قوانینی که هنگام برگزاری جلسات کاری باید به آنها توجه کنید

قطعاً همه مدیران می‌دانند که برگزاری جلسات کاری و حضور در این جلسه ها تا چه اندازه برای کارکنان خسته‌کننده است. تبادل اطلاعاتی که در طول هفته یا در طول ماه بارها با آنها سر و کار داشته اند و رد و بدل ایده هایی که شاید هیچ وقت به نتیجه نرسد. اما برگزاری یک جلسه موثر برای کارآفرینان و مدیران خلاق بسیار مهم است و اتفاقاً از طریق همین جلسات می‌توانند جلوی بسیاری از مشکلات و شکست‌ها را بگیرند.

شما هم اگر به عنوان مدیر یک کسب و کار یا به عنوان یک کارآفرین به فکر برگزاری جلسات کاری هستید لازم است که چند مورد را رعایت کنید.

ممانعت از استفاده از گوشی همراه به هنگام برگزاری جلسات کاری

به عنوان قانون اول به کارمندان خود بهانه ندهید که نسبت به آنچه در جلسه گفته می شود گوش ندهند. قبل از شروع جلسه از آنها بخواهید که گوشی‌های هوشمند یا تبلت ها را خاموش کرده و همراه خود نیاورند. می توانید از آنها بخواهید که دفتر یادداشت هایی همراه خود داشته باشند تا ایده های رد و بدل شده در جریان برگزاری جلسات کاری در آن یادداشت کند.

متاسفانه امروزه گوشی های هوشمند و تبلت ها افراد را به شدت از یکدیگر دور کرده و جلسات کاری باید مکانی باشد که همه کارکنان به صورت متمرکز در آن حضور داشته باشند. حتی هنگامی که افراد متمرکز هستند باز هم رسیدن یک پیام یا یک ایمیل به راحتی می تواند آنها را از روی بحث بردارد. به کارکنان خود این موضوع را گوشزد کنید که نادیده گرفتن جلسه به دلیل تلفن یا تبلت نوعی بی ادبی است و در محیط کاری شما پذیرفتنی نیست.

نیازی به دعوت همه کارکنان نیست

یکی از دلایل عمده حواس پرتی کارکنان در جلسات افرادی هستند که نیازی به حضور آنها نیست. اگر به فکر برگزاری جلسات کاری هستید فقط افرادی را دعوت کنید که می‌توانند در مورد تغییرات عمده در کسب و کار بحث کنند. در واقع کسانی که می‌توانند روی استراتژی کسب و کار شما تاثیر بگذارند یا تغییراتی در مسیر آن به وجود بیاورند می توانند در این جلسات حضور داشته باشند.

اگر قرار است جلسه ای در مورد استراتژی بازاریابی برگزار کنید از کسانی استفاده کنید که در این زمینه تجربه و تخصص دارند. شاید شما افراد زیادی در تیم کاری خود داشته باشید که در حوزه‌های مختلف تخصص داشته باشند اما تخصص آنها برای بازاریابی مناسب نباشد. بنابراین قبل از برگزاری جلسات کاری هدف و ساختار آن را مشخص کنید و با توجه به آن لیست شرکت کنندگان را از قبل آماده کنید.

در مورد نوع جلسه و شرایط آن اطلاع رسانی کنید

امکان برگزاری جلسات کاری برای اهداف مختلف وجود دارد. مثلاً شما ممکن است به فکر طوفان فکری یا طوفان مغزی باشید و از همه برای یک تغییر جدید کمک بگیرید. این در حالی است که ممکن است گروه دیگر به دنبال به اشتراک‌گذاری اطلاعات یا تقویت روحیه یا حتی حل مسائل مختلف باشند. این یعنی هر کدام از این جلسات استراتژی خاص خود را می طلبد و اینکه شما در آن به چه شکلی حضور داشته باشید بسیار مهم و تعیین کننده است.

برای تعیین نوع جلسه و شرایط آن ابتدا مشخص کنید که در حال حاضر در چه وضعیتی هستید و می خواهید به چه نقطه ای برسید. درک شما از وضعیت فعلی و برنامه‌ریزی برای آینده الگوی خوبی است تا با توجه به آن گام های بعدی را طراحی کنید و مسیر مناسبی برای جلسات موثر خود داشته باشید. یک جلسه صرفاً به معنی گرد هم آمدن چند نفر برای تبادل اطلاعات نیست و شما در برگزاری جلسات کاری باید استراتژی دقیق و مشخصی داشته باشید.

زمانبندی جلسه را تعیین کنید

پس از انتخاب نوع جلسه، زمان تنظیم کردن دستور کار اصلی جلسه و نکات گفتگو شده در این جلسه است. طبیعتا شما هیچ وقت نمی خواهید جلسات خود را از پیش کنترل کنید، اما قرار نیست که دوره زمانی طولانی از آن را هم هدر دهید. اگر برای برگزاری جلسات کاری خود برنامه ریزی داشته باشید و زمان بندی مشخصی برای اجرای هر کدام از آن‌ها در نظر بگیرید، مطمئناً مدیریت جلسه هم برای شما راحت تر خواهد بود و کنترل بهتری نسبت به شرایط دارید.

صرف نظر از مدت زمان برگزاری جلسه، همیشه زمانی برای سوال یا ابراز نگرانی کنار بگذارید. اگر یک جلسه در مدت زمان مشخص شده به پایان نرسد تقصیر شماست و هیچ مسئولیتی بر گردن کارکنان نیست. اگر به سوالات کارکنان در جریان جلسه پاسخ داده نشود یا وقت به پایان برسد، یعنی نتوانسته اید که دستور کار جلسه را به خوبی مشخص کنید.

