قدرت زمان : 7 راه بهره وری بهتر از جلسات (2)

قدرت زمان : ۷ راه بهره وری بهتر از جلسات (۲)

در مطلب قبلی به معرفی ۲ راه برای بهره وری بهتر جلسات پرداختیم. ادامه مطلب :

• شروع و پایان جلسه سر وقت باشد

برای جلسات کاری تان برنامه مشخصی تهیه کنید و برای خاتمه آن ساعت معین کنید. اگر قرار است جلسه از ساعت هشت تا نه تشکیل شود سر ساعت هشت آن را شروع کنید و سر ساعت نه تمام کنید. بدترین نوع جلسات آنهایی هستند که در زمان معینی شروع می شوند ولی پایان معینی ندارند. در اینجا رویه ای دیگر وجود دارد: منتظر کسانی که با تاخیر می آیند نشوید. فرض کنید کسانی که تاخیر دارند هرگز نخواهند آمد و سر وقت جلسه را شروع کنید. عادلانه نیست کسانی که به موقع آمده اند به خاطر کسی که دیر میآید یا اصلا معلوم نیست بیاید منتظر بگذارید. به کسانی که تاخیر دارند اجازه ندهید وارد جلسه شوند. با این کار مطمئن می شوید که دیگر تاخیر نخواهند داشت.

• ابتدا مسائل مهم را مطرح کنید

وقتی برای جلسه ها از قبل دستور جلسه تهیه می کنید، قانون ۸۰/ ۲۰ را در مورد آن به کار بگیرید. دستور جلسه تان را طوری تهیه کنید که اول از همه درباره ۲۰ درصد موارد مهم که در بالای لیست هستند گفتگو شود. به این ترتیب اگر وقت کم بیاورید، قبل از تمام شدن وقت جلسه در مورد ۲۰ درصد موضوع هایی که ۸۰ درصد ارزش تشکیل جلسه را به خود اختصاص می دهند، گفتگو کرده اید.

• نتیجه گیری ها را خلاصه کنید

وقتی درباره هر مورد دستور جلسه بحث می کنید، خلاصه مذاکرات را یادداشت کنید. پیش از پرداختن به مورد بعدی توافق و نتیجه گیری مربوط به موضوع مورد بحث را ثبت کنید. قبل از اینکه به سایر موارد بپردازید تصمیم ها و توافق هایی را که روی هر موضوع صورت گرفته شده است دوباره مطرح کنید.

• مسئولیت هرکس را روشن کنید

وقتی تصمیمی گرفته می شود، مسئولیت اقدامات توافق شده را با تعیین ضرب الاجل واگذار کنید. یادتان باشد گفتگو و توافق بدون واگذاری مسئولیت و تعیین ضرب الاجل برای تکمیل آن فقط در حد یک گفتگو باقی خواهد ماند. مشخص کنید چه کسی قرار است چه کاری را تا چه موقع انجام دهد.

• یادداشت ها را نگهداری کنید و از آنها صورت جلسه تهیه کنید

کلید رسیدن به حداکثر بهره وری جلسات کاری نگهداری دقیق یادداشت ها و در صورت امکان توزیع صورت جلسه آنها ظرف ۲۴ ساعت است. کسی که صورت جلسه دقیقی از یک جلسه کاری دارد که می شود یک هفته یا یک ماه بعد هم به آن مراجعه کرد می تواند بسیاری از سوء تفاهمات احتمالی را حل کند. تهیه دستور جلسه از قبل و نیز تهیه صورت جلسه کوتاه بلافاصله بعد از جلسه روشن بودن مسئولیت های مورد توافق و ضرب الاجل ها را تضمین خواهد کرد. 

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…