مدیران توجه کنند! چرا جابجایی کارکنان در سازمان ضروری است؟

با وجود اینکه روال جابجایی کارکنان در سازمان‌های دولتی با نظم خاصی انجام می‌شود، اما شرکت‌های خصوصی اعتقاد چندانی به این موضوع ندارند. رفتار مدیران نسبت به کارکنان متفاوت است و برخی از آنها ترجیح می‌دهند که کارکنان را در بهترین موقعیت و برای بلند مدت حفظ کنند. اما در طرف مقابل برخی دیگر از مدیران به دنبال پرورش استعدادهای جدید و جایگزین کردن آنها هستند که جابجایی کارمندان یکی از حربه‌های آنهاست.

اما با در نظر گرفتن جابجایی کارکنان در سازمان‌های مختلف در ایران که معمولاً هر چهار سال یکبار انجام می‌شود، در این مطلب به بررسی مزایا و معایب آن خواهیم پرداخت تا مدیران توجه بیشتری به این موضوع داشته باشند.

جابجایی کارکنان فقط مختص به ایران است؟

خیر و تقریباً در سیستم مدیریتی همه کشورهای دنیا از این حربه استفاده می‌شود. نتایج تحقیقات نشان می‌دهد که در کشورهایی مانند ایران مکانیسم ارتقاء مبتنی بر ارشدیت و سابقه کارکنان است و به همین دلیل کارکنان قدیمی‌تر در انتهای دوره شغلی خود به پست‌های مدیریتی می‌رسند. این در حالی است که سیستم جابجایی کارکنان در کشورهای آمریکا و ژاپن بر مبنای استعداد و توانایی است و مشاهده می‌شود که حتی نیروهای جوان تازه کار در ابتدا وارد پست‌های مهم می‌شوند.

نکته جالب دیگری که تفاوت بین جابجایی کارکنان در سازمان‌های ایرانی و مقایسه آن با سازمان‌های آمریکایی و ژاپنی نشان می‌دهد، زمان جابجایی است. متاسفانه در ایران یک بدعت به وجود آمده که جابجایی‌ها ظرف یک دوره چهار ساله انجام می‌شود. این موضوع از این جهت اهمیت دارد که برخی از پرسنل مجبورند که چهار سال یک فرد بی استعداد را تحمل کنند. این در حالی است که در کشورهای توسعه یافته تر مدت زمان جابجایی حتی به کمتر از یک سال رسیده و برای آنها بیشتر استعداد در اولویت است.

مزایای جابجایی کارکنان در سازمان

چه در ایران به صورت دوره چهارساله و چه در کشورهایی مانند آمریکا و ژاپن در دوره‌های کوتاه مدت، در هر صورت جابجایی کارکنان رخ می‌دهد و افراد نمی‌توانند به طور کامل خود را وابسته به یک پست سازمانی بدانند. اما استفاده از این حربه برای مدیران چه مزیتی به همراه دارد و چه تاثیری در مسیر کسب و کار خواهد داشت:

جلوگیری از تکراری شدن برنامه‌ها

شما وقتی که قرار باشد یک دوره زمانی ۲۰ یا ۳۰ ساله را در یک موقعیت شغلی ثابت با روند مشخص سر کنید، مطمئناً برنامه‌ها و اصول کاری به حدی تکراری می‌شود که حتی با چشم بسته هم می‌توانید آنها را انجام دهید. اگرچه این می‌تواند به بالا بردن کیفیت خدمات کمک کند، اما تجربه نشان داده که این افراد به مرور زمان نسبت به مسئله خلاقیت در کسب و کار بی تفاوت می‌شوند و ترجیح می‌دهند که همان برنامه تکراری روزانه یا سالانه خود را اجرا کنند.

این در حالی است که جابجایی کارکنان در سازمان به آنها نشان می‌دهد که می‌توانند استعداد خود را نشان دهند و در موقعیت شغلی بهتر با مزایای بهتری باشند.