جلسات خود را زودتر تمام کنید

وقتی که دستور کار مشخص داشته باشید و برای حضور افراد مختلف در جلسات کاری خود برنامه داشته باشید طبیعتاً می توانید تعداد مکالمات و ایده های رد و بدل شده را محدود کنید. اگر کارکنان از حضور در جلسات لذت ببرند، در جریان آن ایده‌های خوبی مطرح می‌کنند و این گفت و گو ادامه پیدا می کند. اگر برگزاری جلسات کاری روال نامشخصی پیدا می کند بهتر است که آن را مدیریت کنید و به مسیر خود برگردانید.

جلسات طولانی به ندرت مورد تایید مدیران و کارکنان قرار می گیرد و در یک مطالعه مشخص شده که نیمی از جلسات کاری طولانی معمولاً تلف می‌شود. به همین دلیل توصیه می شود که حداکثر برای برگزاری جلسات کاری خود ۲۰ دقیقه در نظر بگیرید و در صورت نیاز آن را بیشتر تمدید کنید. تحقیقات ثابت کرده که نرخ بازدهی ۵ جلسه در طول هفته بسیار بیشتر از برگزاری یک جلسه طولانی‌مدت است.

کارمندان خلاق را محدود نکنید

یکی از موارد مهمی که هنگام برنامه ریزی برای برگزاری جلسات کاری به آن توجه داشته باشید این است که مراقب کارمندان خلاق خود باشید. این افراد باید مدت زمان بیشتری در جلسات کاری شما حضور داشته باشند و سایر کارمندان عادی خود را محدود کنید. معمولاً افرادی که در این جلسات شرکت می‌کنند تمرکز کافی برای انجام کارهای روزانه ندارند و این می‌تواند نرخ بازدهی آنها را پایین بیاورد.

در عین حالی که زمان جلسات کاری و شرایط آن ها را مدیریت می کنید، روال مشخصی برای کارمندان خلاق خود داشته باشید و آنها را به شکل استاندارد به کار بگیرید. کارمندان خلاق ترجیح می‌دهند که تقویم داشته باشند و روال کار آنها مشخص باشد. حتماً از قبل با این افراد هماهنگ باشید. البته در اینجا منظور ما جلسات مهم موقتی نیست و در مورد جلسات اضطراری می توانید این موضوع را تا حد ممکن محدود کنید.

محتوای برگزاری جلسات کاری را برای کارمندان بفرستید

یکی از راهکارهایی که برای محدود کردن اختلالات فکری کارکنان به کار برده می شود این است که محتوای جلسات را به عنوان ایمیل یا هر ابزار دیگری برای آنها بفرستید. فضای دیجیتال این فرصت را به شما می دهد که بدون ارتباط مستقیم با کارکنان و از دست دادن زمان، شرایط کاری را برای آنها توضیح دهید و راحت‌تر مدیریت کنید.

وقتی که شما قصد برگزاری جلسات کاری را دارید، باید از قبل برنامه‌ریزی‌هایی برای افراد حاضر در این جلسه و مدت زمان برگزاری جلسه داشته باشید و حتی مشخص کنید که چه شرایطی در محیط جلسه حاکم شود. حالا اگر مدیریت شما به شکلی است که کارمندان به طور جدی در برنامه‌های آن مشارکت دارند سعی کنید که از قبل در مورد این جلسات و آنها اطلاع رسانی کنید و از آنها بخواهید که در زمان مشخص شده در محل جلسه حضور داشته باشند.

اجازه دهید که کارکنان از برگزاری جلسات کاری لذت ببرند

اجازه ندهید که جلسات شما تبدیل به تجمعات احساسی شوند. در این جلسات شما باید شخصیت مدیریتی خود را نشان دهید و افرادی که درگیر احساسات و هیجان هستند را کنترل کنید. با انجام این کار شما کنترل بهتری روی شرایط جلسه دارید و می توانید در مورد زمانبندی و تبادل اطلاعات اظهار نظر کنید.

نکته ای که نباید فراموش کنید این است که هیچ کدام از کارکنان به جلسات رسمی و خشک علاقه ندارند. اینکه شما بتوانید از شوخی های رایج و شوخ‌طبعی در جلسات استفاده کنید برای کارمندان بسیار مهم است و راحت‌تر می‌توانند در این محیط اظهار نظر کنند. به عنوان مثال در هنگام برگزاری جلسات کاری شما می توانید ۹۰ تا ۹۵ درصد از وقت را به شکل رسمی برگزار کنید. اما ۵ تا ۱۰ درصد باقی مانده از زمان جلسه را به مسائل منعطف تر و خودمانی تر اختصاص دهید تا کارکنان از آن به‌عنوان یک نوع استراحت ذهنی استفاده کنند.

جمع بندی

اینکه برگزاری جلسات کاری برای کارکنان تلخ است یک موضوع طبیعی است و وقتی که از زمان مشخصی طولانی‌تر می‌شود، میزان بازدهی آن هم کمتر می‌شود. اگر روال مدیریتی شما به شکلی است که در طول هفته یا در طول ماه چند مورد جلسه کاری برگزار می کنید باید چند دستورالعمل برای ساده تر کردن فضای جلسه به کار ببرید. برگزاری این جلسات هم مانند هر قسمت دیگری از کار شما نیاز به برنامه‌ریزی دارد و اگر استراتژی مشخصی تعیین کنید می‌توانید آنها را به جلسات کاری موثر تبدیل کنید و از ثمره آن استفاده کنید.