مذاکره کننده حرفه ای – چگونه مذاکره کننده خوبی شویم؟

وقتی به برجام نگاه می‌کنم، قشنگ مشخص است که یک مذاکره کننده حرفه ای می‌تواند دو قطب متفاوت و متضاد را در کنار یکدیگر قرار دهد. اما وقتی که به ترامپ نگاه می‌کنم، متوجه می‌شوم که نداشتن آشنایی با اصول مذاکره می‌تواند چندین گروه را درگیر کند. شاید همه ما به شکل‌های مختلف تجربه مذاکره‌های کوتاه و بلند را داشته باشیم. گاهی به خاطر تشکیل یک تیم فوتبال و گاهی هم مذاکره برای خرید یک محصول!

گفتیم که طراحی دفتر کار در موفقیت مذاکره نقش دارد. اما حالا می‌گوییم که اگر مذاکره کننده حرفه ای نباشید، در هر نقطه‌ای از دنیا مذاکره کنید، شانس موفقیت کم است. حالا اگر می‌خواهید تبدیل به یک مذاکره کننده خوب و موفق شوید، در ادامه با ما همراه باشید.

خصوصیات یک مذاکره کننده حرفه ای چیست؟

اگر بخواهیم تبدیل به یک مذاکره کننده حرفه ای شویم، باید مشخصات و خصوصیات آنها را بدانیم. این مشخصات می‌تواند هم ظاهر فرد، هم نوع پوشش، هم نحوه حرف زدن و هم زبان بدن او باشد. گاهی هم مانند ظریف، فقط با لبخند می‌توان سخت‌ترین مذاکرات را به نتیجه رساند. گاهی هم می‌توان از اهرم فشار برای رسیدن به نتیجه کمک گرفت. اما به طور کلی خصوصیات یک مذاکره کننده حرفه ای شامل موارد زیر می‌شوند:

یک مذاکره کننده خوب فرصت‌های کوچک را بی خیال می‌شود

همه می دانیم که مذاکره باید به صورت برد برد انجام شود و شاید این تنها راه پیروزی در یک مذاکره باشد. اما باید به این موضوع هم فکر کنیم که قرار است چه امتیازی بدهیم و در قبال آن چه امتیازی بگیریم؟ یک مذاکره کننده حرفه ای سؤالات زیر را همیشه از خود می‌پرسد؟

• با کی مذاکره می‌کنم؟
• چرا مذاکره می‌کنم؟
• بهترین مکان برای مذاکره کجاست؟
• بهترین بازه زمانی مذاکره چقدر است؟
• چگونه روند مذاکره را مدیریت کنم؟
• چه عوامل خارجی ممکن است در نتیجه مذاکرات نقش داشته باشد؟

مسلماً پاسخ به هر کدام از این سؤالات برای یک مذاکره کننده موفق مهم و تعیین‌کننده است. گاهی یک مورد کوچک می‌تواند روند مذاکره را به شکل عجیبی تحت تأثیر قرار دهد. حالا اگر این روند برای یک چیز کوچک و بی ارزش می‌شود، نتیجه کلی کار تحت تأثیر قرار می‌گیرد و فایده چندانی ندارد.

صبور، مداوم و خلاق

بزرگ‌ترین مزیت یک مذاکره کننده صبور این است که همیشه راه حل‌های موفقیت در مذاکره را در ذهن خود مرور می‌کند. مذاکره یک فرآیند پیچیده است و به زمان زیادی نیاز ندارد. گاهی پیشرفت در یک مذاکره به حدی کم است که حتی قابل لمس هم نیست. معمولاً مذاکره کنندگان عجول و بی تاب که فاقد پشتکار هستند، نتایج احتمالی را روی میز می‌گذارند و اشتباهات گرانقیمت انجام می‌دهند.

موفق‌ترین مذاکره کنندگان، خلاق‌ترین آنها هستند. راه حل‌هایی که این افراد در ذهن دارند، به کار می‌گیرند و هم منتظر می‌مانند تا نتیجه کار را ببینند. برخی از مذاکرات بسیار دشوار هستند و مانند رقابت دو استقامت می‌مانند. به همین دلیل یک مذاکره کننده حرفه ای باید صبر به خرج دهد، خلاقیت داشته باشد و به طور مداوم مذاکره را ادامه دهد.

