قدرت زمان : ارتباط با دیگران و زمان

قدرت زمان : ارتباط با دیگران و زمان

هیچ چیز نیرومندتر از شناخت سرشت یک انسان نیست. چه گرایشی در او وجود دارد و چه غرایزی حاکم بر اعمال اوست؟ اگر این ها را در مورد کسی بدانید می توانید به اعماق وجود او پی ببرید. ویلیام برنباخ

برخوردهایی که در طول روز با دیگران دارید بیش از هر چیز دیگری وقت شما را می گیرند. حتی کارمندان فنی و متخصص ۷۵ درصد وقت شان را صرف صحبت کردن با همکارانشان می کنند. از طریق بهبود کیفیت برقراری ارتباط می توانید کارایی این برخوردها را به میزان قابل ملاحظه ای افزایش دهید. در زندگی، یکی از اتلاف کننده های وقت، مردم هستند. این مشکل را می توان به سه نوع تقسیم کرد.

• سوء تعبیرهای متداول

یکی از عوامل بزرگ وقت کشی سوء تعبیری است که مردم نسبت به نقش، هدف و مسئولیت شان دارند. مردم معمولا نسبت به انتظاراتی که دیگران از آن ها دارند نا آشنا هستند، نمی دانند چطور این انتظارات را برآورده کنند و زمان درست آن را نمی شناسند. سوء تعبیر منجر به ناکار آمدی، خشم، ناامیدی و ناراحتی می شود. برای رفع یک سوء تعبیر و برگرداندن اوضاع به حالت عادی باید وقت بسیار زیادی صرف کرد. اکثر مشکلاتی که در زندگی دارید به گذشته برمی گردد. این مشکلات به شکل های مختلف خود را نشان می دهند. شاید ۸۵ درصد خوشحالی یا ناراحتی شما در زندگی به نوعی به دیگران باز می گردد. سوء تعبیر در برقراری ارتباط با دیگران منشاء اصلی اتلاف وقت است.

سوء تعبیر در مورد اولویت ها اغلب به انجام کاری نامناسب در زمان نا مناسب، به دلیلی نا مناسب و شاید با کیفیتی نا مناسب منجر می شود، یا شاید هم برای شخصی نامناسب کار می کنید. یکی از موقعیت های مشکل کاری که می تواند فشار روحی فوق العاده ای روی شما ایجاد کند پیش آمدن سوء تعبیر بخصوص سوء تعبیر در ارتباط با کار فرما است. منحصر به فرد ترین عامل احساس مثبت و کار با انگیزه بالا آگاهی کامل از حدود انتظاراتی است که دیگران از ما دارند. از طرف دیگر در هر شغلی گله و شکایت اصلی وظیفه نشناسی و نا آشنایی صاحب شغل نسبت به حدود انتظارات شغلی اوست.

برای اینکه بهترین عملکرد را از خودتان بروز بدهید باید اطلاعات شفاف و دقیقی در مورد شغل تان و انتظاراتی که از شما می رود داشته باشید. باید نتایج مورد نظر و معیارهای عملکرد صحیح، برایتان روشن بوده، برنامه ها و ضرب الاجل ها نیز واضح باشند و کاملا روشن باشد که پاداش درست انجام دادن کارها و عواقب اشتباهات، چه هستند. شفافیت، بسیار مهم است.

واگذاری ناقص اختیارات به دیگران یا از سوی دیگران، هم از ناحیه رییس و هم از ناحیه کارمند، به خطا و اشتباه منجر می شود. یکی از اتلاف کننده های مهم زمان همین است. یکی از قوانین موفقیت در زندگی و کار داشتن حسن نیت نسبت به دیگران است. به طور کلی باید این فرض وجود داشته باشد که هر کس در انجام کاری که به او ارجاع شده است بالاترین حسن نیت را دارد، ولی واگذاری ناقص مسئولیت ها باعث می شود حتی صادق ترین و با استعدادترین افراد هم عملکرد ضعیف یا اشتباهی داشته باشند. بنابراین پایان کار آنها به احساس نارضایتی و ناراحتی می انجامد.

• ابهام در حدود اختیارات

ابهام در حدود اختیارات و مسئولیت ها به اتلاف وقت منجر می شود. کارکنان نمی دانند چه کسی باید چه کاری را در چه زمانی و با چه استاندارد و کیفیتی انجام دهد. آنها در این موارد سرگردان می مانند: در مقابل چه کسی باید پاسخگو باشند؟ مسئولیت با کیست؟ چه کسی رییس است؟

در بسیاری از سمینارهای مدیریت اغلب از مدیران سئوال می کنم که اگر مایل باشند یک بازی با هم داشته باشیم. اسم این بازی شغلت را حفظ کن نام دارد و قوانین آن خیلی ساده است. اول اینکه، مدیر باید نام افرادی را که پاسخ گوی او هستند یادداشت کند. بعد در مقابل نام آن ها وظایفشان را به ترتیب اولویت و بر مبنای اینکه چرا هریک از آنها در لیست حقوق بگیران شرکت قرارد دارند بنویسد. گام بعدی این است که باید با هر یک از کارمندانش مصاحبه کند و از آنها بخواهد به این پرسش پاسخ دهند که علت اصلی استخدام آنها بر حسب اولویت چه بوده است؟

اگر پاسخ تک تک کارمندان به این پرسش مطابق با پاسخ مدیر بود، آن مدیر مجاز است که شغل خود را حفظ کند. بعد از توضیح درباره نحوه انجام این بازی از مدیرهای شرکت کننده در سمینار می پرسم که آیا کسی آمادگی انجام این بازی را دارد؟ هیچ کدام حاضر نیستند در این بازی شرکت کنند. در طی سال هایی که این بازی را پیشنهاد داده ام هرگز ندیده ام مدیری مایل باشد برای اینکه کارکنانش بفهمند شرح وظایف شان چیست پست و مقامش را گرو بگذارد. در واقع هر مدیری باید اطمینان پیدا کند که هر یک از کارمندانش از شرح وظایفشان دقیقا آگاه هستند. یکی از سریع ترین راه ها برای افزایش راندمان کار، رفع سوء تعبیرها و اصلاح ارتباطات این است که مدیر وقت بگذارد و با هر یک از کارمندهایش نشستی داشته باشد و در مورد اینکه دقیقا چه کاری را با چه ترتیب اولویتی و با چه استانداردی باید انجام دهند، با آنها صحبت کند.

• اطلاعات ناقص

یکی از اتلاف کننده های بزرگ زمان در کار، اطلاعات ضعیف یا ناقص است که منجر به فرضیه ها و نتیجه گیری های غلط می شود. تعداد آدم هایی که به خاطر اطلاعات غلط به نتیجه گیری های نادرست می رسند یا دچار فرضیه های غلط می شوند باعث حیرت است. بهترین مدیران همیشه قبل از اینکه تصمیمی بگیرند وقت می گذارند و سؤال هایی مطرح می کنند و به پاسخ هایی که می شنوند به دقت گوش میدهند. اگر در مورد وجود مسئله یا مشکلی به اطلاعات کلیدی برسند برای اطمینان از دقیق بودن آن اطلاعات دوباره آنها را مورد بررسی قرار می دهند. همیشه این سؤال را مطرح کنید که برای اثبات یک ادعا، یا یک واقعیت چه دلایل و شواهدی وجود دارد؟ هرگز بدون بررسی دقیق یک موضوع را به عنوان واقعیت نپذیرید.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…