پلن B یا نقشه دوم – آیا برای کسب و کار خود نیاز به پلن بی داریم؟

پاسخ یک مربی فوتبال وقتی که تیمش می‌بازد: پلن B نداشتیم و نتوانستیم نسبت به تغییر تاکتیک تیم مقابل عکس العمل خوبی نشان دهیم!

حالا پاسخ همان مربی بعد از پیروز شدن: با کمک پلن بی توانستیم که تیم مقابل را غافلگیر کنیم و آنها را شکست دهیم.

به نظر می‌رسد که استفاده از اصطلاح نقشه دوم یا پلن بی یک دست آویز برای مدیران موفق یا مدیران شکست خورده است. چه دلیلی دارد وقتی که شما می‌توانید برنامه کاملی داشته باشید، به سراغ برنامه جایگزین بروید؟ آیا این نوعی محافظه کاری محسوب نمی‌شود؟ یا شاید هم نوعی آینده نگری است؟

نگرش‌ها و نگاه افراد مختلف به پلن B متفاوت است. حقیقتاً هم نمی‌توان آن را کاملاً بد یا کاملاً خوب معرفی کرد. اما در هر صورت تأثیر مثبت و منفی آن را در کسب و کار در ادامه خواهیم دید.

اهمیت داشتن پلن B

ابتدا یک نگاه مثبت به پلن بی خواهیم داشت و نقاط مثبت آن را بررسی می‌کنیم. در واقع وقتی که مدیر یا حتی مربی یک تیم فوتبال ادعا می‌کند که پلن B دارد، یعنی برای لحظات مختلف برنامه ریزی داشته و پیش بینی‌هایی نسبت به آنها انجام داده است. حالا ممکن است این پیش بینی‌ها به نتیجه برسد یا صرفاً آینده نگری مدیر را نشان می‌دهد. وقتی که شما پلن بی یا نقشه راه دوم برای خود در نظر می‌گیرید یعنی:

رقبا کمتر به پلن بی شما فکر می‌کنند

مربی با آب و تاب زیادی توضیح می‌دهد که از پلن بی استفاده کردیم و توانستیم که حریف را غافلگیر کنیم! حالا برو از مربی تیم مقابل بپرس که پلن بی تیم چی بود؟! مطمئناً هیچ پاسخی به شما نمی‌دهد.

در حقیقت تعریف پلن B شامل برنامه‌هایی می‌شود که شخص مدیر یک کسب و کار برای لحظات مختلف در نظر گرفته و پیش بینی‌هایی برای آن انجام داده است. مثلاً فرض بگیرید شما برای سفر به یک روستا برنامه ریزی کرده‌اید. یک گزینه جایگزین را هم در نظر می‌گیرید که در صورت بروز مشکل به آنجا بروید. ولی به عنوان پدر خانواده یا رئیس گروه این موضوع را به هیچ کدام از اعضای خانواده نمی‌گویید.

«اصلی‌ترین مزیت داشتن پلن B برای یک مدیر این است که راحت‌تر می‌تواند حریف خود را غافلگیر کند و به نوعی رقبا را کنار بزند.»

نقشه دوم آینده نگر بودن شما را به رخ می‌کشد

حالا برگردیم به سراغ همان مربی فوتبال! بعضی از مربیان وقتی که تیمشان حتی با وجود ده نفره شدن برنده می‌شود، ادعا می‌کند که از نقشه دوم یا همان پلن بی استفاده کرده‌اند. یعنی چه؟!

مگر می‌شود یک مربی اخراج بازیکن خود را پیش بینی کرده باشد؟ اگر این چنین بود که خیلی از موارد را پیش بینی می‌کرد؟!

با درصد قطعیت بالایی می‌توان مسئله پیش بینی کردن را در این جور موارد منتفی دانست. اما نکته‌ای که در اینجا وجود دارد این است که وقتی که مدیریت یک کسب و کار برای گام‌های بعدی خود نقشه راه دوم در نظر می‌گیرد، در حقیقت به نوعی آینده نگری انجام داده است، نه پیش بینی و پیشگویی!

نداشتن یک روند مشخص یکی از اصلی‌ترین عوامل شکست در مدیریت محسوب می‌شود. حالا این روند ممکن است نقشه اصلی یا برنامه و پلن B کسب و کار شما باشد.

«وقتی که شما برای حوزه مدیریت خود پلن بی در نظر می‌گیرید، این امید را در کارکنان خود به وجود می‌آورید که نسبت به شرایط آینده آگاهی کامل دارید»

قدرت مدیریت خود را به رخ می‌کشید

برای یک مدیر، ثابت کردن خود و به رخ کشیدن توانایی مدیریت می‌تواند بزرگترین ابزار برای کنترل کارکنان و انگیزه بخشیدن به آنها برای انجام وظایف است.

وقتی که یک مدیر به کارکنان خود نشان می‌دهد که نسبت به آینده خوش بین است و برای آن برنامه‌ریزی‌های دوگانه و چندگانه انجام داده، مسلماً دیدگاه مثبتی در کارکنان خود هم به وجود خواهد آورد. کارکنان می‌دانند که مدیر در مورد آینده کسب و کار و همچنین امنیت شغلی آنها برنامه‌ریزی دارد و موفقیت در گام‌های بعدی برای او یک اولویت است.

شاید هیچ وقت کارکنان از وجود پلن بی در برنامه کاری شما خبردار نشوند، اما زمانی که شما بتوانید یک بار از این برنامه ریزی استفاده کنید، به نوعی فرصت برای عرض اندام به وجود آورده‌اید و بهتر است نسبت به آن غافل نشوید.

«داشتن پلن B در مدیریت کسب و کار یعنی ثابت کردن خود به کارکنان و به دست آوردن بیشترین تأثیر گذاری برای جلب توجه آنها.»