استعدادیابی

اگر مکانیزم ارتقا مبتنی بر ارشدیت اجرا شود، روال کار به این صورت خواهد بود که هر فرد بالاخره بعد از مدت زمانی خدمت، به یک موقعیت بهتر انتقال داده می‌شود و نیازی به آموزش یا تغییر شیوه کار خود ندارد. بنابراین عملاً استعدادهایی که در سطوح پایین‌تر هستند امیدی برای رسیدن سریعتر به پست‌های مهم ندارند و به نوعی باعث بی‌انگیزگی و حتی از دست رفتن نیروهای کاری حرفه‌ای می‌شود.

این در حالی است که جابجایی کارکنان در سازمان هم به نوعی برای کارکنان ارشد هشدار دهنده بوده و هم برای نیروهای جدید و با استعداد امید آور است.

سپاسگزاری

اگرچه جابجایی کارکنان در سازمان‌های مختلف طبیعی است و به مرور زمان برای کارکنان هم به یک برنامه طبیعی تبدیل می‌شود، اما باید بپذیریم که مدیران می‌توانند از این حربه به عنوان یک راهکار سپاسگزاری و تشکر استفاده کنند و نشان دهند که به یاد توانایی و عملکرد کارکنان خود هستند. طبیعتاً هر موقعیت شغلی از لحاظ مزایا و حقوق تفاوت‌هایی نسبت به سایر گزینه‌ها دارد. بنابراین می‌توان از حربه جابجایی شغلی و جابجایی سازمانی برای تشکر از وفاداری کارکنان استفاده کرد.

باید بپذیریم که وفاداری کارکنان می‌تواند تأثیر چشمگیری در عملکرد یک شرکت داشته باشد. از طرف دیگر ایجاد احساس دیده شدن و توجه به کارکنان باعث می‌شود که با جدیت و دقت بیشتری وظایف خود را انجام دهند و سعی کنند که در بخش‌های دیگر هم استعداد خود را نشان دهند.

پیش بینی برای غیبت احتمالی کارکنان

اگرچه در بندهای قبلی نشان دادیم که جابجایی کارکنان در سازمان و موقعیت شغلی آنها بیشتر برای کارمندان مناسب است، اما نمی‌توانیم از مزایای آن برای مدیران چشم پوشی کنیم. فرض بگیرید که شما مدیریت یک سازمان بزرگ هستید که در آن موقعیت‌های شغلی متفاوتی تعریف شده و برای هر کدام از آنها کارکنان با استعداد و حرفه‌ای استخدام کرده‌اید. حالا اگر یکی از کارکنان به هر دلیلی توانایی حضور بلند مدت در محل کار خود را نداشته باشد یا برخی از آنها توسط شرکت‌های دیگر استخدام شوند، برای جایگزینی احتمالی آن چه کاری انجام می‌دهید.

یکی از مزایای جالب به جابجایی کارکنان در سازمان این است که شما هر کدام از کارکنان را نسبت به شغل‌های مختلف توجیه می‌کنید و به نوعی آنها را به عنوان نیروی کار ذخیره نگه می‌دارید. بنابراین اگر شرایط بحرانی شد و نیاز به نیروی جایگزین داشتید، از این کارکنان استفاده می‌کنید تا یک شخص با استعداد و جدید جایگزین کنید.

جلوگیری از ترک احتمالی محل کار

بی انگیزگی اصلی‌ترین عامل جابجایی کارکنان از یک سازمان به سازمان دیگر است. حتی خود یک مدیر هم اگر متوجه شود که در سازمان دیگر کارایی بیشتری دارد و از لحاظ حقوق و مزایا در سطح بهتری قرار می‌گیرد، شرکت فعلی را رها کرده و به سراغ شرکت جدیدتر می‌رود. حالا اگر در یک سازمان افراد پرتلاش و با استعداد در یک پروسه زمانی مشخص به پیشرفت‌های بیشتر و موقعیت‌های بهتر دسترسی داشته باشند، وفاداری آنها به سازمان و شرکت هم بیشتر خواهد بود و می‌توان روی استفاده بلند مدت از آنها حساب کرد.

