قدرت زمان : لیست تمام کارها را تهیه کنید

قدرت زمان : لیست تمام کارها را تهیه کنید

ابتدا از هر کار، اقدام یا فعالیتی که باید انجام شود لیستی مدون تهیه کنید. کوچک ترین کار ها هم باید نوشته شوند. هر اندازه بیشتر بتوانید پروژه تان را به کار ها و وظایف کوچکتر تقسیم کنید برنامه ریزی، سازماندهی، نظارت، واگذاری مسئولیت، هماهنگی و تکمیل به موقع پروژه آسان تر خواهد بود.

• اطلاعات مورد نیاز را مشخص کنید

هر نوع اطلاعات اضافه مورد نیاز که نقش کلیدی در پیشبرد و تکمیل پروژه دارد را مشخص کنید. به عنوان کاری جدا گانه لیستی از اطلاعات مورد نیاز تهیه کنید. این کار را به عنوان یک وظیفه خاص به یکی از اعضای توانای تیم واگذار کنید و برای آن مهلت تعیین کنید. یادتان باشد که یک تصمیم بدون مهلت فقط صحبتی بی معنی خواهد بود و هیچ اقدامی صورت نخواهد گرفت.

• گره کار را مشخص کنید

با جواب دادن به این پرسش مانع موجود در تکمیل پروژه را مشخص کنید: «کدام بخش از پروژه، یعنی چه وظیفه یا فعالیتی در سرعت تمام شدن پروژه نقش تعیین کننده ای دارد؟» به عبارت دیگر، کدام قسمت از کار گره ای است که سرعت انجام گرفتن بقیه پروژه را تعیین می کند؟ برای مثال، وقتی شرکت من تصمیم می گیرد سمیناری ۱۰۰۰ نفره برگزار کند، گام تعیین کننده پیدا کردن و رزرو هتل یا فراهم کردن محل گردهمایی در یک شهر معین است.

پیدا کردن و نهایی کردن مکان سمینار اکثر اوقات مشکل ترین گره کل پروژه است. بعد از این که محل برگزاری تائید می شود می توانیم معرفی سمینار، تبلیغات، فروش بلیط، انتقال محصولات و وسایل به محل برگزاری سمینار، تشکیل ستاد اجرایی و تمام چیزهای دیگر را شروع کنیم. برای هر پروژه ای گرهی وجود دارد. همیشه یک کار در برنامه ریزی فعالیت های دیگر نقش تعیین کننده دارد. همیشه باید از مشخص کردن این مانع شروع کنید و بعد اولین کارتان از سر راه برداشتن آن باشد. با استعداد ترین و توانمند ترین افراد و حتی خودتان باید روی این وظیفه کار کنید. تا زمانی که این کار انجام نشده است هیچ کار دیگری ممکن نخواهد بود.

پروژه را سازماندهی کنید

فعالیت های مختلف پروژه را به دو طریق سازمان دهی کنید:

روش متوالی و روش موازی.

برای تعیین ترتیب توالی کارها از سازماندهی متوالی استفاده می کنید. سازماندهی متوالی موقعی لازم است که برای شروع یک کار ابتدا باید کار دیگری انجام شود. تقریبا همیشه پیش از شروع یک کار، اول باید کار دیگری انجام شود. سلسله فعالیت های یک پروژه را، از اول تا آخر، بر اساس یک فرایند منطقی به صورت متوالی سازماندهی کنید.

روش دوم سازماندهی کارها روش موازی انجام آنها است.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…