کاهش هزینه کسب و کار با 10 راهکاری که هر کارآفرین باید بداند

برنامه ریزی و آینده نگری یک شرکت به بودجه آن بستگی دارد و گاهی مدیران شرکت‌ها و کارآفرینان برای پاسخ دادن به نیاز قسمت‌های مختلف مجبور به کاهش هزینه کسب و کار هستند. اما هرگونه اشتباه در از بین بردن بودجه اولیه یک بخش، لطمه‌ای جبران ناپذیر به مسیر کسب و کار می زند و حتی ممکن است شرکت را ورشکست کند. این شاید یکی از اصلی‌ترین دلایل شکست استارتاپ ها در مسیر موفقیت باشد.

اما تجربه نشان داده که مدیران موفق با کاهش هزینه کسب و کار در برخی قسمت‌های خاص، کنترل کردن بودجه را به شکل بهتری انجام می‌دهند و نگران شکست کسب و کار خود نیستند. حالا اگر با کسری بودجه مواجه هستید می‌توانید هزینه بخش‌های زیر را کاهش دهید:

کاهش هزینه کسب و کار با کاهش هزینه فضا

بسته به وضعیت شغل و کسب و کارتان فضای آن را انتخاب کنید. یک مدیر موفق خیلی راحت می‌تواند محل کسب و کار را به یک منطقه پایین‌تر و یا محله ارزان‌تر انتقال دهد و از این طریق تأثیر مهمی در کاهش هزینه کسب و کار و کاهش مخارج سالانه داشته باشد. وقتی که شما اخیراً به عنوان یک استارتاپ شروع به فعالیت کرده‌اید، دلیلی ندارد که حتماً به سراغ یک دفتر شیک و بزرگ در بهترین نقطه شهر بروید.

کسب و کارهای کوچک می‌توانند به سراغ شهرک‌های فناوری هم بروند. حالا اگر فریلنسر هستید و حتی نیازی نیست که یک محل تجاری خاص داشته باشید، چرا دفتر کار را به منزل نمی‌برید؟!

کاهش هزینه پرسنلی

از دست دادن نیروی انسانی کارآمد و با بازدهی بالا برای هیچ شرکت و کسب و کاری توصیه نمی‌شود، اما وجود نیروهای اضافی آن هم برای شرکت‌هایی که از لحاظ بودجه در مضیقه هستند چندان توجیه ندارد. از طرف دیگر برخی از کارمندان و به طور ویژه افراد مسن، می‌توانند برای مدت زمان خاصی به مرخصی بدون حقوق بروند.

پس اگر به فکر کاهش تعداد پرسنل کسب و کار نیستید، می‌توانید ساعت کاری آنها را کاهش دهید. البته اولویت مهم برای کاهش هزینه کسب و کار این است که برخی از کارکنان با بازدهی پایین را اخراج کنید و یا آنها را با نیروهای کارآمد جایگزین کنید.

استفاده از شیوه تهاتری برای کالاها و خدمات تجاری

وقتی که برای ادامه مسیر کسب و کار خود نیاز به خرید برخی کالاهای خاص یا دریافت برخی خدمات خاص دارید و از لحاظ بودجه دچار مشکل شده‌اید، شاید راهکارهای شما محدود باشند و حتی گزینه‌های کاهش هزینه کسب و کار هم به کار شما نیاید. اما حالا فرصت خوبی است که به ایام باستان برگردید و از شیوه مبادله کالا به کالا یا همان شیوه تهاتری استفاده کنید.

شیوه تهاتری یک شیوه منسوخ نیست که از آن بترسید یا حتی شرکت‌های دیگر از آن استقبال نکنند. در حقیقت، شما در ازای انجام برخی خدمات خاص یا حتی فروش یک کالای خاص، خدمات یا کالای دیگری از طرف مقابلتان دریافت می‌کنید. این مبادله کالا به کالا به شما کمک می‌کند که هزینه و سرمایه اولیه شرکت را در اختیار خودتان بگذارید، کالاها و خدمات ضروری را دریافت کنید و کالا یا خدمات خودتان را هم بفروشید.