گوش دادن، گوش دادن و گوش دادن

برای تبدیل شدن به یک مذاکره کننده بهتر، باید زمان بیشتری را به گوش دادن و بررسی کردن نظر طرف مقابل اختصاص دهید. جمع آوری اطلاعات و سپس درک کامل آنها بسیار مهم است. هنگامی که شما به حرف طرف مقابل گوش می‌دهید و به نوعی چارچوب حرکتی او را درک می‌کنید، خیلی آسان‌تر می‌توانید استراتژی مذاکره خود را تعیین کنید و با توجه به آن گام بردارید.

اصولاً یک مذاکره کننده حرفه ای نسبت به صحبت طرف مقابل دو رفتار متفاوت انجام می‌دهد. برخی از آنها به قضاوت‌ها و صحبت‌های طرف مقابل خود گوش می‌دهند و آنها را به عنوان ذخیره برای خود نگه می‌دارند. برخی نیز این صحبت‌ها را مستقیماً پاسخ می‌دهند و به نوعی مانع از پیشروی طرف مقابل می‌شوند. تکنیک استاندارد گوش دادن در مذاکره خوب، دقت کامل و درک صحبت‌های طرف مقابل است و سپس پیاده سازی ایده بر مبنای آن.

همدلی نشان دهید

همدلی یعنی چه؟ وقتی قرار است مذاکره کنیم چرا باید همدلی داشته باشیم؟ همدلی یعنی تلاش برای درک و شناخت دقیق نسبت به احساسات، افکار، تجربیات، چارچوب اصلی، علایق و نیازهای طرف مقابل. مذاکره کنندگان حرفه ایی می‌دانند که برای مدیریت دیدگاه‌های متناقض و جلب توجه آنها، باید دلایل قانع کننده‌ای برای همدردی با طرف مقابل خود داشته باشند تا از طریق پیشنهادهایی بتوانند آنها را راضی کنند.

اگر طرف مقابل اطمینان داشته باشد که شما شرایط او را درک می‌کنید، به نوعی یک همدلی متقابل به وجود مذاکرات را به سمت مثبت و نتیجه سوق می‌دهد. مهم‌ترین ابزار برای یک مذاکره کننده حرفه ای و عالی، ایجاد حس همدلی در طرف مقابل است. قرار نیست که همه چیز را به مانند یک معامله مالی انجام دهید، گاهی احساسات به خرج دهید و دنیا را از نگاه طرف مقابل خود ببینید.

مذاکره کننده حرفه ای نسبت به نشانه‌های غیرکلامی حساس است

یک مذاکره کننده موفق و مؤثر نه تنها به نشانه‌های غیرکلامی حساس است، بلکه می‌تواند مواردی که در آنها اهمیت دارد را هم درک کند. مذاکره کنندگان با توجه به تجربه‌ای که در طول زمان به دست آورده‌اند، از نشانه‌های غیر کلامی به معنای جعل اطلاعات استفاده می‌کنند و در برخی موارد به عنوان ابزاری برای فریب طرف مقابل و ابزاری برای پیروزی در مذاکره به کار می‌برند.

یک مذاکره کننده حرفه ای باید نسبت به اطلاعات کلامی و غیرکلامی و عکس العمل مناسب انجام دهد. باور کنید یا خیر، مذاکره کنندگان از چشم، تن صدا، نحوه حرف زدن، نحوه دست دادن و حتی وضعیت عاطفی برای رسیدن به هدف خود استفاده می‌کنند. حتی در برخی موارد نشانه‌های غیرکلامی به حدی اهمیت دارند که مذاکره کنندگان تمام تمرکز خود را روی این قسمت قرار می‌دهند. وقتی چشم‌ها یک چیز می گویند و زبان چیز دیگر، مرد مذاکره به چشمها اعتماد می‌کند.

مذاکره کنندگان موفق هیچ وقت امور را شخصی نمی‌کنند

وقتی که در طول مذاکره دچار عصبانیت، ناامیدی، خجالت، حالت دفاعی یا ناراحتی شدید می‌شوید، به این دلیل است که تحت تأثیر نگرش و رفتار طرف مقابل در مذاکره قرار گرفته‌اید. پاسخ هوشمندانه و آرام در این حالت بسیار دشوار است، اما مذاکره کننده حرفه ای باید خود را برای این شرایط آماده کند.

