آیا یک مدیر باید تفویض اختیار کند؟

آیا یک مدیر باید تفویض اختیار کند؟

غالباً مدیران در رابطه با تفویض اختیار، با سوأل‌ها، ابهام‌ها و مشکلاتی مواجه می‌شوند و لازم می‌دانند به این سوأل‌ها پاسخ دهند، ابهام‌های خود را رفع و مشکلات مربوط را نیز حل کنند. در سازمان‌هایی که مدیران بیشتر از سبک رهبری مردمی استفاده می‌کنند و متمایل هستند به جای دستور دادن، مسئولیت‌های خود را به افراد تحت نظارتشان تفویض کنند، ابهام مدیران در این زمینه‌ها، بیشتر است. معنی تفویض اختیار آن است که رهبران را آزاد بگذاریم تا  در زمینه‌هایی که از آنان انتظار می‌رود، بیشتر فعالیت کنند. یکی از این فعالیت‌ها، آموزش دادن به افراد در زمینۀ نحوۀ تحلیل و حل مشکلات شغلی می‌باشد. لازم به یادآوری است که گاه مدیران معنای تفویض اختیار را به درستی نمی‌دانند و شیوۀ تفویض اختیار به وسیلۀ آنان، نادرست می‌باشد. مشکل دیگر آن است که در زمینۀ آنچه که یک مدیر باید به افراد تحت نظارتش تفویض کند، اتفاق نظر، وجود ندارد. مور[۱](۱۹۸۲) معتقد است وظایفی را باید به افراد تحت نظارت خود تفویض کرد که؛ (۱) لازمۀ آن، تصمیم‌گیری در سطح بالاتر می‌باشد؛ (۲) مربوط به گروه است و همچنین؛ (۳) مدیر قصد دارد افراد تحت نظارتش را به فکر کردن و تصمیم‌گیری در یک زمینۀ خاص درگیر سازد و در عین حال انتظار دارد قبل از اجرای تصمیم نهایی، با سرپرست خود نیز مشورتی داشته باشند. در مواردی نیز تصمیم‌گیری در رابطه با موضوعات کم اهمیت‌تر به افراد محول می‌شود. در این موارد، سرپرست مایل است افراد تحت نظارتش در آن زمینه‌ها تصمیم‌گیری و اقدام کنند و نتایج کارشان را نیز گزارش دهند. به اعتقاد مور، مدیران در مواردی نیز نباید اختیار یا مسئولیت‌های قانونی خود را به افراد تحت نظارتشان، تفویض کنند. این موارد عبارتند از؛ (۱) تصمیم‌گیری در رابطه با وظایف مرئوسان؛ (۲) تعیین بودجه و هدف یا هدف‌های واحد، بخش یا سازمان تحت نظارت مدیر؛ (۳) تصمیم‌گیری در رابطه با عواملی که باعث می‌گردند به واحد تحت نظارت مدیر، زیان‌های بزرگ وارد آید؛ (۴) در مواردی که به هر دلیل، افراد قادر نیستند یا نمی‌توانند پاسخگو باشند یا رئیس خود را در جریان فعالیت‌ها و نتایجج عملکردشان، قرار نمی‌دهند و بالاخره؛ (۵) لازم است دربارۀ کیفیت عملکرد شغلی افراد و تعیین دستمزد و پاداش آنان، تصمیم‌گیری شود.

می‌دانیم مدیری که از سبک رهبری از نوع آمرانه استفاده می‌کند، با نظر مور مخالف می‌باشد و به اعتقاد او، صلاحیت افراد تحت نظارتش بسیار کمتر از آن است که بخواهد بخشی از اختیار و مسئولیت‌های خود را به آنان، تفویض کند. اما مدیر دیگری که کمتر آمرانه رفتار می‌کند، ممکن است به دلایل دیگری، با دیدگاه مور(یعنی تفویض مسئولیت و قدرت خود به مرئوسان در زمینۀ تعیین هدف، بودجه و حتی مقیاس‌های مربوط به پرداخت حقوق و دستمزد) مخالف باشد. به اعتقاد این افراد، وقتی مدیران یک سازمان به دلیل یا دلایل مختلف و ضرورت‌هایی(مثل بیماری، مسافرت، مأموریت یا دادن فرصت به مرئوسان جهت ارتقای سطح عزت نفس خود) بخشی از قدرت و مسئولیت خویش را به افراد تحت نظارتشان تفویض می‌کنند، این توقع در ذهن آنان شکل می‌گیرد که همیشه باید وضع، چنین باشد. به عبارت دیگر، اگر بعداً و به دلایلی مدیران نخواهند بخشی از اختیار یا مسئولیت خود را به افراد تحت نظارتشان تفویض کنند، ممکن است کم‌کاری کنند و موجباتی را فراهم آورند که رئیس آنان مجبور شود وظایف آنها را انجام دهد. این وضعیت هنگامی پیش می‌آید که مرئوسان در رابطه با نحوۀ صحیح انجام دادن وظایف خود، آموزش کافی ندیده‌اند و همانند کودک خردسالی که به مادرش وابسته است، به رئیس خود وابسته باقی مانده باشند. مدیرانی که وابستگی مرئوسان به خود را ترغیب یا ادامه می‌دهند نیز، دارای مشکلات خاص خود هستند. در این موارد، روانشناس کارکنان یا روانشناس صنعتی و سازمانی می‌تواند در نقش مشاور سازمان، این نوع مشکلات را مورد بررسی قرار دهد و به آنان کمک کند تا از این وضعیت ناسودمند و غیرطبیعی درآیند و برای سازمان محل کار خود، سودمند واقع شوند. مدیرانی که متوسل به این نوع بازی روانشناختی می‌شوند، معمولاً صلاحیت و شایستگی کمتری دارند و در صورت بازنشستگی یا فوت آنان، واحد، بخش یا سازمان محل کارشان، گرفتار زیان‌های جبران‌ناپذیری می‌شود.

به هرحال، تعیین مرز برای تعیین میزان صحیح تفویض اختیار به مرئوسان، مشکل است. ضمناً تعیین اینکه کدام وظایف و مسئولیت‌ها را می‌توان به افراد تحت نظارت خود تفویض کرد و کدام را نمی‌توان نیز، مشکلات خاص خود را به همراه دارد.

[۱] Moor

(منبع: روان‌شناسی مدیریت تألیف دکتر محمود ساعتچی)