 هزینه خودرو یا هزینه حمل و نقل را کاهش دهید

اگر به عنوان یک شرکت مشغول در حوزه انجام خدمات یا مشاغل پیمانکاری هستید، وجود وسیله نقلیه و سیستم حمل و نقل برای شما ضروری است. طبیعتاً این سیستم به طور مستقیم روی هزینه کلی کسب و کارتان تأثیر گذار است. از هزینه سوخت گرفته تا هزینه سرویس و تعمیر و نگهداری وسایل نقلیه، همیشه باید منتظر فاکتوری از طرف راننده باشید که ممکن است شما را کلافه کند.

اما در عوض، برای کاهش هزینه کسب و کار می‌توانید شیوه‌های مختلفی را برای کاهش این هزینه به کار ببرید. به عنوان مثال، شاید بد نباشد که به فکر استفاده از یک وسیله نقلیه بزرگ مانند ون یا مینی بوس برای انتقال کارکنان باشید. ایده دیگر استفاده از وسایل نقلیه با مصرف سوخت بهینه است. راستی فراموش نکنید که به کارگیری خودروهای کارکرده اگرچه ارزانتر است، اما همیشه هزینه نگهداری و تعمیر بر عهده شماست.

هزینه تأمین مواد اولیه را کاهش دهید

یکی از دوستانم یک خرده فروشی داشت که همیشه کالاهای خود را از یک فروشگاه خاص تأمین می‌گردد. اما بعد از مدتی متوجه شد که یک فروشگاه دیگر همان محصولات با همان کیفیت را با ۲۵ درصد ارزان‌تر می‌فروشد. این نشان می‌داد که او در انتخاب گزینه مناسب برای تأمین کالا اشتباه کرده بود. به خاطر داشته باشید که در کسب و کار ذخیره کردن یک ریال هم می‌تواند ارزشمند باشد.

قرار نیست که شما کاهش هزینه یک کسب و کار را صرفاً با اخراج کارکنان یا بهینه سازی وسیله نقلیه انجام دهید! شاید بد نباشد که مسیر خرید کالای و مسیر فروش آن‌ها را هم مورد بازنگری قرار دهید. برخی از افراد درخواست تخفیف را شرم آور می‌دانند، اما تخفیف یک گزینه برای کاهش هزینه خرید است و از آن نگران نباشید. راستی چند ایده برای افزایش فروش سوپرمارکت ها پیشنهاد داده‌ایم که حتماً آنها را هم بخوانید.

کاهش هزینه تبلیغات و مارکتینگ

شاید بهتر بود که از لفظ استفاده از روش تبلیغاتی مناسب استفاده می‌کردیم. تحقیقات نشان می‌دهد که به طور متوسط مشاغل کوچک تقریباً ۵ درصد از درآمد خود را صرف تبلیغات می‌کنند. این رقم برای مشاغل خدماتی و استارتاپ ها مبلغ قابل ملاحظه‌ای است و می‌تواند تأثیر چشمگیری در گام‌های اولیه کسب و کارشان داشته باشد.

اما می‌دانستید که داشتن مشتری بالقوه لزوماً نیازی به تبلیغات گران قیمت ندارد؟ با ساختن یک وبسایت یا حتی یک صفحه در شبکه‌های اجتماعی می‌توانید تبلیغات آنلاین و اینترنتی را با کمترین هزینه انجام دهید. در توییتر یک صفحه بسازید و به شیوه‌های مختلف به تبلیغات بپردازید. در مطالب قبل در مورد ویدیو مارکتینگ صحبت کردیم که یک روش ارزان قیمت برای تبلیغات و اتفاقاً کارآمد در تبلیغات فضای مجازی است. همه این روش‌ها در کاهش هزینه کسب و کار تأثیر مستقیم دارند.

