مدیر موفق و استفاده‌ی بهینه از زمان
مدیر موفق و استفاده‌ی بهینه از زمان
می‌دانیم که عوامل مؤثر در بهره‌وری سازمانی متعددند، یکی از این عوامل میتواند استفادۀ بهینه از زمان باشد. با توجه به مشغله‌های فراوان یک مدیر، بدون برنامه‌ریزی برای زمان، رسیدگی به همۀ امور بسیار دشوار خواهد بود.
در تعریف کارآیی گفته شده است؛ انجام دادن هر وظیفه با صرف حداقل زمان ممکن و حداقل نیروی ممکن. با توجه به این تعریف عملی و ساده از کارآیی، می‌توان به اهمیت بهره‌گیری مناسب از زمان در دستیابی به هدف‌های از پیش تعیین شده، پی برد. لازمۀ افزایش بهره‌وری شغلی کارکنان و بهره‌وری سازمانی، استفادۀ بهینه از وقت است. می‌دانیم که اوقات کاری مدیران به ویژه در سطوح پایه صرف چهار زمینه، یعنی انجام دادن؛ (۱) وظایف شغلی عادی؛ (۲) وظایف شغلی اساسی؛ (۳) تکالیف خاص و (۴) کار مبتنی بر خلاقیت و نوآوری، می‌شود. مدیران موفق در بهره‌گیری بهینه از وقت به این بینش رسیده‌اند که در موضوعات و مباحث مرتبط با بهره‌وری سازمانی، هیچ ارزش یا عاملی برتر از مدیریت اثربخش زمان، نیست. به همین دلیل می‌دانند که؛
۱. اوقات کاری آنان صرف چه فعالیت‌هایی می‌شود.
۲. چه میزان از وظایف یا کارهای عادی خود را می‌توانند به منشی یا به یکی از همکاران خود، واگذار کنند و کدام وظایف را باید شخصاً انجام دهند.
۳. در برنامۀ روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانۀ خود، چگونه باید همۀ فعالیت‌ها و وظایف خود را به عنوان یک مدیر، بگنجانند.
۴. در قرار ملاقات‌ها، پاسخگویی به تلفن‌ها و استفاده از یاد‌داشت‌ها، چگونه باید عمل کرد که حداقل زمان لازم و مفید برای هر فعالیت، صرف شود.
۵. چگونه می‌توان؛ (۱) از زیاده‌گویی پرهیز کرد؛ (۲) تفویض اختیار نمود و (۳) از نظام بایگانی درست، استفاده کرد.
۶. ضایع کنندگان وقت کدامند و چگونه می‌توان با برنامه‌ریزی درست، سازماندهی اثربخش، هدایت کردن، برقراری ارتباط اثربخش، تصمیم‌گیری‌های درست، منظم بودن و نظایر آن، در زمان کمتر، کارهای بیشتری را انجام داد.
(منبع: روان‌شناسی مدیریت تألیف دکتر محمود ساعتچی)
عالی بود
ممنون خانم کریمی
متشکرم ، کتاب مدیریت زمان برایان تریسی از انتشارات اشکذر نیز مفید است
ممنونم. کتاب ” قورباغه را قورت بده ” هم میتواند در مدیریت زمان موثر باشد. باتشکر