اگر از نظر احساسی واکنش نشان دهید، عواقب آن به نفع شما نخواهد بود و معمولاً وضعیت بدتری پیدا می‌کنید. از نظر ذهنی، مذاکره کنندگان موفق آموخته‌اند که با اعتقادات، نگرش‌ها و رفتارهای همتایان خود کنار بیایند و مسائل عاطفی را از نتیجه مذاکره جدا کنند. در واقع این مذاکره کنندگان، نتیجه و مسئولیت آن را بر عهده نمی‌گیرند و صرفاً از مهارت مذاکره خود برای موفقیت در یک نورد استفاده می‌کنند. نیمی از اشتباهاتمان در زندگی ناشی از زمانی است که باید احساس کنیم و روی آن حرکت کنیم.

یک کلید حل مشکل خلاق باشید

مذاکره یک رقابت است است و شما به عنوان مذاکره کننده باید در آن پیروز شوید. اگر در جریان مذاکره به نتیجه برد برد رسیدید، می‌توانید ادعا کنید که مذاکره کننده حرفه ای هستید. اما گاهی شرایط به شکلی پیش می‌رود که موفقیت شما و مذاکره کننده مقابل تحت تأثیر عوامل بیرونی قرار می‌گیرد و به نوعی هر دو نفر دچار مشکل می‌شوند.

اگر چه در اینجا منظور ما از خود گذشتگی یا امتیاز دادن نیست، اما اگر شما با استفاده از یک راهکار خلاقانه بتوانید این مشکل را برطرف کنید و به نوعی مذاکره را پیش ببرید، گام مهمی برداشته‌اید. شباهت‌ها و تفاوتهایی که بین علایق طرفین به وجود می‌آید، ممکن است به شیوه‌های خلاقانه تبدیل به نقاط قوت شود و روند مذاکره را بهتر کند. گاهی استفاده از پیشنهادات تجاری و پیشنهادات مالی می‌تواند سطح مذاکره را به سطح قابل قبولی برساند. مذاکره کننده حرفه ای از وجود دیدگاه پیروزی و شکست در مذاکره می‌ترسد، پس راهی پیدا کنید که برای هر دو طرف در دسترس باشد.

انعطاف پذیر باشید

مذاکره یک حرکت است و به نوعی می‌توان آن را یک تمرین در انعطاف پذیری نامید. هیچ وقت پیشنهاد اولیه نمی‌تواند راه حل نهایی یک مذاکره باشد. بله! هر کدام از دو طرف ممکن است در ابتدا خودخواهی خاص خود را داشته باشند، اما مذاکره‌کنندگان باتجربه نهایت تلاش خود را به کار می‌گیرند که خواسته‌های طرف مقابل خودشان را به صورت گام به گام کمک کنند تا به نتیجه برسند.

طیف وسیعی از مذاکرات از «قابل قبول‌ترین» به «حداقل قابل قبول» تغییر وضعیت می‌دهند. در واقع مذاکره کننده حرفه ای تا حدی می‌تواند خواسته‌های خود را پایین بیاورد که از محدوده پذیرش و قابل قبول بودن نتیجه خارج نشود. هیچ وقت یک مذاکره کننده، منافع خود را به خطر نمی‌اندازد و بیشتر انعطاف‌پذیری به خرج می‌دهد تا بتواند از امتیازات خود استفاده کند. با شروع مذاکرات، هم انعطاف پذیری و هم سازگاری خود را افزایش دهید.

انعطاف پذیری یک ویژگی مهم در مذاکرات است و به عنوان کلید ساز شناخته می‌شود. پس از مذاکره کننده حرفه ای یعنی کسی که در شرایط خاص انعطاف پذیری خرج می‌دهند و در بیشتر موارد حافظ منافع خود است.

در انتها توصیه می‌کنم که حتماً مطلب تبدیل شدن به یک مذاکره کننده بهتر با روش‌هایی ساده و کارآمد را مطالعه کنید که در این مسیر می‌تواند به شما کمک کند.