کاهش هزینه کسب و کار با کاهش هزینه بیمه

از طرفی کارشناسان معتقدند که وجود بیمه برای کسب و کار ضروری است، اما از طرف دیگر حق بیمه در چند سال اخیر به شدت افزایش یافته و بخش مهمی از بودجه سالانه را به خود اختصاص می‌دهد. این یعنی ما هم بیمه می‌خواهیم و هم کاهش هزینه (هم خدا هم خرما!). ولی نگران نباشید در این بین راهکارهای جایگزین هم وجود دارد.

به عنوان صاحب یک کسب و کار یا به عنوان مدیر یک شرکت الزاماً نیازی نیست که حتماً بیمه گران قیمت و کاملی را انتخاب کنید. گاهی تفاوت بیمه‌ها به حدی زیاد است که برای شما تعجب آور است. اگر کسب و کارتان خیلی بزرگ نیست و با تجهیزات زیاد و گرانقیمت سروکار ندارید، به سراغ بیمه‌های ارزانتر بروید. این کاهش هزینه بیمه به طور مستقیم در کاهش هزینه کسب و کار نقش دارد.

استفاده بهینه از زمان

به عنوان یک شخص فعال در مشاغل کوچک، همه چیز را در مورد هدر دادن زمان بدانید. زمان و استفاده بهینه از آن برای صاحبان مشاغل همیشه باید در اولویت و هدایت بخش‌های مختلف باشد. یک مهاجم خوب و کامل می‌تواند از کمترین فرصت و کمترین لحظات نهایت بهره را ببرد و یک تیم را موفق کند.

برخی از افراد نسبت به زمان اهمیت چندانی نمی‌دهند و معتقدند که سرعت کسب و کار آنها چندان بالا نیست که به طور کامل روی آن متمرکز شوند. اما اگر فرصت اضافی دارید، چرا روی تبلیغات متمرکز نمی‌شوید؟ چرا زمان خود را روی پیدا کردن یک تأمین کننده ارزان‌قیمت صرف نمی‌کنید؟ چرا زمان بیشتری به آموزش کارکنانتان اختصاص نمی‌دهید؟ استفاده بهینه از زمان برای کاهش هزینه کسب و کار صرفاً به معنی سریع انجام دادن کارها نیست، بلکه باید از زمان به شکل مناسب استفاده شود.

کاهش هزینه‌های مالیاتی

به حداقل رساندن صورت حساب مالیاتی می‌تواند سودمندترین راه ممکن برای بهبود استفاده از بودجه شرکت باشد. در حقیقت کوچکترین چیزی که شما احساس می‌کنید که در اظهارنامه مالیاتی آورده می‌شود، باید به شکل مناسب و دقیق از آن استفاده کنید که هزینه پرداختی آن برای شما ناراحت کننده نباشد.

ببینید که کدام یک از حوزه‌های مالیاتی برای اهداف تجاری شما مناسب‌تر هستند و عادت کنید که آن را در اولویت قرار دهید. همیشه سعی کنید که تمامی هزینه‌های شغلی را در ردیابی کنید و راههای کسب درآمد خودتان را هم بشناسید. بنابراین، چیزی که در اظهارنامه مالیاتی آورده می‌شود همان چیزی است که شما از آن استفاده کرده‌اید و در حال حاضر هزینه آن را می‌پردازید.

استفاده از سیستم‌های پیشرفته برای محاسبات شغلی

برای اکثر مشاغل (به طور ویژه استارتاپ ها)، سیستم‌های پیشرفته مانند سیستم‌های محاسباتی ابری عالی‌ترین راه ممکن برای کاهش هزینه کسب و کار و کاهش هزینه‌های جاری هستند. به عنوان مثال، سیستم‌های رایانه ابری شما را از خرید و نگهداری سرورهای گران قیمت در وب سایت و همچنین هزینه ارتقاء نرم افزار نجات می‌دهد. این سیستم‌ها انعطاف پذیری بیشتری در افزایش پهنای باند و ذخیره سازی اطلاعات به شما می‌دهد.

اگر توجه کرده باشید، راهکارهای کاهش هزینه کسب و کار صرفاً شامل قطع کردن یک بخش کار نیست، بلکه شما باید بتوانید از ظرفیت‌های خودتان به شکل مناسب و بهینه استفاده کنید.