قدرت زمان : امور را بین اعضای گروه تقسیم کنید

قدرت زمان : امور را بین اعضای گروه تقسیم کنید

با تقسیم کارها بین اعضای گروهتان آنها را در پروژه ای که در دست دارید شریک کنید. بین احساس مالکیت فرد نسبت به کار و میزان تعهد او به تکمیل آن ارتباط مستقیمی وجود دارد. جا انداختن این احساس مالکیت که هر یک از اعضای تیم شخصا در تکمیل پروژه مسئول هستند یکی از وظایف کلیدی رهبری است. می توانید با مطرح کردن جزئیات دقیق پروژه با تک تک افرادی که قرار است آن را انجام دهند به این هدف برسید.

• تصویر مشترک ایجاد کنید

تصویر مشترک تصویری مطلوب از موفقیت آینده است که هر فرد تیم تحت تأثیر آن قرار می گیرد و آن را باور می کند. چطور می توانید تصویر مشترک ایجاد کنید؟ با اعضای گروه تان می نشینید و در مورد جواب این سؤال همفکری می کنید: «می خواهیم چه کار کنیم؟ » همه را به مشارکت و همکاری تشویق می کنید و از آنها می خواهید بینشی ارائه دهند و نتیجه مطلوب نهایی را در ذهن شان ترسیم کنند. وقتی این بینش و تصویر ذهنی روشن است و همه آن را پذیرفته اند «برنامه ریزی مشترک» برای رسیدن به آن بینش شروع می شود.

• طرح های مشترک داشته باشید

طرح های مشترک برای تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه حیاتی هستند. این گام مستلزم گفتگوی تمام اعضای گروه برای عملی کردن طرح هاست. و این طرح ها باید فعالیت های گام به گامی را که برای تکمیل پروژه لازم است شامل شوند. هر کس باید بداند که چه کاری باید انجام دهد و حتی مهم تر از آن هر کس باید از وظایف مورد انتظار از تک تک اعضای گروه آگاه باشد. در مراحل اولیه اجرای پروژه هر چقدر وقت بیشتری را با اعضای تیم برای ارائه طرح ها صرف کنید بعد از شروع کار برای به انجام رساندن آن تعهد خلاقیت بیشتری خواهید داشت.

• برنامه ریزی و ضرب الاجل داشته باشید

وقتی تیم تان تصویر مشترک و طرح های مشترک ایجاد کرد و هرکس دقیقا فهمید که چه کاری باید انجام دهد و نتیجه نهایی چیست گام بعدی شما تعیین ضرب الاجل برای تکمیل پروژه بر اساس توافق با اعضای گروه تان است. علاوه بر این به ضرب الاجل های فرعی نیز نیاز دارید. توافق در تیمی که می خواهد عملکردی عالی داشته باشد بسیار مهم است. از افراد گروه بپرسید که به نظر آنها برای تکمیل هر قسمت از کار و تکمیل نهایی پروژه چه مدت زمان لازم است. در نتیجه مذاکره و تبادل نظر هرکس باید روی زمان مورد نظر برای تکمیل پروژه توافق داشته باشد.

یکی از بزرگترین اشتباهات در مدیریت پروژه هنگامی است که مدیر پروژه تاریخ یا ضرب الاجلی حساب نشده تعیین کند که تمام اعضای تیم روی آن توافق ندارند. در این صورت مشکلاتی پیش خواهد آمد و ضرب الاجل رعایت نخواهد نشد. اگر ضرب الاجل هم رعایت شود نتیجه کار اغلب پر از اشتباه و مشکل خواهد بود و خیلی بهتر است پیش از شروع روی ضرب الاجلی معقول توافق شود. ضرب الاجل هایی که تعیین می کنید باید بر مبنای توافق گروه یا حتی در صورت امکان رای اکثریت باشد. کاری کنید که هر کس روی توافق مربوط به زمان بندی و جدول برنامه ریزی تکمیل هر بخش از کار و تکمیل کل پروژه سهم داشته باشد.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…