیزه شان را از دست می دهند، عملکرد ضعیفی خواهند داشت و تنها به حفظ امنیت شان فکر می کنند. کارکنان باید از تمام مسائل جاری که روی شغل شان تأثیرگذار است اطلاع داشته باشند. بهترین شرکتها آنهایی هستند که وضعیت کامل شرکت را با شفافیت و صداقت برای کارکنان شان توضیح می دهند. در چنین سازمان هایی همه کارکنان روی جریان امور اشراف دارند و چون همگی از شرکت تصویر کلی دارند تناسب و موقعیت شغل شان را نسبت به آن تصویر کلی درک می کنند. وقتی کارمندان دچار ابهام و تردید باشند وارد مکالمات، مباحثات و غیبت هایی می شوند که منجر به ایجاد عادت های ناکارآمد کاری و ضعف بازده می شوند و در نتیجه وقت فوق العاده زیادی تلف می شود.

وقت گذاشتن برای برقراری ارتباط روشن

در یک تحقیق ۸۴ درصد از مدیران اجرایی دلیل موفقیت شان را توانایی برقراری ارتباط با دیگران عنوان کرده اند. تقریبا همه زنان و مردان موفق دنیای کار، تجارت، سیاست و سایر حوزه ها، موقعیت شان را به توانایی برقراری ارتباط مناسب با دیگران مدیون هستند. برقراری ارتباط مؤثر یکی از مهارت های کلیدی مدیریت زمان است. در این مورد قانونی وجود دارد: هرگز نباید فرض کرد که طرف مقابل منظور شما را فهمیده مگر اینکه دراین مورد از زبان خود او بازخورد بگیرید. هرگز فرض نکنید چیزی را فهمیده اید مگر اینکه آن را تکرار کنید یا با زبان خودتان آن را توضیح بدهید و توافق طرف مقابل را در آن مورد به دست آورید.

روشن است که میزان درک ما از مسائل به میزانی است که می توانیم آن را برای طرف مقابل توضیح بدهیم. همین که کاری را که باید انجام شود یا تصمیمی را که گرفته اید به زبان ساده و روشن برای طرف مقابل بیان کنید هم خودتان بهتر متوجه مسئله می شوید و هم اینکه موضوع برای شنونده روشن می شود. در گفتگو با دیگران ابتدا باید حرف آنها را بفهمید و سپس سعی کنید حرف خودتان را به آنها بفهمانید. اکثر افراد این قاعده را معکوس در نظر می گیرند. آنها به قدری مشغول فهماندن حرف خود به دیگران هستند که برای فهمیدن حرف طرف مقابل وقت نمی گذارند. برای اطمینان پیدا کردن از اینکه حرف و منظور طرف مقابل را خوب فهمیده اید خوب به او گوش بدهید. بعد از اینکه حرف او را درک کردید سعی کنید حرف خودتان را به او بفهمانید. کلید برقراری ارتباط مؤثر در کار کردن با دیگران رسیدن به شفافیت ذهنی در مورد کیفیت، علت، زمان و معیار کاری است که باید انجام شود. رسیدن به شفافیت ذهنی مستلزم صرف وقت، توجه و صبر است.

قانون مزیت نسبی

در سال ۱۸۰۵ دیوید ریکاردو، اقتصاددان انگلیسی، آنچه را که امروزه یکی از مهم ترین اصول اقتصاد است و قانون مزیت نسبی نامیده می شود مطرح کرد. این قانون در درجه اول به تجارت میان کشورها اشاره داشت و با محاسبات ریاضی نشان می داد که هر کشوری در تولیدات برترش نسبت به سایر کشورها باید انحصاری عمل کند. ریکاردو نشان داد که حتی اگر کشور (الف) دو نوع محصول را نسبت به کشور (ب) با کیفیت بالاتری تولید می کند، باز هم برایش سودمندتر است که به طور انحصاری روی تولید بهترین محصولش تمرکز کند و تولید انحصاری محصول دیگر را به کشور (ب) واگذار کند. با در نظر گرفتن منابعی که در زمان تولید دو محصول مصرف می شود متوجه می شویم که برای شهروندان این دو کشور نیز سود تولید یک محصول بیشتر از سود دو محصول خواهد بود.

به کارگیری قانون مزیت نسبی در کار

در بازرگانی و امور تجاری رعایت این اصل فوق العاده مهم و اساس اختلاف دستمزدها در دنیای جدید کار است. در زندگی حرفه ای قانون مزیت نسبی می گوید انجام هر کاری را که دخل آن از خرجش کمتر است باید به افراد یا سازمان های دیگر واگذار کرد.

به بیان ساده اگر هدفتان این است که در سال ۵۰ هزار دلار درآمد داشته باشید و ۲۰۰۰ ساعت کار کنید، نرخ درآمد شما به ساعت تقریبا ۲۵ دلار است. مفهومش این است که باید انجام کاری را که درآمد آن پایین تر از این رقم است به دیگری محول کنید، حتی اگر مهارتتان در انجام آن کار بیشتر از او باشد. با این کار می توانید وقت بیشتری روی کارهایی بگذارید که درآمدشان ۲۵ دلار یا بیشتر است. اگر می خواهید به درآمد ۱۰۰ هزار دلار در سال برسید، باید میزان درآمدتان را به رقم ۵۰ دلار در ساعت برسانید. ولی اگر قرار باشد ماشین تان را خودتان بشویید، خرید مواد غذایی تان را خودتان انجام بدهید یا اینکه لباس هایتان را خودتان اتو بکشید، نمی توانید به درآمد ۵۰ دلار در ساعت برسید. اگر قرار باشد با همکاران تان صحبت کنید، چای درست کنید، روزنامه بخوانید و سراغ اینترنت بروید نمی توانید به درآمد ۲۵ تا ۵۰ دلار در ساعت برسید. این یک قاعده اساسی است که اگر می خواهید ۱۰۰ هزار دلار در سال درآمد داشته باشید باید هر روز هشت ساعت کار کنید، آن هم کاری با درآمد ۵۰ دلار در ساعت.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…