قدرت زمان : مراجعین ناخوانده، اتلاف کنندگان وقت
قدرت زمان : مراجعین ناخوانده، اتلاف کنندگان وقت
در اینجا پنج راه برای برخورد با یکی دیگر از اتلاف کنندگان وقت، یعنی مراجعین ناخوانده، معرفی می شوند.
- ساعاتی آرام از روز را برای کار کردن انتخاب کنید
اول اینکه ساعات آرام روز را که می توانید روی کار تمرکز داشته باشید مشخص کنید. در این ساعت ها هیچ مزاحمتی را نپذیرید. از یکی از فروشگاه ها یا هتل ها یک تابلوی «لطفا بعدا مراجعه کنید» تهیه کنید و آن را روی در دفتر کارتان نصب کنید. برای همه روشن کنید که موقع نصب این تابلو نمی خواهید هیچ کس، به هیچ عنوان، به جز موارد اضطراری، مانع کارتان شود.
- سریع از جایتان بلند شوید
وقتی مراجعه کننده ای ناخوانده وارد دفترتان می شود سریع از جایتان بلند شوید. چند سال پیش در شرکتی کار می کردم که یکی از مدیرانش از این اتاق به اتاق دیگر می رفت و با دیگران مشغول صحبت می شد. او یکی از پرحرف ترین انسان های روی زمین بود. هرچند مرد خوبی بود ولی وقتی وارد اتاقی می شد می فهمیدید که اگر بنشیند نیم ساعتی وقت شما را خواهدگرفت. من سرانجام یاد گرفتم که چطور با این میهمان ناخوانده برخورد کنم. بلافاصله از در که وارد می شد از پشت میزم بلند می شدم تا نشان بدهم که دارم از دفتر خارج می شوم و با این صحبت از او استقبال می کردم که از دیدنش خوشحالم ولی باید جایی بروم ولی تا بیرون شما را همراهی خواهم کرد. آنگاه همراه او تا بیرون در می رفتم و او را به داخل راهرو هدایت می کردم. خودم هم تا دستشویی یا یکی از اتاق های دیگر می رفتم و بعد از اینکه او دور می شد به دفتر و پشت میز کارم برمی گشتم. با این کار من وقت زیادی را که سایر مدیران اجرایی از دست می دادند صرفه جویی می کردم.
- به گفتگوها و مذاکرات تان پایان بدهید
وقتی متوجه می شوید جلسه ای به قدر کافی طول کشیده است، بگویید: «قبل از ختم جلسه اجازه بدهید مورد آخر را هم عنوان کنم». به دنبال آن از جایتان بلند شوید و ملاقات کنندگان را تا جلوی در بدرقه کنید. گفتگویتان را با هر چیزی که به ذهن تان می رسد تمام کنید، با آنها دست بدهید و آنگاه سر کارتان برگردید. یکی دیگر از نمونه های مشابه این تکنیک این است که بگویید: «قبل از رفتن یک نکته را هم اضافه کنم. می خواهم چیزی را به شما نشان دهم.» آنگاه مراجعه کننده را تا آستانه در دفتر هدایت کنید و چیزی را مثل یک تکه اثاثیه تازه، کتاب، گلدان یا هر چیز دیگری را به او نشان می دهید. بعد سرکارتان برگردید و او را به حال خودش بگذارید.
- برای جلسه های اداری وقت مشخصی تعیین کنید
برای اینکه با مراجعان ناخوانده برخورد مؤثری داشته باشید می توانید وقت مشخصی را برای ملاقات تعیین کنید که برای هر دو طرف مطلوب باشد. در دفترتان قرار ملاقات بگذارید. برای ملاقات همکاران اداری وقت قبلی تعیین کنید و به آن ها اطلاع بدهید که در چه ساعت هایی از هفته می توانند به شما مراجعه کنند.
- از گرفتن وقت دیگران خودداری کنید
تمام سعی تان این باشد که مراجعه کننده ای ناخوانده برای دیگران نباشید. وقتی به کسی مراجعه می کنید همیشه مؤدبانه برخورد کنید و چنین مطرح کنید که اگر الآن وقت مناسبی نیست می توانید بعدا مراجعه کنید. دیگران را نیز تشویق کنید که همین رفتار را با شما داشته باشند و در مورد وقت مناسبی که می توانند با شما ملاقات کنند هماهنگی قبلی داشته باشند. شاید تعجب کنید که تعداد افرادی که ناخود آگاه وقت دیگران را می گیرند و خودشان متوجه آن نیستند بسیار زیاد است.
منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)
ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…
دیدگاهتان را بنویسید