9 استراتژی مدیریت زمان که به عنوان کارآفرین باید بدانید

اگر این دو وضعیت را تجربه می‌کنید حتماً باید به فکر تغییر استراتژی مدیریت زمان خود باشید:

• گاهی اوقات آنقدر کار دارید که حتی زمان برای جواب دادن پیام دوستانتان ندارید
• گاهی اوقات آنقدر بیکار هستید که ناخودآگاه به فکر تماس با دوستان قدیمی‌تان می‌افتید

اگر اول صبح با صدای گوشی یا ساعت کوکی بیدار می‌شوید و می دانید که در طول روز باید چه کاری انجام دهید، به عنوان یک کارآفرین مطمئناً به خوبی زمان خود را مدیریت کرده‌اید. اما برای رسیدن به این نقطه شما باید مسیرهای مختلفی را امتحان کنید که تحت عنوان استراتژی مدیریت زمان شناخته می‌شوند و ما در ادامه ۹ مورد از آنها را معرفی خواهیم کرد.

شروع استراتژی مدیریت زمان با انتخاب هدف روزانه

اگر نمی‌دانید که امروز می‌خواهید چه کاری انجام دهید، چطور انتظار دارید که از نحوه مدیریت زمان خود ناراحت نباشید؟! حقیقتاً بخشی از مسئله مربوط به انتظارات نادرست است. اگر شما هیچ هدفی برای خود تعیین نکرده‌اید یا لیستی از کارهایی که باید انجام شود ندارید، مسلماً باید به عنوان کارآفرین از خودتان عصبانی باشید.

وقتی که شما در مقابل بررسی و تهیه لیست کارهایی که باید انجام شود به شکل عصبی عمل می‌کنید، نه تنها روند تولید شما متوقف می‌شود در مدیریت زمان خود هم ضعیف عمل می‌کنید و مسلماً نسبت به بسیاری از موارد بی تفاوت خواهید شد. صادقانه باید بگویم که داشتن استراتژی مدیریت زمان یعنی انتخاب هدف روزانه در مراحل مختلف و پیش بردن زمان با توجه به این اهداف.

ابتدا سراغ مهمترین کارها بروید

یکی از راه‌های کنترل وقت شما این است که ابتدا مهمترین کارها را انجام دهید و برای آنها تلاش کنید. نمی‌دانم کتاب قورباغه‌ات را قورت بده را مطالعه کرده‌اید یا خیر، اما این یکی از همان استراتژی‌هایی که در این کتاب آموزش داده‌اند. در واقع کارآفرین می‌تواند از این طریق به سراغ مهمترین چیزها در طول روز برود و به نوعی بزرگترین سنگ را پیش روی مسیر خود بردارد.

شاید افرادی باشند که استراتژی معکوس نسبت به انجام کارهای مهم داشته باشند و بیشتر سراغ کارهای سبک بروند. این موضوع برنامه شخصی شما بستگی دارد و می‌تواند یک گزینه در استراتژی مدیریت زمان باشد. البته اکثر افراد در انتهای روز با کمبود انرژی مواجه می‌شوند و بهترین استراتژی همان انجام مهمترین کارها در ابتدا است. (ایجاد مزیت رقابتی با ۷ استراتژی مدیریتی خاص)

دقیقاً مشخص کنید که چه زمانی برای انجام کار لازم است

مدیریت زمان خوب این است که بدانیم یک کار خاص چه مدتی طول خواهد کشید. برای به حداکثر رساندن بازدهی خود در یک وقت مشخص، تا حد ممکن باید عوامل حواس پرتی را محدود کنید و در عین حال نظارت داشته باشید که انجام یک کار چه مدت زمانی طول می‌کشد و چگونه می‌توانیم آن را متعادل‌تر کنیم. برای انجام این شیوه، شما می‌توانید از دو راهکار ذیل به عنوان استراتژی مدیریت زمان کمک بگیرید:

