طراحی کدینگ حسابداری (بخش اول)

طراحی کدینگ حسابداری (بخش اول)
مجموع 4.3 از 3 رای

طراحی کدینگ مالیاتی

برای طراحی کدینگ در قدم اول بایستی گروه حساب ها را تهیه کنیم.
گروه حساب ها به دو دسته کلی تقسیم می شوند:
۱- گروه حساب های حسابداری:
گروه حساب های حسابداری، در واقع حساب هایی هستند که در صدور اسناد از آن ها استفاده می کنیم. از این پس از ان به عنوان گروه حساب ها یاد می کنیم.
۲- گروه حساب های تفصیلی:
گروه حساب های تفصیلی که در واقع جهت اقدامات کنترلی استفاده می شوند و مربوط به حساب های حسابداری نبوده و شامل اسامی می باشند.
این دو گروه حساب متمایز از هم بوده و کدگزاری آن ها به صورت کاملا جداگانه انجام خواهد شد.

گروه حساب های حسابداری
کد حساب گروه حساب
۱- دارایی های جاری
۲- دارایی های غیر جاری
۳- بدهی های جاری
۴- بدهی های بلندمدت
۵- حقوق صاحبان سهام
۶- درآمدها
۷- بهای تمام شده کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده
۸- هزینه ها
۹- سایر حساب ها

مفهوم کد گروه حساب:
همان طور که مشاهده می کنید عدد ۱ به گروه حساب دارایی های جاری تخصیص داده شده است. این به این معناست که هر حسابی که با کد ۱ شروع شود، یک دارایی جاری است.
نکته: پس زمانی که حساب های کل زیر مجموعه هر گروه را می خواهیم تنظیم کنیم باید دقت کنیم که هر حساب در طبقه خودش قرار گیرد.
کد حساب گروه حساب تفصیلی
۱۰۱ – پرسنل
۱۰۲ – اشخاص حقوقی و حقیقی
۱۰۳ – پروژه و کارفرما
۱۰۴ – بانک ها – شماره حساب ها
۱۰۵ – شماره سفارش یا شماره اعتبار
۱۰۶ – مراکز هزینه
۱۰۷ – شماره قراردادها
۱۰۹ – سایر

همان طور که می بینید کد ۱۰۷ تا ۱۰۹ خالی گذاشته شده که در صورت وجود گروه جدید در آن درج شود.
شروع شدن کد گروه حساب تفصیلی با عدد ۱ هیچ ارتباطی به گروه حساب ها ندارد.
همان طور که مشاهده می کنید عدد ۱۰۱ به گروه حساب پرسنل تخصیص داده شده است. این به این معناست که هر تفصیلی که با کد ۱۰۱ شروع شود، یکی از پرسنل شرکت است.
برای کدگذاری مرحله دوم تفصیل با توجه به دامنه شرکت عمل می کنیم. برای مثال اگر شرکتی دامنه فعالیتش زیاد باشد، تعداد سفارش هایی که دارد بیش تر بوده و نیاز به کدهای بیش تری دارد و به همین دلیل گذاشتن کد ۱۰۵۰۱ تا ۱۰۵۹۹ برای این شرکت درست نمی باشد چرا که در این صورت فقط ۹۹ تا سفارش امکان کدگذاری دارد. پس در کد گذاری باید دقت شود که جای کافی برای سرفصل های بعدی وجود داشته باشد.
این موضوع برای کلیه سرفصل های گروه حساب های تفصیلی نیز صدق می کند. از طرف دیگر این موضوع برای کلیه بخش های کدینگ حساب ها صدق می کند. برای مثال حتی در گروه حساب های تفصیلی اگر یک شرکتی با توجه به حجم فعالیت خود نیاز به گروه های بیش تری داشت، مثلا می خواست شماره قراردادهای تسهیلات را از شماره قراردادهای فروش جدا کند، یا … باید در تعبیه کدها دقت کنیم که جای کافی برای مابقی گروه ها وجود داشته باشد و از طرف دیگر جای خالی برای گروه های جدیدی که ممکن است نیاز به ایجاد آن ها بعدها پیش بیاید وجود داشته باشد.
در این حالت برای مثال به جای کد ۱۰۹، کد آخر گروه حساب های تفصیلی ۱۲۹ می شود. (که این تعدا گروه با توجه به حجم تفصیل مورد نیاز شرکت تعیین می شود.
دوستان توجه داشته باشم که در کدهای تفصیلی به هر فرد فقط و فقط یک کد تفصیل می دهیم و این مهم به منظور گزارشگری بهتر است.
برای این که بتوانیم با گزارش گرفتن در سطح تفصیلی حساب ها کلیه حساب های مرتبط با این تفصیل را تشخیص دهیم.

