قدرت زمان : صرفه جویی در وقت جلسه ها

قدرت زمان : صرفه جویی در وقت جلسه ها

در دنیای کار جلسات کاری سومین اتلاف کننده بزرگ وقت هستند. حدود ۵۰ درصد از ساعات کار صرف جلسات کاری می شود، از جمله جلسه های گروهی یا دونفره. به باور اکثر قریب به اتفاق کارکنان حداقل ۵۰ درصد از این وقت به بطالت می گذرد. مفهوم آن این است که ۲۵ درصد از ساعات کار در جلسه ها از دست می رود. این مقدار عددی تامل بر انگیز است و باید حتما در مورد آن فکر شود، با این وجود جلسه ها را نباید دشمن فرض کرد. جلسه های کاری برای تبادل اطلاعات، مشکل گشایی و بررسی پیشرفت کار ابزار ضروری هستند ولی باید آنها را مدیریت کرد و به صورت مؤثر از آن ها استفاده کرد. باید یک برنامه روتین برای جلسات در نظر گرفته شود و تا جایی که ممکن است از برگزاری جلسه خارج آن خودداری کرد.

هزینه جلسات کاری

هزینه برگزاری هر جلسه کاری برابر است با میزان پولی که هریک از افراد حاضر در جلسه بابت هر ساعت کار از شرکت دریافت می کنند ضرب در ساعاتی که جلسه طول می کشد. بنابراین جلسات اداری را باید نوعی سرمایه گذاری دانست. پس این سرمایه گذاری قطعا باید بازگشت سرمایه نیز داشته باشد. تصور کنید در یک جلسه کاری ده نفر شرکت کننده دارید و متوسط درآمد شرکت کنندگان ۲۰ دلار در ساعت است. ده ضربدر ۲۰ می شود ۲۰۰ دلار در ساعت.

این هزینه برگزاری یک ساعت از آن جلسه است. اگر بخواهید ۲۰۰ دلار برای برگزاری یک جلسه خرج کنید که دقیقا همین کار را هم می کنید باید دلیل خیلی خوبی برای این کار داشته باشید. راحت تر بگویم باید برگذاری جلسه سرش به تنش بیرزد، در غیر این صورت پول دور ریختن است. پیش از جلسه برای توجیه هزینه کردن این مبلغ خوب فکر کنید. چرا این افراد را با این نرخ ساعت کاری برای آن تعداد ساعت، دور هم جمع می کنید؟ مدام به این موضوع فکر کنید که جلسات اداری یک نوع سرمایه گذاری با نرخ بازگشت مشخص هستند. آن ها را دقیقا به عنوان صرف پول برای شرکت در نظر بگیرید، چرا که مستقیم یا غیرمستقیم دقیقا همین کار را انجام می دهند.

“همان طور که گفتم، باز هم تکرار می کنم که برای برگزاری جلسات حتما برنامه ریزی مدون داشته باشید و حتما برای برگزاری جلسه هدف مشخص تعیین کرده و بدانید که برای چه دارید هزینه می کنید.”

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…