قدرت زمان: واگذار نمودن مسئولیت ها و انجام کار بیشتر

قدرت زمان: واگذار نمودن مسئولیت ها و انجام کار بیشتر

اصول واگذار نمودن مسئولیت ها

برای واگذاری مؤثر کارها چند اصل وجود دارد. اگر هر یک از این اصول نادیده گرفته شوند با خطر ارتباط غیر مؤثر، سوء تعبیر، از بین رفتن روحیه و عملکرد ضعیف روبرو خواهید شد.

• سازگاری شخص با کار مورد نظر را در نظر بگیرید

یکی از اتلاف کننده های بزرگ وقت در دنیای کار واگذاری نامناسب کار است. اغلب اوقات کاری به شخصی داده می شود که توانایی انجام درست آن را ندارد و یا نمی تواند طبق برنامه آن را تمام کند. در مورد عملکرد فرد بهترین پیش بینی آینده نگاه به گذشته است. اصل این است که هرگز یک کار مهم را به شخصی واگذار نکنید که عملکرد گذشته اش در مورد آن کار رضایت بخش نبوده است. منصفانه هم نیست انتظار داشته باشیم که کسی برای اولین بار کاری را در سطح کیفی قابل قبول انجام دهد.

• در مورد کاری که باید انجام شود به توافق برسید

بعد از گزینش فرد مناسب وقت بگذارید و با او در مورد کاری که باید انجام شود مذاکره کنید و به توافق برسید. هر چه برای مذاکره و توافق بر سر نتیجه و هدف مورد نظر وقت بیشتری بگذارید، یعنی برای رسیدن به شفافیت ذهنی فرد در مورد آنچه باید انجام شود بیشتر تلاش کنید، آن کار سریع تر و بهتر انجام خواهد شد.

• در مورد نحوه انجام کار توضیح بدهید

روش انجام کار مورد نظرتان را برای فرد توضیح بدهید. توضیح بدهید که مایلید چطور آن کار انجام شود و اینکه در گذشته چطور اشخاص دیگر آن کار را با موفقیت انجام داده اند.

• به بازخورد فرد مورد نظر در مورد توضیحات تان توجه کنید

از او بخواهید دستورالعمل های شما را با زبان خودش توضیح بدهد. از او بخواهید توضیح هایی را که به او داده اید و در باره اش توافق کرده اید دوباره برای شما توضیح بدهد. تنها راهی که می توانید از آن طریق مطمئن شوید طرف مقابل واقعا درک کرده است که چه کاری به او واگذار شده همین است.

– مهلت تعیین کنید. برای تکمیل یک کار در زمانی معین، مهلت تعیین کنید. همزمان در مورد ارائه گزارش منظم چگونگی پیشرفت کار و بررسی دوره ای کیفیت کار توافق کنید. در صورت هر نوع تاخیر در زمان تحویل کار یا بروز مشکل، از کارمندان علت را بپرسید و از آنها پاسخ بخواهید.

– ارائه گزارش در صورت بروز مشکل، برای افزایش بهره وری کارکردن با دیگران، ابزار قدرتمندی است. به این معنی که اگر کارها طبق روال و برنامه پیش بروند شخص مسئول مجبور نیست به شما گزارش بدهد و هنگامی که می بینید خبری از سوی او به شما نمی رسد مفهومش این است که همه چیز خوب پیش می رود. آن شخص موقعی مجبور است به شما گزارش بدهد که موردی استثنایی پیش بیاید و در انجام به موقع کار طبق کیفیتی که در موردش قبلا توافق کرده بودید، مشکلی پیش بیاید.

راه های انجام دادن کار بیشتر

برای اینکه روزانه کارهای بیشتری را بتوانید انجام بدهید هفت راه وجود دارد. همه آنها ساده، مستقیم و بی هزینه هستند.

١- سخت تر کار کنید. در مقایسه با امروز سخت تر کار کنید. باید تمرکز بیشتری روی کارتان داشته باشید. با تمام حواس روی کارتان تمرکز کنید و خودتان را مقید کنید که بدون اختلال، انحراف یا حواس پرتی کار کنید. شما می توانید سخت تر از هر کس دیگر کار کنید و این رمز رسیدن به موفقیت های بزرگ است.

۲- سریع تر کار کنید. شما می توانید نسبت به امروز تندتر کار کنید. می توانید سریع تر گام بردارید و سرعت کارتان را بیشتر کنید. وقتی می خواهید از جایی به جای دیگر بروید یا کارهای متعددی را به انجام برسانید می توانید سرعت تان را افزایش بدهید. وقتی سخت کار کردن را با سریع کار کردن ترکیب کنید، می توانید در یک روز بیشتر از یک هفته دیگران کار کنید.

۳- کارها را دسته بندی کنید. می توانید کارهایتان را دسته بندی کنید. می توانید یک سری کارهای مشابه را با هم انجام بدهید، از منحنی یادگیری بهره ببرید که می گوید اگر کارهای مشابه را با هم انجام بدهید مثلا به همه نامه ها یکجا پاسخ بدهید و میان پاسخ دادن به نامه ها به کارهای دیگر نپردازید وقت تان کمتر تلف می شود.

۴- به کارهای مهم تر بپردازید. بیشتر به کارهای مهم تر بپردازید؛ روی وظایفی که با ارزش ترند کار کنید. به جای انجام کارهایی که بازدهی کمتری دارند کارهایی را انجام بدهید که قابلیت بازدهی آنها بالاتر است.

۵- کارهایی را انجام بدهید که توانایی بیشتری برای انجام آنها دارید. کارهایی را انجام بدهید که در آنها مهارت دارید. هر چه مهارتتان در یک حوزه کلیدی بیشتر باشد می توانید کار بیشتری را با کیفیت بالاتر انجام دهید. مهارت بالای شما در انجام آن کارها باعث خواهد شد آنها را راحت تر انجام بدهید و در نتیجه انرژی کمتری مصرف و انرژی بیشتری ذخیره کنید.

۶- میزان خطاهایتان را کم کنید. برای اینکه کار بیشتری انجام بدهید از میزان خطاهایتان کم کنید و اگر بتوانید همان بار اول کاری را به انجام برسانید در وقتتان صرفه جویی زیادی خواهید کرد. شنیده اید که می گویند برای انجام درست یک کار هیچ گاه وقت کافی وجود ندارد ولی برای تمام کردن آن همیشه وقت هست؟ یکی از بهترین تکنیک های مدیریت زمان انجام دادن درست کار در همان مرحله اول است، حتی اگر به زحمت و تمرکز بیشتری نیاز داشته باشد.

۷- کار را ساده کنید. با کاهش مراحل لازم برای انجام یک کار می توانید آن را ساده کنید. با این روش، کار ساده تر و راحت تر انجام می شود.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…