تکنیک Pomodoro

در تکنیک پومودورو شما زمان روزانه خود را به قسمت‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم بندی می‌کنید و بین آنها یک استراحت کوتاه یک تا سه دقیقه‌ای در نظر می‌گیرید. بعد از هر استراحت مجدداً باید ۲۵ دقیقه کار کنید و در نهایت بعد از هر چهار قسمت بیست و پنج دقیقه‌ای، باید بین ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت کنید. در حین انجام این روش، شما باید عواملی که باعث حواس پرتی شما می‌شوند را یادداشت کنید و به مرور زمان آنها را از بین ببرید.

تکنیک ردیابی زمان

اگر از تکنیک پومودورو استفاده می‌کنید، می‌توان به زمان بندی خود زمان یادداشت برداری را هم اضافه کنید. بنابراین اگر در سری‌های بعد قرار شد که یک کار مشابه انجام دهید، از این یادداشت‌ها به عنوان راهنما استفاده می‌کنید و بهتر می دانید که هر کدام از این پروژه‌ها دقیقاً چه زمانی طول خواهد کشید. این می‌تواند به استراتژی مدیریت زمان شما کمک کند.

برای انجام وظایفتان برنامه ریزی کنید، نه فقط برای جلسات!

شما در طول روز می‌توانید چندین و چند جلسه و میتینگ تشکیل دهید و با افراد مختلف سر و کله بزنید. حالا اگر کسب و کار شما به اندازه کافی تولید و کارایی نداشته باشد، جلسات توجیه بیشتری پیدا می‌کند! اما شاید بهتر باشد که  به عنوان یک استراتژی مدیریت زمان بیشتر روی انجام وظایف و تکالیف خود متمرکز شوید و تعداد جلسات را کاهش دهید.

وقتی که شما می‌بینید که کسب و کارتان نیاز به کار بیشتری دارد و باید برای آن تلاش کنید، مطمئناً این جلسات نمی‌توانند به صورت پشت سر هم نتیجه مشخصی داشته باشد. سعی کنید بعد از هر جلسه نتیجه را بنویسید و وضعیت شرکت را با توجه به آن بررسی کنید. اگر یک جلسه نتیجه‌بخش بود می‌توانید بقیه موارد را هم از این مسیر را پیش ببرید تا سریعتر وارد دوره بازدهی بالا شوید. (افزایش بازدهی کسب و کار)

کار و لیست کارهای خود را در اولویت قرار دهید

فرض بگیرید که با توجه به بند اول به فکر برنامه ریزی و هدف گذاری روزانه هستید. هنگام ایجاد لیست کارهای انجام شده یا کارهایی که باید انجام شوند، اولویت بندی یک فاکتور مهم است.  این بدان معناست که نه تنها آنچه را که به عنوان مهمترین کار باید انجام دهید مشخص کنید، بلکه اولویت‌بندی سایر وظایف خود را هم نیز تعیین کنید.

در تصمیم‌گیری در مورد اولویت بندی کارها خود یک سیستم کامل وجود دارد و هر کسی ممکن است سلیقه یا شرایط شغلی خود را در نظر بگیرد. اما یک نکته مهم و اساسی در استراتژی مدیریت زمان این است که در مورد آنچه که مهم است و آنچه که ضرورت دارد تفاوت قائل شوید. اولویت‌ها یکسان نیستند و اولویت بندی باعث صرفه جویی در وقت شما می‌شود.

طوری برنامه ریزی کنید که بهترین کار خود را در بهترین زمان انجام دهید

احساس می‌کنم که اغلب این نکته نادیده گرفته می‌شود. هر کدام از ما نسبت به نحوه کار روزانه و ریتم‌هایی که داریم با هم متفاوت هستیم. در حالی که برخی کار صبحگاهی را دوست دارند، برخی به مانند جغد شبها فعال هستند و برخی نیز بعد از ظهر را ترجیح می‌دهند. این روال باعث می‌شود که استراتژی مدیریت زمان در افراد مختلف با یکدیگر متفاوت باشد، اما می‌توانند همه آنها یک برنامه مشخص داشته باشند:

اگر ریتم‌های خود را می‌شناسید، سخت‌ترین کارها و مهم‌ترین کارها را در اوج زمانبندی خود برنامه ریزی کنید. این کمک می‌کند که سخت‌ترین کارها را با بهترین کیفیت انجام دهید و برای انجام کارهای کوچک‌تر راحت‌تر باشید.

