کِی و چگونه جلسه برگزار کنیم؟

همیشه جلسه‌ای وجود داشته که در آن نشسته و از خود پرسیده‌اید که “چرا جلسه برگزار کردیم؟ می‌توانستم این مسئله را به جای ۲ ساعت جلسه، طی ۱۰ دقیقه تماس تلفنی حل کنم!” یا شاید فکر می‌کنید “چرا من اینجا هستم؟ من که چیزی درباره‌ی این موضوع نمی‌دانم، ورودم به این جلسه برای اجرای پروژه‌ی نهایی، ضروری نیست.”

فقط به خاطر دیدار یکدیگر جلسه برگزار نکنید. هر گردهمایی باید هدف خاصی داشته باشد. ابتدا باید برگزاری جلسه را ضروری بدانید و اینکه واقعاً به حضور هر یک از شرکت‌کنندگان نیاز دارید. بنابراین پیش از اینکه همه را دور هم جمع کنید، مطمئن شوید که دلیلی برای برگزاری جلسه دارید و تصمیم بگیرید که واقعاً به حضور چه کسانی در جلسه نیاز است.

بعد از اینکه جلسه‌ی شما شروع شد، مطمئن شوید که همه فرصت صحبت کردن دارند و دیگران نیز گوش می‌دهند و توجه می‌کنند.

باید زمانی جلسه را ترک کنید که احساس می‌کنید همه چیز واقعاً انجام شده و زمان صرف شده مفید و ارزشمند بوده است.

در اینجا برای به حداکثر رساندن اثربخشی جلسات نکاتی ارائه می‌کنیم:

• جلسه را در مکان مناسبی برگزار کنید.
• کمترین تعداد افراد ممکن را دعوت کنید.
• یک دستور جلسه‌ی کتبی تهیه کنید.
• به موقع حاضر شوید.
• مطمئن شوید که همه، دیدگاه‌های خود را بیان می‌کنند.
• متمرکز باشید.
• صورت جلسه بنویسید.

باید فقط افرادی را دعوت کنید که با موضوع بحث مرتبط باشند یا اینکه دیدگاه، تجربه، یا تخصصی در زمینه‌ی موضوع بحث داشته باشند. دستور جلسه‌ی شما باید رئوس مطالبی را که می‌خواهید در جلسه مطرح کنید پوشش دهد. اگر برنامه‌ریزی شده است که جلسه رأس ساعت ۳ بعدازظهر آغاز شود، برای ورود به جلسه تا ساعت ۳:۱۵ تأخیر نکنید. اجازه ندهید یک نفر خود را محور جلسه قرار دهد. یک نفر باید مسئول نوشتن مطالب باشد و همه چیز را یادداشت کند تا تصمیمات مهم به فراموشی سپرده نشوند.

(منبع: ایجاد انگیزه در کارکنان ترجمۀ حسام سعیدی)