بنابراین حتی در شرکت‌ها و سازمان‌های کوچکی که موقعیت شغلی کمتری دارند، جابجایی کارکنان به آنها انگیزه بیشتری می‌دهد که به کسب و کار وفادار بمانند و جذب شرکت‌ها یا گروه‌های دیگر نشوند.

معایب جابجایی کارمندان در سازمان

با وجود این که جابجایی کارکنان در سازمان‌ها با مزایای مختلفی همراه است، اما باید بپذیریم که ممکن است در کوتاه مدت و بلند مدت مشکلاتی ایجاد کنند و روند کار کارکنان را تحت تأثیر قرار دهد. البته باید بپذیریم که مدیریت همیشه با ناراحتی برخی از کارکنان همراه است، اما در نهایت این بازدهی مدیریت است که مورد قضاوت قرار می‌گیرد.

بی انگیزگی

این مشکل بیشتر در مورد سازمان‌هایی رخ می‌دهد که ارتقاء سازمانی بر مبنای ارشدیت انجام می‌شود. در حقیقت شما به عنوان نیرویی سازمانی به هر اندازه که تلاش کنید، باز هم باید مدت زمان مشخصی بگذرد تا به یک موقعیت شغلی خاص برسید. حالا ممکن است برخی از کارکنان با استعداد بسیار کمتر، خیلی زودتر به موقعیت بهتر دسترسی پیدا کنند.

بنابراین جابجایی‌های سازمانی باید از مسئله زمان و گذراندن روال مشخص در کسب و کار جدا شود و بیشتر بر مبنای توانایی و مهارت کارکنان صورت گیرد.

نارضایتی برخی از کارکنان

حالا فرض بگیرید که شما به عنوان یک کارمند ۲۵ ساله به پست معاونت یک سازمان دولتی رسیده‌اید! از طرف دیگر یک مدیر هم متوجه استعداد یکی از کارکنان تازه وارد شده و تصمیم دارد که آن را در پست معاونت به کار بگیرد. اگر تا قبل از شما روال دیگری وجود داشته و در حال حاضر مدیر جدید بر مبنای استعداد تصمیم بگیرد، آیا برای شما ناراحت کننده و آزار دهنده نیست؟!

روال استاندارد برای جابجایی کارکنان در سازمان‌ها این است که از سبک‌های سنتی و غیرکارشناسی فاصله بگیرند و مبنای جابجایی آنها را روی استعداد و مهارت آنها قرار دهند. در این صورت افراد با سابقه و بدون استعداد به پست‌های مهم نمی‌رسند و ناراحتی آنها هم کمتر خواهد بود.

فوت کوزه گری!

هیچ وقت در مشاغل مختلف نمی‌توان فوت کوزه گری را نادیده گرفت! در حقیقت فوت کوزه گری از تکنیک‌هایی است که یک فرد به دلیل تمرین زیاد و استمرار در یک کار به آن می‌رسد و به نوعی عامل موفقیت است. حالا اگر این فرد قرار باشد که پست سازمانی خود را به یک شخص دیگری واگذار کند، به احتمال بسیار زیادی تمایلی به انتقال اطلاعات خود به فرد جدید ندارد و این باعث می‌شود که چرخه یادگیری کارکنان جدید دائماً تکرار شود.

البته در جابجایی کارکنان در سازمان‌ها باید ترتیبی اتخاذ شود که نیروهای جدید به مرور زمان در کنار نیروهای قدیمی آموزش ببینند و از این طریق دسترسی آنها به اطلاعات بهتر و ساده‌تر باشد.

باید بپذیریم که جابجایی کارکنان در سازمان‌های دولتی و خصوصی یک امر طبیعی است و نتیجه مثبت زیادی دارد. اما مدیران باید این پدیده را به شکلی اجرا کنند که برای سازمان و کارکنان مشکل ساز نشود.