قدرت زمان : 7 راه مقابله با تماس های مزاحم تلفنی

قدرت زمان : ۷ راه مقابله با تماس های مزاحم تلفنی

در اینجا هفت پیشنهاد برای مقابله با مزاحمت های تلفنی ارائه می شود.

۱. از تلفن به عنوان یکی از ابزارهای کار استفاده کنید. به تماس های تلفنی خیلی سریع جواب بدهید و خیلی زود تلفن را قطع کنید. در محل کارتان گفتگوهای شخصی نداشته باشید. تماس های تلفنی تان را تا جایی که ممکن است کوتاه کنید و وقتتان را با تلفن هدر ندهید.

بعد از نوجوانی تلفن برایتان تبدیل شد به وسیله ای برای روابط اجتماعی که به وسیله آن با دوستانتان تماس می گیرید. در نتیجه عادت کرده اید که وقت زیادی را برای مکالمات بیهوده تلفنی صرف کنید. برای همین در بزرگسالی هنوز هم آن را وسیله ای برای معاشرت و گپ زدن با دیگران می شناسید.

این کار عادت تان شده است. ولی وقتی وارد دنیای کار می شوید باید این عادت را کنار بگذارید و تلفن را به عنوان وسیله ای برای مکالمات کاری در نظر بگیرید. در طول ساعات کاری که معمولا از ساعت ۸ صبح تا ۴ بعد از ظهر است، باید خودتان را مقید کنید از تلفن به عنوان یکی از ابزار کار استفاده کنید.

۲. تماس هایی را که با شما گرفته می شوند قبل از پاسخ دادن شناسایی کنید. پیش از پاسخ دادن به تلفن ابتدا باید بدانید چه کسی با شما تماس گرفته است و از شما چه می خواهد. بر کنجکاوی ذاتی تان که هنگام برخورد با تماس های ناشناس به سراغ تان می آید، غلبه کنید. قبل از برداشتن گوشی تلفن علت تماس را حدس بزنید.

٣. تماس های تلفنی را به بعد موکول کنید. هر مدت زمانی را که در طول ساعات روز ممکن است به عنوان ساعات بدون مزاحمت تعیین کنید. خودتان را بنده زنگ تلفن نکنید. وقتی مشغول انجام کار مهمی هستید یکی از بهترین روش ها قطع کردن تلفن است. اگر تماسی که با شما گرفته می شود خیلی مهم باشد، دوباره با شما تماس خواهند گرفت.

۴. وقت معینی را برای پاسخ به تماس های تلفنی مشخص کنید. وقتی با دیگران تماس می گیرید ولی دسترسی به آنها ممکن نیست برای آنها پیغام بگذارید و مشخص کنید که برای تماس با شما چه موقع مناسب است. وقتی کسی با شما تماس می گیرد و نمی توانید به تلفن او جواب بدهید، مطمئن شوید منشی تان با مسئول بخش پذیرش سازمان زمان مناسب برای تماس با او را مشخص می کند. با این کار میدانید که باید چه موقع منتظر تماس او باشید و بنابراین مجبور نیستید مرتب گوشی را بردارید و بگذارید.

۵. تماس های تلفنی تان را دسته بندی کنید. از منحنی یادگیری استفاده کنید. تمام تماس های تلفنی تان را در زمانی معین انجام بدهید و تمام طول روز را به آن اختصاص ندهید. بعضی مواقع تماس های تلفنی تان می تواند راس ساعت ۱۱ صبح باشد و ساعت ۱۱ تا ۱۲ را برای پاسخ دادن به تماس هایی که با شما گرفته می شود در نظر بگیرید. یا می توانید ساعت ۳/۳۰ بعد از ظهر را برای تماس های تلفنی تان در نظر بگیرید و تا ساعت ۴/۳۰ بعد از ظهر هم به تماس هایی که با شما گرفته می شود جواب بدهید.

۶. از پیش برای تماس های تلفنی برنامه ریزی کنید. تلفن های کاری تان را مثل یک ملاقات در نظر بگیرید و برای مذاکرات یا نشست های تلفنی تان یادداشت و برنامه داشته باشید. یکی از اتلاف کننده های بزرگ وقت این است که گوشی تلفن را بردارید و به طرف مقابل زنگ بزنید ولی فراموش کرده باشید که می خواستید در چه موردی صحبت کنید و چه مسئله ای را مطرح کنید.

۷. یادداشت های دقیق تهیه کنید. از گفتگوهای تلفنی تان یادداشت های دقیق تهیه کنید. انسان قدرتمند کسی است که بهترین یادداشت ها را دارد. هرگز به هیچ تلفنی بدون دفترچه یا برگ یادداشت و قلم در دست جواب ندهید. تمام مواردی را که طرف مقابل مطرح می کند و با آنها موافقید یادداشت کنید. همچنین تمام مواردی را که طرف مقابل روی آن توافق می کند بنویسید، از جمله شماره تلفن ها، ساعت ها، تاریخها، مبلغ ها و هر چیزی که در مورد آنها مذاکره می شود. این یادداشت ها در آینده برایتان فوق العاده مفید خواهند بود.

منبع: (قدرت زمان، اثر برایان تریسی)

ادامه ی مقالات قدرت زمان را دنبال کنید…