قدرت زمان : 7 راه بهره وری بهتر از جلسات (1)

قدرت زمان : ۷ راه بهره وری بهتر از جلسات (۱)

در اینجا هفت راه برای افزایش بهره وری و اصلاح نتایج حاصل از صرف وقت در جلسات ارائه می شوند:

• آیا جلسه مورد نظر ضرورت دارد؟

با در نظر گرفتن سوابق، بسیاری از جلسه ها غیرضروری هستند. برای رسیدن به اهداف مشابه راه های دیگری هم وجود دارد. بعضی اوقات می شود با یادداشت و دست به دست کردن آن هدف مورد نظر را تامین کرد. می توانید از کنفرانس های تلفنی استفاده کنید. می توانید جداگانه با افراد مورد نظر مذاکره کنید یا اینکه کلا جلسه را به وقت دیگری موکول کنید. اگر جلسه ای ضروری نیست، در صورت امکان از برگزاری آن خودداری کنید. اگر جلسه ای هم ضروری تشخیص داده شد، از خودتان بپرسید آیا حضور شما در آن لازم است؟ اگر لازم نیست در درجه نخست در آن شرکت نکنید. اگر حضور کس دیگری را هم غیرضروری تشخیص می دهید، مطمئن شوید که او هم در مورد اینکه نباید در جلسه شرکت کند اطلاع پیدا کرده است.

• دستور جلسه تهیه کنید.

اگر مصمم هستید برگزاری جلسه ضروری است، هدف جلسه را روشن کنید و برای آن یک دستور جلسه تهیه کنید. یکی از ابزارهای عالی مدیریت زمان نوشتن یک پاراگراف است که در آن هدف جلسه را بیان می کنید. پاراگراف را با این جمله شروع کنید: «ما این جلسه را به منظور این هدف خاص تشکیل می دهیم» آنگاه هدف جلسه را بنویسید. نوشتن پاراگراف هدف جلسه بی نظیر است. از هر موضوعی که می خواهید در جلسه کاری عنوان کنید فهرست یا دستور جلسه تهیه کنید.

جلوی هر مورد نام کسی را که مخاطب آن موضوع خاص است یادداشت کنید. در صورت امکان دستور جلسه را حداقل بیست و چهار ساعت قبل از تشکیل آن بین شرکت کنندگان توزیع کنید تا هر کس از نقشش در جلسه اطلاع داشته باشد. با این کار هر کس در باره هدف از تشکیل جلسه و موضوع های مورد مذاکره در آن آگاهی پیدا می کند. جلسه های دونفره با رییس، کارمند، مشتری هایتان یا هر کس دیگر مشمول این قانون می شود.

یکی از موثرترین روش ها، تهیه دستور جلسه برای تمام جلساتی است که با رییس تان دارید. من این را چندین سال پیش زمانی که یک کارمند اجرایی جزء بودم یاد گرفتم. قبل از اینکه از این روش استفاده کنم من و او یک ساعت پیش هم می نشستیم بدون اینکه حرف مفیدی بزنیم. بعد از اینکه برای جلسات طرح دستور جلسه تهیه کردم، می توانستیم در عرض پانزده دقیقه اطلاعات بیشتری را با شفافیت زیادتر رد و بدل کنیم، اطلاعاتی که قبلا برای آن یک ساعت وقت می گذاشتیم. بعضی اوقات پیش از جلسه دستور جلسه را تایپ می کردم. بعضی وقت ها هم آن را روی کاغذ می نوشتم و از آن کپی می گرفتم. یک نسخه را به رییسم میدادم یک نسخه هم پیش خودم نگه میداشتم و وقتی وارد جلسه می شدم به رییسم می گفتم: «اینها مسائلی هستند که می خواستم با شما مطرح کنم». سپس از بالای لیست تهیه شده شروع می کردیم و مورد به مورد در باره آنها گفتگو و نتیجه گیری می کردیم. بعد از دفتر او خارج می شدم و سر کارم می رفتم. رییس من این روش را بسیار می پسندید. در نتیجه هر وقت می خواستم با او ملاقات کنم مشتاقانه می پذیرفت چرا که وقت او را خیلی کم می گرفتم.

ادامه ی این دستورالمعل ها را در مقاله ی آینده توضیح خواهیم داد!

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…