استراتژی مدیریت زمان یعنی انجام کار به طور کامل

انجام کار به طور کامل یعنی متمرکز کردن زمان و ذهن برای انجام یک کار خاص. این روش لزوماً برای فوری‌ترین و اصلی‌ترین وظیفه شما نیست، بلکه بخشی از برنامه ریزی استراتژیک شماست. مثلاً شما ممکن است یک برنامه تجاری مشخص یا یک برنامه بازاریابی برای کسب و کار خود طراحی کنید. طبیعتاً شما هیچ وقت این کار را نمی‌توانید بدون تمرکز کامل انجام دهید.

این در حالی است که شما برای کارهای سبک‌تر مشکل خاصی ندارید و حتی انجام آنها به صورت نیمه متمرکز و با ذهن باز هم امکان پذیر است. بنابراین کارهایی که برای شما در اولویت قرار دارند باید به صورت متمرکز انجام دهید و از بقیه زمان طول روز خود را به شکل‌های مختلف استفاده کنید.

فضای کاری خود را سازماندهی کنید تا آنچه نیاز دارید داشته باشید

داشتن یک فضای کار سازمان یافته و منظم این احساس را به شما می‌دهد که همه ابزارها و امکانات را در نوک انگشت خود قرار داده‌اید و خیلی راحت می‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید. پیدا کردن وسایل در کشوی میز، گشتن دنبال یادداشت‌های مهم یا جستجو در پوشه‌های کامپیوتر عامل مهمی در حواس پرتی است و به طور کلی استراتژی مدیریت زمان شما را از بین می‌برد.

سعی کنید همیشه برای محل کار و دفتر کار خود برنامه ریزی و سازماندهی مشخصی داشته باشید و به شکل دقیق بدانید که هر کدام از ابزارها در چه قسمتی قرار گرفته است. شاید نیاز نباشد که شما محل دقیق خودکار و برگه‌ها را مشخص کنید، اما حداقل می‌توانید آنها را در دسته‌های مختلف قرار دهید و یک فهرست از آنها تهیه کنید تا کمتر باعث حواس‌پرتی شما شوند.

عملکرد خود را نسبت به اهدافتان بررسی کنید

آخر روز است و ببینید که با وقتتان چه کاری انجام داده‌اید.

• اگر یک لیست از کارهایی که باید انجام شود آماده کرده‌اید،
• اگر روی وظایفی که باید انجام شود متمرکز شده‌اید
• اگر از ردیابی زمان استفاده کرده‌اید
• اگر می دانید که چقدر زمان برای مدیریت روزانه خود نیاز دارید

خوشبختانه در پیاده کردن استراتژی مدیریت زمان خود موفق عمل کرده‌اید. اگر در هر کدام از این مراحل شکست خورده‌اید، این فرصت برای شما فراهم شده که از آن به عنوان یک عامل یادگیری در چگونگی انجام بهتر کارها استفاده کنید. به مرور زمان عادت‌های بد را کنار بگذارید و عادت‌های بهتری را جایگزین آنها کنید تا بتوانید به بهترین شکل از زمان خود استفاده کنید.

یک کارآفرین نیاز کاملی به مدیریت زمان خود دارد و اگر در این مورد شکست بخورد، شرایط سختی برای انجام وظایف و به وجود می‌آید. به همین دلیل داشتن استراتژی مدیریت زمان برای آنها حیاتی به نظر می‌رسد.