قدرت زمان: راه های رفع مشکلات (2)

قدرت زمان: راه های رفع مشکلات (۲)

• تصمیم بگیرید

بعد از اینکه اطلاعات مختلف را به دست آوردید تصمیم بگیرید. راه حلی را انتخاب کنید که احساس می کنید بهترین راه حل موجود است. ولی قبل از ادامه از خود بپرسید چرا این راه حل بهترین راه حل موجود است؟ این راه حل چرا نسبت به راه حل های دیگر برتری دارد؟ هرچه وقت بیشتری برای فکر کردن و مطالعه مشکل و راه حل بگذارید پاسخ تان دقیق تر خواهد بود. چند دقیقه وقت گذاشتن برای تجزیه و تحلیل دقیق مشکل و راه حل آن، موجب می شود بعد از به کار بستن آن به میزان فوق العاده زیادی در وقتتان صرفه جویی کنید.

• راه حل پشتیبان داشته باشید

حتما از خودتان بپرسید که راه حل پشتیبان کدام است؟ به عبارت دیگر وقتی بهترین راه حل را پیدا کردید، به خودتان بگویید: «شاید آن راه حل اصلا مؤثر نباشد. آن وقت راه حل شماره دو من چیست؟» اگر راه حل اول با شکست روبرو شد راه حل دوم شما کدام است؟ فرایند فکر کردن به راه حل دوم تمرین ذهنی مؤثری است. این کار شما را مجبور می کند دیدتان را نسبت به مشکل و تمام احتمالات مربوط به آن بازتر کنید. اغلب اوقات با فکر کردن و تعیین راه حل پشتیبان در واقع راه حل اولیه تان را اصلاح می کنید. بعضی مواقع تمام آن را ممکن است تغییر دهید. به یاد داشته باشید که آزادی شما به اندازه انتخاب هایی است که برای خودتان فراهم می آورید. اگر قبل از هر اقدامی هرچه انتخاب های جایگزین بیشتری برای خودتان فراهم کنید موقع پیشروی کارایی تان بیشتر خواهد بود. مرتب از خودتان بپرسید اگر این راه حل جواب نداد چه کار باید بکنم؟ اگر راه حل اول اشتباه بود راه حل جایگزینم چیست؟ اگر این جریان به طور کلی با شکست روبرو شد باید چه عکس العملی داشته باشم؟

• بدترین نتیجه ممکن را مشخص کنید

قبل از اینکه راه حلی را به کار بگیرید از خودتان بپرسید در این جریان بدترین نتیجه ممکن چه خواهد بود؟ اگر از این راه حل استفاده کنید، بدترین اتفاقی که ممکن است پیش آید چه خواهد بود؟ از آنجایی که عواقب راه حل دوم به سختی عواقب راه حل اول نیست اغلب اوقات فراهم کردن راه حل دوم بهتر از راه حل اول است.

هر نوع فرایند تصمیم گیری با عامل مشخص ریسک پذیری روبروست. همیشه در مورد عاقبت کار تردید وجود دارد. همیشه خطرهایی وجود دارند که برخورد با آنها برایمان ممکن است و خطرهایی هم وجود دارند که برخورد با آنها از عهده مان خارج است. برای مثال تبلیغات کالا یا خدمات در سطح وسیع هزینه گزافی دارد. بسیاری از شرکت ها اشتباه می کنند و تمام سرمایه شان را در این مسیر صرف می کنند با این ذهنیت که حتی اگر تعداد معدودی به تبلیغات شان توجه کنند تمام هزینه صرف شده دوباره برمی گردد. آنها بدترین پیامد ممکن یعنی عدم استقبال از تبلیغات را در نظر نمی گیرند و این بارها اتفاق افتاده است. در نتیجه بسیاری از شرکت ها ورشکست شده اند. اینها خطراتی هستند که باید از آنها دوری کنید.

• مسئولیت های خاص را واگذار کنید

بعد از تصمیم گیری، برای عملی کردن تصمیم مزبور یا مسئولیت اقدامات را قبول کنید یا آنها را واگذار کنید. برای واگذار کردن کارها برنامه و مهلت تعیین کنید. برای همه دقیقا روشن کنید که چه کاری توسط چه کسی و بر اساس چه برنامه ای باید انجام شود. بسیاری از شرکت ها در حل مسئله اشتباه می کنند، آنها یک راه حل عالی پیدا می کنند، مسئولیت را واگذار می کنند اما انجام کار را پیگیری نمی کنند. دو تا چهار هفته بعد دوباره جلسه می گذارند در حالی که هیچ کاری انجام نشده. چرا؟ چون هیچ ضرب الاجلی مشخص نمی کنند. شخصی که مسئولیت به او واگذار شده است به بیراهه رفته و به پروژه های دیگر پرداخته است. هیچ اقدامی انجام نشده است. بعضی مواقع این اقدام نکردن می تواند عواقب مصیبت باری داشته باشد. وقتی تصمیم می گیرید، کسی را به عنوان مسئول اجرای آن تصمیم یا انجام آن کار تعیین کنید، برای او مهلت تعیین کنید و آنگاه آن را پیگیری کنید. مهم ترین قسمت مشکل گشایی همین است.

• روی مشارکت تمرکز کنید

یکی از تکنیک های کلیدی مدیریت زمان در کار کردن با دیگران تمرکز روی مشارکت است. در یک سازمان، برای برقراری ارتباط درست و کار عالی تیمی، تمرکز روی مشارکت بسیار حیاتی است. روابط خوب انسانی در شرکتها موقعی ایجاد می شود که اساس روابط وظیفه محور باشند و منظور آنها رسیدن به اهدافی خاص یا حل مشکلاتی خاص باشد. اگر اساس روابط در دنیای کار وظیفه محور نباشند، فرد محور خواهند شد و به جای اینکه روابط هدفمند و قابل سنجش باشند، تحت تأثیر نظرات شخصی قرار خواهند گرفت. در نتیجه اکثر اوقات افراد مشغول صحبت و غیبت خواهند بود و این منجر به اتلاف وقت زیاد می شود و بهره وری را بسیار کم می کند.

• مدیریت مشارکتی را به کار بگیرید

مدیریت مشارکتی در کار با مردم ابزار بسیار مطلوبی برای صرفه جویی در وقت است. یکی از بهترین ابزاری که مدیر می تواند به آن متوسل شود همین مدیریت مشارکتی است. مدیریت مشارکتی مستلزم آن است که هفته ای یک بار تیم تان را برای یک نشست گروهی جمع کنید. در این نشست کارکنان درباره کارهایی که انجام میدهند و پیشرفت هایی که داشته اند و هر مشکلی که با آن روبرو هستند صحبت می کنند، از هم سؤال می کنند، تصمیم هایی گرفته می شود و روی راه حل ها توافق می شود. کشف جالب در مورد مدیریت مشارکتی این است که وقتی کسی در حضور همکاران برای انجام کاری در مهلتی معین در حضور همکاران تعهد می کند انگیزه درونی لازم برای تکمیل آن در او ایجاد می شود. علاوه بر این وقتی مرتب کارکنان را دور هم جمع می کنید با این روش در مقایسه با هر روش دیگری سریع تر می توانید مشکلات را حل کنید، تصمیم گیری کنید و سوء تعبیرها را برطرف کنید. مدیریت مشارکتی ابزار فوق العاده ای است که به عنوان یک مدیر یا ناظر در تمام عمر حرفه ای تان می توانید از آن استفاده کنید.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…