خطرات داشتن پلن B

با وجود اینکه داشتن نقشه دوم برای یک مدیر می‌تواند یک نقطه قوت عجیب به نظر برسد، اما گاهی تأثیر معکوس دارد و ممکن است توانایی شما را هم پایینتر بیاورد. مثلاً موارد زیر را در نظر بگیرید:

کارکنان را نسبت به برنامه بی اعتماد می‌کند

فرض بگیرید که با کلی برنامه ریزی یک برنامه کلی و مشخص برای آینده کسب و کار خود نوشته‌اید و از کارکنان هم می‌خواهید که همه بندهای آن را انجام دهند. حالا اگر کارکنان متوجه شوند که شما به عنوان یک برنامه پشتیبان به سراغ پلن B رفته‌اید، احتمالاً دچار این ابهام خواهند شد که مشکل برنامه اول چه چیزی است؟ آیا واقعاً مدیر نسبت به آن ناامید است؟

بله! وقتی که شما برنامه و نقشه دوم برای کسب و کار خود طراحی می‌کنید، یعنی آینده نگر هستید. اما اگر به هر دلیلی کارکنان نسبت به وجود چنین نقشه‌ای مطلع شوند، به احتمال زیاد نسبت به آن بی اعتماد می‌شوند و توانایی مدیریت آنها را از دست خواهید داد.

«حتی اگر به وجود پلن بی در حوزه مدیریت خود اعتقاد دارید، باز هم سعی کنید آن را از کارکنان خود مخفی نگه دارید و به عنوان یک برگ برنده از آن استفاده کنید»

همیشه منتظر تیر غیب هستند

متاسفانه این دیدگاهی است که در همه ما وجود دارد و فقط محدود به کارکنان یک شرکت خاص نیست. همه ما منتظر یک تیر غیب هستیم که مشکلات را کنار بزند و به آسانی مسیر خود را طی کنیم. این در حالی است که خود ما در زندگی تصمیم می‌گیریم و طبیعتاً مسئولیت تصمیم با ماست.

حالا اگر بخواهیم بحث پلن بی و نقشه دوم را در یک شرکت در نظر بگیریم، موضوع ناراحت کننده تر می‌شود. اگر کارکنان یک درصد نسبت به وجود نقشه دوم مطمئن شوند، همیشه منتظر آن هستند که بتوانند از آن به عنوان یک ابزار و یک برگ برنده استفاده کند. این در حالی است که شما به عنوان مدیر آن را به عنوان یک راهکار جایگزین برای برنامه اصلی در نظر گرفته‌اید.

«داشتن پلن B مختص به مدیران است و نیازی نیست که کارکنان از آن اطلاع داشته باشند، در غیر این صورت هر دو برنامه شکست خواهند خورد»

خلاقیت را از بین می‌برد

در مطالب قبل از خلاقیت در کسب و کار گفتیم. اما همان‌طور که خلاقیت به دست آوردنی است، به همان اندازه هم امکان از بین رفتن آن وجود دارد. فقط کافی است فرصت کافی در اختیار کارکنان قرار دهید تا تنبلی کنند!

نوشتن یک برنامه کاری منظم و مدون این دیدگاه را در کارکنان به وجود می‌آورد که نیازی به خلاقیت و تفکر ندارند و مسیر آنها از قبل مشخص شده است. این در حالی است که کارکنان باید بتوانند نسبت به شرایط مختلف عکس العمل نشان دهند و حتی در برخی موارد خلاقیت آن‌هاست که یک مدیر را از دردسر نجات می‌دهد. اگر کارکنان متوجه شوند که شما نقشه دوم و نقشه سوم دارید، همیشه منتظر پیشنهاد ایده از طرف شما هستند.

«اگر به فکر استفاده از پلن B هستید، سعی کنید در مراحل مختلف برنامه ریزی از کارکنان کمک بگیرید تا به نوعی خلاقیت آنها را هم حفظ کرده باشید»

پلن بی معمولاً پیشنهاد ضعیف‌تری است

نقشه دوم به این دلیل دوم است که شما می دانید کارایی آن کمتر است. در واقع اگر آن را نقشه فرار یا راه فرار هم بنامیم، اشتباه نکرده‌ایم. مثلاً شما احتمال می‌دهید که در طول بازی فوتبال، فلان بازیکن کارت قرمز می‌گیرد. با توجه به این پیش بینی خود بازیکنان مختلفی روی نیمکت قرار می‌دهید تا نسبت به این موضوع عکس العمل نشان دهید.

از طرف دیگر خودتان هم می‌دانید که بیرون گذاشتن این بازیکن یعنی از دست دادن یک نیروی با کیفیت! پس هیچ وقت به پلن B اهمیت نمی‌دهید و فقط در شرایط اضطراری به سراغ آن می‌روید. بله! این یک واقعیت در حوزه کسب و کار است و برنامه اصلی برای شما مهم‌تر است و در اولویت قرار می‌گیرد.

«نقشه دوم به هر اندازه که مهم باشد، باز هم نقشه دوم هست و فقط در شرایط اضطراری به کار گرفته می‌شود»

در کل!

اگر بخواهیم مروری کلی داشته باشیم، پلن B برای یک مدیر ضرورت دارد و نشان دهنده آینده نگری و برنامه‌ریزی آن برای وقایع مختلف است. این پلن می‌تواند رقبا را غافلگیر کند و به نوعی می‌توان آن را یک نوع مزیت رقابتی معرفی کرد. اما در هر صورت شکست خوردن در این برنامه ریزی و یا نشان دادن این برنامه به کارکنان، منجر به بی‌انگیزگی و از بین رفتن خلاقیت آن‌ها می‌شود و طبیعی است که خطرات خاص خود را دارد.