باید چند تا نکته را خاطر نشان کنم
۱- هیچ نرم افزاری نخواهد توانست بدون وجود یک حسابدار ماهر درست عمل کند. چون در بسیاری موارد استثنائاتی وجود دارد که نرم افزار قادر به تشخیص نیست
مثلاً یک خرید ساده اتومبیل را در نظر بگیرید.
برای این خرید چه ثبتی باید زد
حسابدار می گه بستگی به نیت داره
چرا چون اگر به منظور استفاده خریده باشه دارایی ثابت می شه
اگه خریده در کوتاه مدت بفروشه سرمایه گذاری و
اگه کارش خرید و فروشه اونه موجودی کالا
اگه برای نگهداری و فروش در آینده …
که این ها را کامپیوتر تشخیص نمی دهد.
۲- حتی نرم افزاری خوب خواهد بود که در تهیه آن علاوه بر مهندسان کامپیوتر یک یا چند حسابدار فعالیت کنند.
۳- کدینگی که دیدید جامع بود اما فقط در حدی که یک دید کلی در مورد کدینگ به دانشجو بده نه این که کامل باشه و بشه دقیق از اون استفاده کرد.
۴- اول باید ببینید که برای چه شرکتی می خواهید کدینگ طراحی کنید. نوع صنعت نوع فعالیت حتی دامنه کار شرکت و مشتریان در تهیه کدینگ دخیل اند. الیته بگذریم از نرم افزارهایی که همین طوری ریخته تو بازار و با یک کدینگ مشخص هستند اما نرم افزار های خوب مثل همکاران و رایورز دست حسابدار را بازتر گذاشته اند.
البته اپراتور در همه موارد به کدینگ دسترسی ندارد و غالباً در دسترس مدیر مالی شرکت هاست. یا هنگام راه اندازی اولیه مشخص شده است.
۵- به عنوان اولین اشکال باید بگم که اشخاص بانک ها اصلاً حساب حسابداری نیست، بلکه یه برچسب است که به حساب می دهیم تا ببینیم برای کی و چه چیزی بوده و از کجا آمده یا به کجا رفته است.
مانور دادن روی آن فقط باعث چند دست شدن حساب ها و ایجاد مشکل در زمان گزارش دهی می شود.
که در آینده با چند مثال توضیح می دهیم.
۶- نرم افزار بیش تر می تواند در زمینه سرعت در گزارش دهی و جلوگیری در اشتباهات اعداد و ارقامی در ثبت اسناد و ساماندهی و … به حسابدار کمک کند. که به نظر من بهتر است روی این موارد کار بیش تری صورت بگیرد.
مثلاً جدا گذاشتن بدهکار و بستانکار در ثبت اسناد بسیار ضروری است تا هر عدد دو بار وارد شود تا اگر بار اول اشتباه بود در بار دوم مشخص شود.
ایراد دیگه ای که نرم افزار های حاضر دارند صدور سند موقت پیش فرض تنها با دو حساب مثل رافع است در حالی که ثبت های مرکب وجود دارد و حتی بیش تر حسابداران هم انجام ثبت مرکب چندین رویداد را در یک سند ترجیح می دهند.
۷- بحث شناور بودن جدید نیست و از اول بوده و هر آن چه که غیر از این بوده یک اشتباه بوده که تنها برای حسابدار در گزارش دهی اشکالاتی ایجاد می کند.

 


دیدگاه بگذارید

با خبرم کن
avatar
wpDiscuz